「メールをフォルダに分類すると生産性が低下する」という研究結果

ライフハッカーではこれまで、ToDo管理や生産性向上に役立つという理由から、受信メールをフォルダに分類することをお勧めしてきました。ところがIBM研究所によると、過去のメールを探すときに、フォルダに分類されたメールの中から探すよりも、単純に検索機能を使ったほうが、平均の検索時間は短くて済むという研究結果が出たそうです。

IBM研究所は、多くの人が受信トレイをToDoリストとして使うことに依存しすぎていることが問題だと言います。

研究結果によると、分類されたフォルダからメールを探し出すのには平均で58秒かかる一方、単純に検索機能を使った場合は17秒しかかからなかったそうです。また、人々が受信メールをフォルダに分類する理由は、生産性を上げるための戦略というよりは、単純に受信メールの多さに圧倒されてしまうためだと言います。

結局のところ、受信トレイをToDoリストとして利用するのでなければ、メールをフォルダに分類する必要はないとのことです。後でメールを探しやすくすることが目的なら、Gmailの検索機能を使えばいいでしょう。

もちろん、フィルタ機能を使って受信メールに自動でラベルを付けてしまえば、そのメールが重要なメールなのか、何に関するメールなのかを一目で見分けることができ、メールを探しやすくはなるでしょう。しかし、後でラベル付けされたメールを一つづつチェックしていくハメにならないように気をつけてください。それではフォルダ分類と同じく、検索したほうが速いということになってしまいます。

この研究についてより詳しく知りたい方は、以下のリンクをチェックしてみてください（英文）。

Am I wasting my time organizing email? A study of email refinding (PDF) | via Box Free IT

Whitson Gordon（原文／訳：伊藤貴之）

「メールをフォルダに分類すると生産性が低下する」という研究結果

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