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平田流メールハック7カ条 - イベントで言ったことは冗談ではないんです

ライフハッカー[日本版]のイベントで、パネラーにそれぞれ自慢(?)のライフハックを紹介してほしいといわれて、林さんが「メールのチェックを頻繁にしない」というライフハックを紹介されていました。相手がメールをリアルタイムでチェックしているのは当然、と思い込むのは禁物ですね。コミュニケーションのミスはいろいろトラブルの元。ちゃんと連絡がとれているか確認することも、ときには大切です。

とはいうものの、メールはとても便利なので、捨てられません。かつて激しく忙しい仕事をしているときに、わたしもメール関連でいくつかムチャな技を編み出しました。いくつか紹介したいと思います。だんだん過激になってきますので、実践されるときは、注意しながらどうぞ。

1: From と Subject だけみて、読まないものは読まない

全文を読んでいると時間がかかるので、送信者と題名だけを見て、読むか読まないか判断していました。大事なメールはなんとなくわかるものです。でも、このことをある人に話したら、すべてのメールに「重要」ってタイトルが付いてしまって、それは失敗でした。

(編集部)ますます過激になる、平田流メールのライフハックは以下からどうぞ。

2: スパムフィルタを信じる

スパムフィルタは精度100%なんてことはないので、あるときまでは、がんばってスパムフィルタでスパム判定されたメールもすべて目を通していました。でも、スパムが一日500通を越えるくらいになったところでギブアップ。いまでは、スパムフィルターを全面的に信頼しています。スパムフィルターは重要なメールでも容赦なく落としますので、かなり迷惑をかけてしまったことがあります。本当にごめんなさい!

3:「あとで読む」メールボックスをつくって振り分けルールでどんどん後回し

すぐ読まなくていいメールは「あとで読む」メールボックスにどんどんほうりこむことにしました。ただメールボックスを作っただけではだめなので、自動的に振り分けるルールをつくってました。どんなルールかというと次のライフハック

4: 「To, Cc に自分のメールアドレスが記述していないと後回し」

メーリングリストや Bcc で送られてきたメールは、自分以外の人も読んでいます。自分以外の人が読んでいるなら、すぐに読まなくても大丈夫なはずです。親切な人がいれば「あのメール、読んだ?」って聞いてくれたりするので大丈夫。でも、突然、連絡もなく追加されてしまったメーリングリストは存在自体に気がつきません。業務で必ず読まないといけない大切なメーリングリストだけは別にフィルタを設定して、読むようにしましょう。このルールをさらに過激にしたのが次のハックです

5:「To に自分のメールアドレスが記述していないと後回し」

もう決しておすすめはしません...。

6:全部のメールは読んでいませんと周囲にアピールする

ここまでやってもメールが読みきれないということは、自分の限界を越えているんですよ、きっと。「もう全部は読めません」とアピールすると、親切な人は「メールしました」って電話をしてくれたり、会社の同僚に「あのメールは読んでください」と連絡してもらえるようになります。このあたりになると、飲み会の誘いに気がつかない/こなくなる、などの副作用がありますが、忙しくって、どうせいけないので関係ないです。

7:もう未読は気にしない

気がむいたときにだけメールを見る感じです。これはかなり解放されてきます。ブログのコメント欄に「至急連絡乞う」というメッセージが残されたりします。

いろいろと紹介しましたが、円滑にコミュニケーションするために、相手も含めた周囲の人の理解がとても大切です。自分だけがなんとかしてうまくやろう、と思わず、まわりを巻き込んでライフハックをしかけることが、効率よく円滑なコニュニケーションをする秘訣だと思います。

以前はこのような過激なライフハック(?)を駆使していたわたしですが、いまではすっかりメールの数も落ち着いて、紹介しているにもかかわらず、過激なほうのライフハックは封印中ですからご安心を。

ライフハッカー[日本版]編集委員・平田大治)

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