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印南敦史  - ,,,,,  06:30 AM

書類を効率的に捨てる技術とは? トヨタの現場で実践されている「時短術」

書類を効率的に捨てる技術とは? トヨタの現場で実践されている「時短術」

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トヨタで学んだ自分を変えるすごい時短術』(原マサヒコ著、かんき出版)の著者は、神奈川トヨタ自動車株式会社にメカニックとして入社し、5000台もの自動車修理に携わりながら、技術力を競う「技能オリンピック」で最年少優勝に輝いたという実績の持ち主。

以後はIT企業を経て、ウェブマーケティングのサービスを提供する株式会社プラスドライブを設立。代表取締役CEOとして業務に携わる一方、かつて身につけたトヨタ式の考え方や「カイゼン」の手法、PDCAなどのビジネススキルを社会に還元するための活動も行っているそう。本書ではそのような経験と実績に基づき、「時短」実現のためのメソッドを明かしているわけです。

多くのビジネスパーソンが日々向き合っている仕事のなかには、じつはやらなくてもいい仕事、やり方を少し変えるだけで大幅に効率化できる仕事がたくさんあります。
そういったムダな仕事や動きを見つけ出し、より効率的なやり方に変えていくことができれば、最小の時間で最大の成果を挙げることができます。これが実現できれば、仕事がより楽しくなると同時に、自分の時間を増やすことができるのです。(「はじめに」より)

そんな本書のなかから、第3章「誰でもマネできるトヨタの現場の時短術」に焦点を当ててみましょう。



トヨタで学んだ「書類を捨てる技術」


トヨタには昔から、「モノを探すな、モノを取れ」という言葉があるのだそうです。探し物にかかる時間を「減らす」のではなく、完全にゼロにして「モノが必要になったら一瞬で取り出せるようにせよ」ということ。

そして身の回りを整理し、このような状態を実現するためにまずすべきは、自分が仕事をしている半径1メートルを見回してみることだといいます。デスクに書類が山積みになっていたり、どこになにがあるのかわからなくなっている場合、まず「捨てる」べきだというのです。

特に、不要な書類を捨てることは重要。なぜなら一般的に、ビジネスパーソンのデスク上に置かれている書類の半分以上は、捨てても問題ないはずだから。「そうはいってもなかなか捨てられなくて...」という方も少なくないでしょうが、それは、モノを捨てられない人が、「捨てる・捨てない」を判断するための基準を持っていないため。だから、「いつか使うかもしれないから」と不安になり、捨てられないというわけです。

そこで基準を決めるために著者が紹介しているのが、トヨタをはじめとする製造業の現場でよく使われているという「ステータス別に場所を決め、独自ルールを設定する」方法。

最初にするのは、机の脇や足元に小さなダンボールを置くなどして、モノの一時保管場所を決めること。捨てるかどうかの判断が難しい場合は、そこに置いておくようにする。そして、自分で決めた時間・曜日・日にちに見なおし、一度も使わなかった書類を捨てていくということ。たとえば「毎週月曜日の朝に一時保管場所をチェックし、一度も使っていないモノは捨てる」といったルールをつくればいいというのです。

当然のことながら、最初は不安に思うことでしょう。しかし、やってみると「捨てなければよかった」と後悔することはほとんどないと著者はいいます。仮にそのようなことがあったとしても、必ずなんらかの方法で解決できるものだとも。そこに気づければ迷いが減って、一時保管場所に入れる書類の数も次第に減っていき、中身を見なおすために使う時間も圧縮できるというのです。

ただし当然ながら、「どうしても捨てる判断が難しい」という書類も出てくるもの。そうした場合はデジタルデータ化し、紙の書類を捨ててしまえば解決。PDFファイルにし、ハードディスクやクラウド上のフォルダに保存しておけば、管理も容易だというわけです。とにかく大切なのは、机の上に不要な書類が一枚もない状態をつくり出すこと。ちなみに一時保管場所には、黒のインクだけがなくなった三色ボールペンや不要な消しゴムなど、書類以外のモノを入れてもOKだそうです。

また、この方法は、パソコン内のファイルを捨てる際にも応用可能。デスクトップがフォルダやファイルのアイコンで埋め尽くされていると、必要なファイルやアプリケーションが見つけにくいもの。そこで紙の書類と同じ要領でパソコン内に「一時保管フォルダ」をつくり、捨てるのが不安なファイルを一時保存。そして期日がきたら、一度も開かなかったファイルを削除する。そんな習慣をつければいいということです。(92ページより)


短時間で成果を最大化するTo Doリストのつくり方


トヨタには、「売れるときに売れるものを売れ」という言葉があるそうです。工場の在庫管理などでは「必要なときに必要なものを必要なだけ」というJIT(ジャストインタイム)の考え方が有名ですが、この言葉は、その考え方をマーケティングに応用しているのです。そしてこれは、あらゆる仕事の生産性を高めるうえで非常に重要だと著者はいいます。

