無料で使える名刺管理サービスで年賀状を管理する方法

いよいよ年の瀬も近づいてまいりました。この時期、忘れていけないのが、年賀状。特に筆者のようなフリーランサーは、年賀状というのは超大事な営業ツール。今年お世話になったあの人と、あまりお世話にならなかったあの人に、年賀状を通して仕事おくれサインを伝えることが、来年の受注を何気に左右するのです。

送る年賀状だけでなく、送っていただく年賀状も重要。せっかく50円もかけてやりとりをし合う年賀です。良好な人間関係の構築や、新しい仕事に結びつけられるよう、大切に管理・活用したいもの。

ということで、年賀状の管理・活用ツールとして、富士ゼロックスの個人・小規模事業者向けのクラウドサービス「SkyDesk」の利用をオススメしたいのです。無料のユーザー登録だけで利用できるSkyDeskの特徴についてはこちらの記事を参照していただくとして、なぜ年賀状管理にSkyDeskを使うのが良いのでしょうか。その答えは、SkyDeskの「Cards（名刺管理）」と「Contacts（連絡先）」機能にあるのです。ではSkyDeskを活用した年賀状ハックを説明していきましょう。

Photo by Kanko*
　

まずは、手元に送っていただいた年賀状を準備します。SkyDeskのCardsでは、今のところ1アカウントにつき50枚までの名刺が登録できるみたいなので、たくさん年賀状をもらっている方は特に重要なものを50枚以内でチョイスしましょう。あれこれ欲張りたいところですが、50枚という制限があることで、年賀状の重要さをふるいにかけることができるのです。

断腸の思いで選んだ年賀状は、ケータイのカメラで撮影し、サクッと画像化。JPGファイルの年賀状データが手元に用意できたら、Cardsのメイン画面から、「ファイル＞名刺の登録」を選択し、アップロードします。この時、10枚までのJPGファイルをアーカイブしたZIPファイルでもCardsに取り込むことができるので、まとまった数の年賀状を一気にアップロードしたい場合は、ZIPファイルを生成する方が楽ちんです。アップロードする際に、OCRや下地処理、トリミングなども設定できます。

もしすでにCardsで名刺管理しているのであれば、名刺画像に加えて、年賀状の画像を付録画像として、名刺に紐付けて追加登録することもできます。また、今年始めてビジネス年賀状を出す方であれば、標準的な使い方ですが、Cardsで名刺を登録して住所・氏名等を読み取り、リスト管理したものをCSVで出力するのも、もちろんOKです。

年賀状データがアップロードされました。年賀状は手書きの文字も多いため、名刺ほどの正確な文字認識処理ができないので、うまく読み取れなかった氏名や住所などを手作業で入力していきましょう。

こうしてCardsに取り込んだ年賀状画像は、SkyDeskのiPhoneアプリ「SkyDesk Mobile」からいつでも閲覧することが可能です。「SkyDesk Mobile」で出先から年賀状が確認できれば、年明けのあいさつの際に、「この人、年賀状になに書いてくれてたんだっけ？」なんていううっかりも防止でき安心！

Cardsに入った年賀状データも、既に登録されている名刺データも、CSVやvCardファイルに書き出しできるので、年賀状の返事を出す時にも、Cardsで入力した住所や宛名を、宛名ソフトなどに読み込ませることも可能です。

Cardsに取り込んだ年賀状の連絡先は、SkyDeskの「Contacts」にも出力しておきましょう。この時、年賀状のやりとりがあった人を年度別にカテゴリー化しておくと、来年以降、Contactsの中の誰に年賀状を送らないといけないかがすぐに分かります。もちろん、Contactsに登録されている連絡先データも、CSVやvCard、HTMLなどの形式でダウンロードすることができます。

これで手順は終わり。これまでは一度受け取ったらお年玉はがきの当選発表まで日の目を見ることがなかった年賀状が、SkyDeskで管理することで、一気にCRMっぽい感じになってきました。

さらにiPhoneユーザーならiPhoeアプリの『SkyDesk Cards』を使えば、閲覧だけでなく、登録も可能です。解説してきた年賀状の登録もiPhoneだけでできちゃいます。

今回は年賀状をSkyDeskの名刺管理機能を利用して管理しましたが、もちろん名刺の管理も可能。その手順は過去記事「Gmailをも補完する「名刺管理」が特徴の、SkyDeskをすぐに使いこなす3つのTips」で解説していますので、そちらもご覧ください。

SkyDeskの機能は年賀状管理に留まりません。新年の年賀状管理をきっかけに、文書作成からCRM、コラボレーション機能までさまざまなビジネスシーンで活用できる無料のクラウドサービス「SkyDesk」を利用してみてはいかがでしょうか。

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SkyDesk

（大山貴弘）