そうじ週間【その5】～散らかり放題の仕事場から脱却した経験者が指南する「整理整頓の極意」

仕分けのために置いたはずのトレイに書類の山が...。心配ご無用。カオスのような机にため息をついているのは、アナタだけではありません。世の中には、整理整頓のための心得やコツがたくさんありますが、裏を返せば、それだけ多くの人々が整理整頓に悩んでいる証でもあります。そこで今回は、散らかり放題の仕事場をとことん整理整頓するための術をご紹介します。

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実際に左画像のとおり、原文筆者の仕事場（英文記事）のビフォー（左）・アフター（右）もなかなかのギャップ。

子ども時代のしつけや性格、習慣づけのおかげで、整理整頓が得意な人もいますが、仕事場が今散らかっているからといって、ダメ人間というわけではありません。整理整頓する習慣を身につける時間がなかっただけのことです。そこで、「整理整頓の事始め」とこれを継続するコツについて手引きしたいと思います。

まず、GTDの「すべてを書き出す」というユビキタス・キャプチャー法を活用しましょう。「全部書き出す必要なんてないでしょ、覚えればいいじゃん」という人もいるかもしれませんが、ヒトの記憶は口で言うほど強力なものではありません。思いついたことを書き留めるくらいの手間は、かけた方がいいでしょう。

■なぜ仕事場が散らかるのか？

人によって仕事場が散らかる原因は様々ですが、片付けにおいて考慮すべき点や「片付け下手」さんの傾向をいくつかみていきましょう。

では、アナタの仕事場に対する考え方や印象を整理し、仕事場が散らかっている原因を少し探ってみましょう。次の質問に答えてみてください。

原文筆者のオフィスは、以前まで散らかり放題だったそう。当時なら、質問1. に「モノの下で圧死してしまいそうな感じ」と答えていたでしょうが、すっかり整理整頓された今は「満足だし、自分の仕事の流れを管理できている」と感じているそうです。

重要なのは、散らかっている原因に何があるのかを理解すること。ゴミ箱の使い方を忘れてしまったくらいで書類が山積みになったり、ケーブルがぐちゃぐちゃに絡まったり、部屋がとっちらかることはありません。他に理由があるはずです。

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■どこから始めるべきか

部屋が散らかる隠れた要因がわかったら、今度は物理的な観点から見ていきましょう。

整理整頓のための鉄則は「すべて捨てる」こと。もちろん、実際にすべてを捨てられるはずはありませんが、考え方を変える必要はあります。今の机の状態を見れば、散らかる理由はわかるはず。シュレッダーにかけたり、リサイクルに出したり、捨てればいいものを「念のため」と手元に残しているがゆえ、部屋がモノであふれかえってしまうのです。

私たちが生活しているのは便利な現代社会、一年に一度しか郵便配達のない孤島に住んでいるならともかく、いつでも何でも買え、一晩で配達してもらえるものがほとんどです。「念のためとっておく」必要はありません。むしろ、有限なスペースを整理整頓するなら「何でも捨てる」を心がけましょう。

仕事場が完全にとっちらかっている場合、徹底的にきれいにするまでには数週間かかるかもしれませんが、整理整頓したいなら、腰をすえて取り組みましょう。大変そうだから、時間がかかりそうだからと、やらないと決断することは「現状に適応する」ことではありません。「引き出しをキレイにするのは、自分の部屋には合わないな」、「引き出しいっぱいの状態が好きなんだもの」、「まあいっか、このステップは省略しよう」なんて言いわけをしていたら、いつまでたっても仕事場は整理整頓されないままです。

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■何を捨てるべきか

まずは、「仕事場にはなにもない」という状態を規定値としてスタートさせます。そして、特定のものの存在に、確固たる差し迫った理由がないなら、ゴミ箱行きにしましょう。仕事場に戻してもいいかどうかを判断するには、次の2つの基準を活用してみてください。

この二つの質問に正直に答えていけば、おのずとゴミの山ができるはず。USBケーブルは何本もいらないし、ペンは40本も必要ありません。5年前のファックス書類も不要でしょう。このルールは厳格に運用すること。真に役目を持つアイテムは、実はそれほど多くありません。

ただし例外もあります。使用頻度は極めて低いものの、必要なものがこれに当たります。たとえば、デバイスの同期のときしか使わないケーブルであっても、別のものに切り替えるのはかえって面倒。安く買えるものではありますが、オンラインで探したり、注文したりするくらいなら、仕事場のスペースをほんの少し使ってでも保管しておくほうがカンタンです。この手のものはジップロックバッグに入れておきましょう。あとで「このケーブル、何だっけ？」とならぬよう、ジップロックバッグにケーブルを入れ、「パナソニックのデジタルビデオ用AVケーブル」とラベルをつけておくと便利です。

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■整理整頓を維持するには？

「すべて捨てる」という鉄則には、ほとんど例外はありません。「何でも取っておきたい」という意識から、「何でも捨てる」という意識へと変えることが必要です。「これは必要だろうか？ いらない、ではできるだけ早く捨てるにはどうすればいいだろう？」という発想に切り替えるのです。原文筆者は自身の経験上、マインドセットの切り替えこそ、重要なものだと悟ったとか。

まず、原文筆者が最初にやるべきだったことは、それまで「整理整頓」と呼んでいた行為が、単なる掃除にすぎなかったという事実を受け止めることでした。全体を整理整頓したときは、「これこそ整理整頓だ！」と感じたものの、次の週には散らかり放題の「元の木阿弥」になったそうです。その理由は、書類やデジタルファイルなど、あらゆるものをどう扱うか？ というシステムがなかったから。カレンダーもスケジュール帳もコンテナも、自分の環境を自分でコントロールできない限りは役に立ちません。

つまり、仕事場のスペースをきれいにして机のホコリを取り、いいことをした気になるだけでは不十分なのです。前述のとおり「なぜ部屋が散らかるのか？」を、自分の内面から検証することが大切になります。また、整理整頓した状態を維持したいなら、デスクをきれいに片付けるだけでなく、この状態をキープするためのシステムが必要です。

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机がキレイに整い、ワークフローが整理されたら、周りの人々に周知徹底しましょう。たとえば、家族や同僚に無造作に書類などを置かれて、机をぐちゃぐちゃにされたくないなら、受信トレイを使って彼らをトレーニングするのです。ポイントは機転を利かすこと。たとえば、「このトレイに書類を入れてくれたら、早めに対応します」といった具合です。

Jason Fitzpatrick（原文／訳：松岡由希子）