「売れるときに売れるものを売れ」という言葉を目の前の仕事に置き換えた場合、それは「状況に合わせて成果の出ることにリソースを集中せよ」ということになるそうです。つまり、目の前の仕事に手当たり次第に取りかかるのではなく、「成果の出る部分に集中してさらに伸ばしていく」ということ。

仕事にはさまざまな優先順位・重要性の輔があるものなので、それらの「To Doリスト」をつくって並べてみることは重要。とはいえ、ただなんとなくリストをつくって並べてみるのでは生産性の向上にはつながらないもの。To Doリストに向き合うべきスタンスがあるからで、それを間違えてしまうと「また輔が残ってしまった...」と、自責の材料になるだけだというのです。

そして、そのTo Doリストに向き合うべきスタンスのひとつが、「状況に合わせて成果の出ることにリソースを集中せよ」ということなのだとか。成果を常に見つめながら、成果が出やすい部分に注力してさらに伸ばしていく。短時間で成果を最大化させるためには、そんな動きが必要だということです。

そのためには、「自分のやっている動きがどれだけ成果につながっているのか」を日頃から把握することが必要。具体的には、「成果には繋がらないけれど、会社から求められている作業」と、「自主的にやっているだけだが、実は成果に直結している作業」のどちらを優先すべきかを冷静に判断するということ。

本来なら仕事におけるタスクは、短期/長期、直接/間接などの違いこそあれ、すべて成果につながっていなければいけないもの。逆にいえば、成果につながらないことは「やらない」と決めてしまうことも重要。

そして、To Doリストに向き合うもうひとつのスタンスは、「未経験の仕事」「苦手な分野の作業」「時間のかかる業務」などは、得意なひとや外注先に任せられないだろうかと考えること。理由はシンプルで、苦手なことに時間をかけて取り組んでも、効率が悪いだけだから。

ビジネスシーンでは「費用対効果」という言葉がよく使われますが、これは「成果を出すために支出を抑える」という意味だけではないそうです。つまり、「時間のかかってしまう仕事を可能な限り手放すために、費用を使っていく」という意味も含まれるというのです。

成長している企業を見てみると、清掃や総務、庶務、経理、ウェブ関連業務など、さまざまな分野の作業を外注していることがわかるもの。得意な企業に任せられるものは任せ、自分たちは成果につながる部分を徹底的に伸ばすことを考えているわけです。

なお、これは個人の仕事でも同じなのだと著者。ITツールで自動化できる作業はすべて機械に任せ、外注できる仕事があれば発注してみる。あるいは、ひとりで考え込んでいる仕事をチームのメンバーでシェアするなど、少し考えてみると、いろいろな方法が思い浮かぶはずだといいます。(112ページより)


スキマ時間の使い方にもルールがある


トヨタの「カイゼン」のコアになっているのは、「極限までムダを省く」という考え方。事実トヨタでは、1秒のムダもなくそうと、社員ひとりひとりが努力を続けているそうですが、いうまでもなくそれは、社員すべてが1秒のムダを削ることの積み重ねが大きな成果につながることを知っているから。そしてそのために重要な意味を持つのが、「スキマ時間」を活用すること。

スキマ時間を上手に活用している人は、「スキマ時間ができた場合、なにをすべきか」を、時間の長さによってあらかじめ決めておき、次のように手帳などに書き込んでいるのだそうです。

・5分以内 → 電話連絡・ニュースアプリでニュースをチェックする
・10分程度 → Twitterでリサーチをする・メーリングリストやLINEグループをチェックしてプロジェクトの進捗を確認する
・20分程度 → 資料のレビューなどを行う
(121ページより)

こうして5分の仕事、10分の仕事、20分の仕事をそれぞれストックしておき、状況に応じて「10分の仕事と20分の仕事をそれぞれやろう」というように組み合わせていくという考え方。

なお、スキマ時間にできる作業をおおまかに分類すると、「残務処理」「次の仕事を生み出す仕事をする」「未来につながる仕事をする」といったことが考えられるといいます。「残務処理」とは、「出先で日報を作成する」「関係各所に連絡する」など、オフィスでの業務を保管するようなイメージ。「次の仕事を生み出す仕事」とは、インターネットで調べ物をしたり、企画案を考えるなど。そして「未来につながる仕事」は、読書をしたり、オンラインで英会話のレッスンを受けるなど、時効に投資するといった意味合いがあるのだそうです。

だからこそ、電車の中でスマホのゲームに熱中しているような人は、「この時間はなにも生み出していない」ということを自覚すべきだと著者は主張しています。(121ページより)




「時短」の方法を、さまざまな角度からシンプルに解説した内容。そのぶん、よく知られるトヨタの方法論を把握するにも適しているといえるかもしれません。


(印南敦史)

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