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itou  - ,  09:00 PM

「頼まれたプロジェクト」をうまく断る3つの方法

「頼まれたプロジェクト」をうまく断る3つの方法

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あなたが協力的な人物であり、新しい仕事を引き受けられることを周囲に知ってもらうことができるため、新しいプロジェクトに「YES」と言うメリットは沢山あります。

「NOということに罪悪感を感じるべきではない」とする記事がたくさんありますが、多くの人にとってはまだ難しいという現実もあります。


ほとんどの人は「大丈夫です」と言って、無理にでも仕事を受けようとします。もちろん、いつも「YES」と言っていればあなたの印象は良くなるでしょう。

しかし、よかれと思ってした決断が長時間労働や、仕事を抱えすぎて手が回り切らなくなり逆効果になる場合もあります。気がつけば、何事も達成できず締切も守れない人間になっているというわけです。

とはいえ、あきらめるのは早いです。怠け者のレッテルを貼られずに「NO」と言うことは不可能ではありません。少し言い方を変えるだけで、あなたがプロジェクトを断ることが関係者全員にとってベストであることを理解させることができます。


パターン1 : 『現在、「他のプロジェクト」に取り組んでいるので、残念ですが「〇日」まではほかのことに集中できないんです』


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あなたはこれまで、「無理です、もういっぱいいっぱいです」と言って断るか、「うーん、なんとかします...」と言って、その後の1週間を徹夜するハメになるかのどちらかを選んできたのでしょう。しかし、このどちらの回答も、自己管理ができていない人物だという印象を与えてしまいます。

ここで、パターン1のセリフを言えば、過剰な負担を抱えることを回避しつつ、相手に良い印象を与えることができます。余裕がないからと断るかわりに言い方を少し工夫し、いつなら仕事を受けられると付け加えることで、スケジュール管理ができる人物だという印象を与えられるのです。
(注記:仕事を依頼してきたのが上司で、あなたがどれだけのタスクを抱えているのかを把握していない場合は、あなたの現状をよく説明してください。現状が理解できればタスクを減らしてくれるかもしれません)

思っていたより早く仕事が片付き、余裕ができた場合は、相手にその事を伝えてあげましょう。(締め切りより早く仕事を片付けられる人物だという印象を与えることができます)

もちろん、あなたがパターン1のセリフのように答えても、相手がその言葉を鵜呑みにして、月末(あるいはあなたが提示した日付)まで待ってから、再び依頼してくる可能性はあります。しかし、そのプロジェクトに興味がなく、うまく断る方法を探しているのだとしたら別のパターンに目を向ける必要があります。


パターン2 : 『私は「必要とされるスキル」があまり得意ではありません。でも、〇〇さんは専門家ですよ』


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当たり前ですが、面倒な仕事だから同僚に回そうなんてことは、あっていいことではありません。そうではなく、やりがいのある仕事が持ち込まれたのに「プロジェクトのスキルとは合致していなかった」というケースをイメージしてください。

もちろん、いつまでも待ってくれるというなら、必要なスキルを身につけてから、プロジェクトに参加すればいいわけです。上司があなたを成長させるために、わざとそうしたプロジェクトに入れるという場合もあります。

しかし、今回はそうしたケースではなく、あなたも仕事がいっぱいで、依頼してきた相手も急いでいると仮定します。であるならば、すでに必要なスキルを持っている人と一緒に仕事をするほうが、依頼者本人にとっては早く望みの結果が得られるということになります。


パターン3 : 『それなら、参考になるものがありますよ』


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頼まれた仕事があなたの得意分野である場合、同僚に回してしまうのは良い判断とは言えません。そんなときは、「なぜこの人は自分にところに来たのか」考えてみてください。

あなたが「忙しいから無理だ」と断れば、相手は困ってしまうでしょう。あなたがどんなにいい人でも、断る理由がどれほど納得できても、相手が忙しいことに変わりはありません。

あなたがすべきなのは、その状況を打開してあげることです。プロジェクトに参加する時間がないのだとしても、少しでも時間を割いて、アドバイスやアイデア、先例となるプロジェクト、参考となるリソースなどを、教えることはできます。

あなたに頼んできたのですから、相手はあなたの意見を尊重してくれるでしょう。そうすれば、「YES」とはいえなくても、かわりの何かを与えたことにはなります。

同僚たちにとって理想的なシナリオは、あなたがいつでもどこでも「YES」と言って助けてくれるということです。残念ながら、いつもそうできるわけではありません。ですが、たとえ断わるにしても、あなたを有能で協力的な人物だと印象づける方法はあるのです。そう、すべては言い方次第です。


3 Better Ways to Turn Down a New Project (That Don't Involve Saying "No") | The Muse

Sara McCord(原文/訳:伊藤貴之)
Photo by Shutterstock.

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