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体よく断る時に役立つ言い回し

断るのって、なんとなくパワーを使いませんか?

次から次へと迫り来る「お願い」をかるーくいなせれば、仕事の効率は上がるかも。でも、断るのはお願いするよりも神経を遣うことが多いのも事実。そんな人にオススメの、体よく断るためのTipsです。

断り方のポイントとしては、「断った後の、相手との関係をどうしたいか」によって、大きく3つに分類できます。

  • 今後も信頼関係を維持したい相手なら、正直な理由を伝える。
  • あまり正直に言うと角が経つ場合には、婉曲に伝える。
  • 一見さんであれば、単刀直入に断りの連絡を入れる。

1つ目の場合は、あまり言い回しに凝らず、「普段どおり」に書いたほうがいい結果になることが多いでしょう。また、そういう相手であればメールや電話で断りを伝えるのも、それほどストレスを感じるものではないと思います。

気を遣うのは、「断る理由に、あまり筋が通ってないとき」。そんなときには、正直に「できません」「お断りします」と書いたり言ったりすると角が立って、信頼関係がささくれ立つことも。そこで、こんな言い回しを使ってみると、和らげることができます。

<言い回し>

●いたしかねます、~かねます

例:「申し訳ありませんが対応いたしかねます」「~はお受けできかねます」

●~の都合により

例:「予算上の都合により...」「スケジュールの都合により...」

●ご期待に沿うことができません

例:「せっかくご提案をいただきましたが、残念ながらご期待に沿うことができませんでした」

●「お力添え」を文末に使うと、文が引き締まる

例:「またの機会にお力添えをいただければと思います」

<婉曲に伝えるために>

●「自分の裁量では決められないこと」を断る理由にする

例:「予算が合わない」「スケジュールが合わない」「マンパワーが足りない」など

●「コネクションの差」を断る理由にする

例:「子会社・関係会社の案が通った」「いつもお願いするところに依頼することになった」など

●「タイミングが遅かったこと」を理由にする

例:「御社にもご提案いただきましたが、先にご提案いただいたところへ依頼する次第となりました」

「今後もつながっていたいけど、断らざるを得ないとき」には、このような提案をしてみるといいでしょう。

●他の部署や担当者を紹介する、別の仕事を依頼する

●提案が採用されなかった理由を、細かく伝える

●「こうなれば採用される可能性がある」と改善提案をする

ただし、親切心が先に立って、過度に期待させないような配慮を忘れないようにするとベターでしょう。

(常山剛)

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