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堀込泰三  - ,  09:00 AM

ちゃんと守れる締め切りの決め方

ちゃんと守れる締め切りの決め方

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自ら締め切りを設定したのに、ギリギリになってしまい、徹夜で何とか切り抜けた経験、あなたにもありませんか? その時は反省し、「同じことは2度と繰り返すまい」と誓います。

でも、どんなに意識していても事件は起こるもの。忙しくなった、何かに中断された、つい先延ばしにしてしまった、忘れてしまったなどなど。つまり、次回から同じ過ちを繰り返さないためには、今までと同じやり方ではダメなのです。先延ばしがちな自分に刺激を与えられる、別の方法を考えなければなりません。

以下に、そのための4つの方法を紹介します。


1. 緊急度を上げる


時間がたっぷりあると思うと、なかなか着手できません(つまり、2カ月後に締め切りを設定しても役に立ちません)。緊急であるという実感がない限り、やらなければならない仕事よりも、楽しいことに気が向いてしまうのは仕方がないことなのです。

対策はシンプルです。締め切りは、今日からできるだけ近い日に設定しましょう。1カ月でやろうと思わずに、今週中に終わらせると決めるのです。プロセスが終わるまでずっとやる気を維持できるし、通常よりも早く着手できるようになるでしょう。


2. 自分に適したものにする


人それぞれ考え方は違います。会議でも、同じ問題を解決するために、人によって意見が異なることはよくあるでしょう。自分のスキル、経験、好みに注目することで、他人と同じ方法で締め切りを決めるよりも、よいシステムに到達できるはずです。

生産性の専門家Carson Tate氏によると、人は「プライオリタイザー」「プランナー」「アレンジャー」「ビジュアライザー」の4タイプに分けられます。各タイプにとって理想的なシステムは、その名が表しているとおりです。プライオリタイザーとプランナーはタスクにかかる時間を基準に取り組むこと、アレンジャーは自分の気持ちに注目すること、ビジュアライザーは大局的に考えることでモチベーションを高められるでしょう。

ですから、「この日までにタスクを終わらせよう」と思うだけでなく、タスク全体に注目するのか、細かい1つ1つの項目に注目するのか、プロジェクトの残りとの関係を意識するのかを考えることで、取り組もうと思う気力が変わってくるのです。


3. 実行可能なサイズにする


どんなに意思があっても、1日で大きな山を動かさなければならないと思うと、着手する気力は湧きません。目標に向かってコツコツ進めないのであれば、その目標には価値がないも同然です。

だったら、プロジェクトをもっと小さい実行可能なステップに分けてみてはいかがでしょう。タスクをひと口サイズに分割するための1つの方法として、「10分しかなかったら何をするか」を想像するというやり方があります。「レポートを完成させる」というタスクに午後いっぱいかかるようなら、10分で何ができるかを考えるのです。最初の部分を考えることなのか、数枚のスライドを作ることなのか、それともここまで書いた分を編集するのか。

この方法は、着手がなかなかできずに困っている人に最適です。10分で実行できる何かを見つけることで、着手しやすくなり、うまくいけばそれがタスク完了まで続くでしょう。


4. 人に話す


締め切りに間に合わなかったらどうなりますか? 大したことないと自分に言い聞かせますか?

説明責任がなければ、締め切りを守る必要がなくなってしまいます。そこで便利なのが、誰かに話すか、アプリを使うという方法(筆者は「Any.do」を愛用しています)。「月曜日までにレポートを終わらせる」と書くだけでなく、それを上司に言ってしまうのです。今日中にチームメイトにフィードバックを送ろうと努力するだけでなく、それが目標であることをメールで伝えてしまいましょう。

このように外的な動機付けがあれば、自分の中で言い訳をしてタスクを先延ばしにすることがなくなります。


締め切りは生産性を高めるためにあるのであって、目標を設定しても守れずに落ち込むという自己嫌悪のサイクルを繰り返すためのものではありません。ですから、うまく行く方法が見つからないのであれば、上記4つの方法を試してみて、自分に合った方法を見つけてください。


4 Better Ways to Create Deadlines That You'll Actually Stick To | The Muse

Kayla Matthews(原文/訳:堀込泰三)
Photo by gettyimages.

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