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Gmailで返信のときに署名をつけずに返信する方法:定型返信文を活用

Gmailで返信のときに署名をつけずに返信する方法:定型返信文を活用

インラインでメールをやりとりする際、署名を付けて返信していると、どんどんメール下部に署名が追加されてしまいます。設定次第で署名の位置を変えることはできますが、それにしてもメールは長大になってしまうので、署名を消して送信したいところ。

しかしGmailの設定では、署名を付けるか付けないか、どちらかしか選べません。

署名を付けるかどうかを返信のたびに選べるようにするには、ちょっとした設定が必要です。以下でその方法を紹介します。ここで紹介する方法には、(1)メールの設定にて署名を空欄にしておき、(2)定型文に署名を登録する、という2つの設定が必要です。定型文に署名を登録することで、自分が署名を付けたい時だけ定型文から署名を入力できるようになります。

設定方法

(1)署名を空欄にする

130403gmail-setting.jpeg

[設定 > 全般]タブにある署名のところで、署名のフォームには何も記入しないで保存します。

(2)定型文に署名を登録する

130403gmail-lab.jpeg

[設定 > Labs]のなかにある「返信定型文」を有効にします

130403gmail-signature.jpeg

新規メッセージ作成画面に、今までの署名を貼り付け。「返信定型文」を選び、「返信定型文を作成」をクリックします

130403gmail-signature02.jpeg

返信定型文の名前を付けて、「OK」を押します。これで署名をテンプレートに登録できました。

署名を付けたくない時

いつも通りにメールを作成して下さい。

130403gmail-reply.jpeg

上記の設定で、メールにはデフォルトで署名が入らないようになっています。もちろん返信メールにも署名が付きませんので、インラインでやりとりする時も長いメールにならずに済みます。

署名を付けたい時

上記の(2)で作成した「返信定型文」を活用します。

130403gmail-with-signature.jpeg

署名を付けたい時は、返信時に「返信定型文」の挿入を選択するだけです。新規作成メールでも返信メールでも、自由に署名を追加できます。

返信の際には、署名の位置が引用部分より上部に貼り付けられるので、読み手にとっても見やすいメールになります。

ちなみに

130401replygmail9.jpg

この返信定型文はいくつも作れるようです。実際に複数の定型文を作ってみましたが、50個以上作ることができました。異なる署名を登録しておけば、相手によって署名を変えることも可能。ビジネスシーンによって署名を切り替えて送信したい時に便利な方法です。

安齋慎平

Photo by Thinkstock/Getty Images and remixed by Sota.
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