LH質問箱：紙書類で埋もれちゃいそうです...助けてください！

ライフハッカー編集部様

確定申告の書類や領収書、請求書、契約書、保険証書、卒業証書など、身の回りが紙書類であふれています。どうやって整理すればいいですか？

PN：書類で埋もれる人（Lost in Docs）より

Photo by Keith Williamson.

書類で埋もれる人さんへ

事情はよくわかります。請求書や銀行口座の残高証明の中には、デジタルデータだけを受け取れるものもありますが、保険証書や確定申告の書類は、まだ紙が一般的です。そこで、紙やデジタルといった、様々な形式で届く書類を整理整頓することが必要になります。そこで、スッキリ片付けつつ、「あれ、どこやったっけ？」と書類の居場所がわからなくなるのを防ぐ方法をご紹介しましょう。

■可能な限りデジタル化する

ライフハッカーアーカイブ記事「紙が大好きな人でもデジタルへ移行する方法」では、紙書類をデジタル化する方法を詳しくご紹介しましたが、ペーパーレスは、書類管理への第一歩にすぎません。

銀行やクレジットカード会社などでは、経費削減のため、毎月の残高証明書やクレジットカードの利用明細にかかる郵送料を減らそうとしています。このような書類は、デジタルデータのみを受け取ることにしましょう。電子メールで受信すれば、フィルタをかけたり、特定のフォルダにソートしたりすることも可能になります。同様に、保険書類や四半期ごとの投資方針書などの重要な書類も、Gmailのラベル機能やメールフォルダを使えば、カンタンに整理できます。

一方、税還付などの紙書類はスキャンして暗号化し、ローカルとオフラインのバックアップの両方に保存しておくこと。このほか、写しを取っておきたい重要な書類も、同様にスキャンして保存すると便利ですが、証明書や卒業証書、雇用契約などは、紙バージョンも捨てないほうがいいかもしれません。

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■紙コピーを整理する

できる限りデジタル書類だけ受け取ることにし、古い紙書類はスキャンしてデジタル化したとしても、紙から完全に解放されるわけではありません。無造作にあちこち撒き散らすのではなく、整理しましょう。古い書類の整理には、ファイルキャビネットを使うのがベスト。ハンギングフォルダ付のものもオススメです。

ファイルキャビネットを入手したら、ラベルメーカーでフォルダやファイルに名前をはっきりつけること。また、保険証書など、頻繁に見るわけではないものの、手元に残しておきたい書類は後ろ側に、請求書や銀行口座の残高証明書など、よく見るものは前側のフォルダに保管するのがコツです。

頻繁に使うものを前にしておけば、「あの書類どこだっけ？」と、キャビネットの奥までゴソゴソ探す手間が省けますよ。さらには、定期的に書類を見直すのもポイント。最低月一回はフォルダにファイルすべき書類がないかをチェックし、新しい書類をファイルするときに古いものを捨てる習慣をつけましょう。このほか、ファイルキャビネットの使い方については、米Lifehacker記事「Geek to Live: Extreme makeover, filing cabinet edition（ファイルキャビネットの改善法・英文）」も参考になります。

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■クロスカットシュレッダーを買う

古い紙書類を整理し、デジタル化したら、不要となった紙の山ができるはず。これを安全に廃棄するには、シュレッダーが便利です。ストリップカットシュレッダーよりも、クロスカットシュレッダーがベター。万一、廃棄したはずの書類がよからぬ輩の手にわたったとしても、情報を盗み取られる心配がありません。

このほか、紙をさらに細かく裁断するマイクロカットシュレッダーもありますが、クロスカットシュレッダーで十分。クロスカットシュレッダーのほうが、紙のリサイクルや梱包材としてのリユースもしやすいです。

また、シュレッダーは紙用ゴミ箱の隣に置き、ともに郵便物を受け取る場所の近くに備えておくと便利。郵便物を受け取ったらすぐ、不要なものはゴミ箱に入れ、個人情報が掲載されている書類はシュレッダーへ...。目を通したり、ファイルする必要のある書類だけ部屋の中に持ち込むようにすれば、不要な紙書類で埋もれずに済みます。

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■耐火金庫を買うか、貸金庫を利用する

保険証書や遺言、卒業証書、パスポートなど、原本しかない重要書類は、デジタルコピーを取っておくだけでなく、安全な場所に保管することが重要です。家の安全な場所に耐火金庫を置くか、金融機関の貸金庫を利用しましょう。

原文筆者は、クローゼットの中の救急箱や非常時持ち出しバッグのすぐそばに、耐火金庫を置いているそう。緊急時、持ち出しバッグを手に取る時間があれば、ついでに重要書類も持ち出せるようにするためです。30分耐火できる小さめの耐火金庫であれば、5,000円台から購入できます。

膨大にある書類をデジタル化するのは、なかなか大変かもしれませんが、一度整理すれば、あとはそれほど手間がかからず、紙書類であふれることもなくなりますよ。

お役に立てれば幸いです。

ライフハッカーより、愛をこめて。

Alan Henry（原文／訳：松岡由希子）