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記録保存の方針を決め、片付けを楽にしよう

Photo by Marcin Wichary.

整理整頓に関するブログ「Ian's Messy Desk」で、イアンさんはオフィスの片付けのコツを伝授しています。それが下記の方法です。

  • 「すぐやる」「後でやる」「誰かに頼む」「捨てる」の4つに分別
  • 「読まなければならないもの」の書類の山を管理する
  • プリントアウトする前に本当に紙で必要なのか考える
  • 毎日読む必要がないような書類は違う場所に保管する
  • 書類の整理に必要なグッズやソフトウエアにお金をかける
  • 記録保存の方針を作ること
  • 仕事に必要、というよりも思い出としてとっておきたいもの(オフィスでのパーティーの写真、クライアントからの嬉しい手紙など)はまとめて保管する
  • 常に自分の机のまわりはキレイに掃除しておく

この中で特にオススメなのは、記録保存の方針を作ること。ビジネスでは、記録や書類がどのくらいの期間保持されるべきか、方針が決まっています。そこで、この方針を片付けに活用しよう、というわけです。

どんなにテクノロジーが発展しても、個人記録や会社の書類など、どうしても決まった期間、保管しなければならないものはあります。これを有効活用するために、記録保存の計画を立てましょう。

法律で定められた期間を越えて個人の記録や書類を持っていても、意味がありません。だから、期間が過ぎたら処分しましょう。イアンさんが紹介しているのは、書類を分類し、それを処分する月日に合わせて整理していく方法。こうすれば片付けがすぐにできるし、何の心配もなく書類をシュレッダーにかけたり、燃やしたりして処分できます。

さあ、これを参考にみなさんも今日から机のまわりの書類を片付けましょう!

Eight Ways to Keep Your Office Clutter Free [Ian's Messy Desk]

Jason Fitzpatrick(原文/訳:阿久津美穂)

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