体よく断る時に役立つ言い回し
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断るのって、なんとなくパワーを使いませんか？
次から次へと迫り来る｢お願い｣をかるーくいなせれば、仕事の効率は上がるかも。でも、断るのはお願いするよりも神経を遣うことが多いのも事実。そんな人にオススメの、体よく断るためのTipsです。
断り方のポイントとしては、｢断った後の、相手との関係をどうしたいか｣によって、大きく3つに分類できます。
- 今後も信頼関係を維持したい相手なら、正直な理由を伝える。
- あまり正直に言うと角が経つ場合には、婉曲に伝える。
- 一見さんであれば、単刀直入に断りの連絡を入れる。
1つ目の場合は、あまり言い回しに凝らず、｢普段どおり｣に書いたほうがいい結果になることが多いでしょう。また、そういう相手であればメールや電話で断りを伝えるのも、それほどストレスを感じるものではないと思います。
気を遣うのは、｢断る理由に、あまり筋が通ってないとき｣。そんなときには、正直に｢できません｣｢お断りします｣と書いたり言ったりすると角が立って、信頼関係がささくれ立つことも。そこで、こんな言い回しを使ってみると、和らげることができます。
＜言い回し＞●いたしかねます、～かねます
例：｢申し訳ありませんが対応いたしかねます｣｢～はお受けできかねます｣
●～の都合により
例：｢予算上の都合により...｣｢スケジュールの都合により...｣
●ご期待に沿うことができません
例：｢せっかくご提案をいただきましたが、残念ながらご期待に沿うことができませんでした｣
●｢お力添え｣を文末に使うと、文が引き締まる
例：｢またの機会にお力添えをいただければと思います｣
＜婉曲に伝えるために＞
●｢自分の裁量では決められないこと｣を断る理由にする
例：｢予算が合わない｣｢スケジュールが合わない｣｢マンパワーが足りない｣など
●｢コネクションの差｣を断る理由にする
例：｢子会社・関係会社の案が通った｣｢いつもお願いするところに依頼することになった｣など
●｢タイミングが遅かったこと｣を理由にする
例：｢御社にもご提案いただきましたが、先にご提案いただいたところへ依頼する次第となりました｣
｢今後もつながっていたいけど、断らざるを得ないとき｣には、このような提案をしてみるといいでしょう。
●他の部署や担当者を紹介する、別の仕事を依頼する
●提案が採用されなかった理由を、細かく伝える
●｢こうなれば採用される可能性がある｣と改善提案をする
ただし、親切心が先に立って、過度に期待させないような配慮を忘れないようにするとベターでしょう。
（常山剛）
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