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パワポファイルを軽量化する9つの施策

やたらと重い添付ファイルは、悪感情しか生産しません。

どんなに中身が素晴らしく仕上がっていても、送受信に手間がかかるだけで、かなりのマイナスポイント。ノリノリであったクライアント様も一気にクールダウンするというものです。

えてして、その正体はパワポファイルのことが多いんですよね。なにしろ操作が簡単。誰でもデザイナー気分で、ザクザクとシートを増やしちゃいますから。気付いたときには、ファイル転送サービスのお世話になんてことに...。

そこで、マイクロソフトのスティーブ・リンドバーグさんは、「PowerPoint ファイルのサイズを小さくする」9つの項目を提案。以下に、ネタ元サイトの項目を箇条書きにしてみました。

1. 高速保存をオフにする 2. サイズが大きすぎる画像ファイルに注意する 3. オブジェクトの埋め込み、グラフィックの貼り付けまたはドラッグに注意する 4. マスタ スライドも確認する 5. PowerPoint 95 互換の PPT ファイルとして保存しない 6. 目に見えない不必要な要素に注意する 7. 必要なフォントだけを埋め込む 8. 校閲機能を確認する 9. 校閲機能が Outlook によって有効にならないようにする

まあ、症状によって効果的な施策はことなりますが、ボクが上の項目にしたがってライフハッカー[日本版]の媒体資料を実際に軽量化してみたところ、おおよそ1Mほどダイエットに成功! たぶん、とてもよく効いたのは、「サイズが大きすぎる画像ファイルに注意する」だと思います。

なにしろ、キレイな画面を作るには、ある程度大きな画像をたくさん張り込む必要がありますからね。そんな重い画像すべてを一括でサイズダウンできたのは、新鮮な驚きでした。以下、その手順です。

■パワポファイルの図を適宜なサイズに圧縮する方法

サイズダウンしたい画像を右クリック > 「図の書式設定」 > 「図」のタブ > 「圧縮」 > 「図の圧縮」ウィンドウで必要な項目を選択

ただし、これを実施すると図のDATAそのものが圧縮されてしまうので、後ほど「やっぱ、この図もっと大きく使おう」というときには、オリジナルのDATAを改めて張り込む必要が出てしまいます。その点については、注意ですね。

その他の項目についても詳しくは、以下のリンクにて参照してみてください。

PowerPoint ファイルのサイズを小さくする[Microsoft Office Online]

(オサダシン)

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