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メールマナーを向上させる11のテクニック

間違って返信してしまった...、受信箱に入っている「全員に返信しかもサブジェクトが空っぽ」がその証拠。あまりにも多くの人が未だに、適切な電子メールのエチケットの基本をわかっていません。というわけで、エチケット改善のための11のルールをご紹介しましょう。

1:新しい話題をはじめるときは、必ず新しい件名で

特にGmailだと、件名が一緒だと同じスレッドにまとめられてしまい、メールが探せなくなることも。

2:メールばっかりに頼らない

即時にレスポンスが欲しいときは電話、先方で印刷する必要があるならFAXで、などTPOに応じて最適な連絡手段は異なります。コストが低いのは確かですが、メールだけでやりとりすると、こじれてしまうことが多いと思ったら、他の連絡手段も使いましょう。

3:質問への回答は「1つの質問に1つの答え」で

長い文章で返答すると、本題がぼやけがち。「Inline replying」の手法を使って、的確に返答しましょう。

4:お決まりの締め言葉は使うな

「いつも、同じ常套句を使ってメールを締めてしまう」という小さいけれどジワジワたまるストレスを防ぐにも効果があるようです。職業ライターのマーシ・アルボハーによると、

『thank you』(日本語だったらさしずめ『宜しくお願いします』でしょうか)という決まり文句で、長いやりとりを締めくくらなければならない理由は何も無い」とのこと。。会話の中には、締めくくりの言葉としてもっと適切で自然なものがあるのではないだろうか?そういう言葉を使ってメールの結び句にしたほうがよいと思いませんか。

5:「CC」を使うのは控えめに

ライフハッカー[日本版]編集委員の平田さんが書いた「平田流メールハック7カ条」でもあったように、CCで送ったメールは読まれる可能性が低くなることを念頭に置きましょう。

6:常に簡潔に明瞭を心掛ける

シンプル イズ ベスト。簡潔さは理解のスピードアップにも。

7:添付がいいか、本文に書くのがいいかは、迷う前に相手へ確認

メールの受信相手が、「添付ファイルでドキュメントをもらったほうがいいのか、メールの本文中にコピペしてもらうほうがいいのか」は、先に送り主が尋ねるべき。メールのやりとりするなかで、テキストを編集する必要があるならば、メール添付 or 本文コピペするよりも、オンラインでテキストを編集できるWebサービス(例えば以前米lifehackerで紹介した「show document」などを使った方がよいでしょう。送信相手が複数いる場合、添付ファイルを修正したり送りあったりするより、断然便利です。

8:気取った件名を使うな

未承諾広告でうんざりしている目には、長ったらしかったり、回りくどかったり、釣りタイトルのような件名は、もうたくさん。本文と同じく、件名も簡潔明瞭に。

9:個人的なやり取りは個人のアドレスで

転職活動なんかも該当しますね。仕事以外のやり取りは、個人のアドレスを使いましょう。

10:チェーンメールやイタズラメールには、はっきりNOを。

無言で「迷惑メールを報告」をクリックするのでもいいかも。

11:メールアドレスの共有は避ける

個人でアドレスを持つことが少なかった10年以上前ならまだしも、アドレスは個人別がデフォルト。家族や同僚などで共有する場合は、メーリングリストか共有専用のアドレスを。

あなた自身が思う「メールでやっていいこと、やってはいけないこと」について、または「絶対やってはいけない/やっては欲しくないメールでの作法」はありますか? コメント欄で是非教えてくださいね。

How to Improve Your Email Etiquette [Yahoo Shine]

Azadeh Ensha(原文/訳:粟野雅子)

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