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itou  - ,  11:00 PM

専門家が語る「メール依存症」を防ぐ5つの対策

専門家が語る「メール依存症」を防ぐ5つの対策

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Inc:フランスは今年、メール依存症の撲滅に向けて勇気ある大きな一歩を踏み出しました。報道によると、従業員が50人以上いる企業に対し、勤務時間外のメールを制限する法案が進んでいるとのこと。

この法案はちょっとやり過ぎな感じもしますが、今回は、専門家に聴いた、働き過ぎを防止するためのシンプルな方法を紹介しようと思います。

以下の引用文はすべて、米SAP社で人材管理の研究員をしている、ガブリエル・バーラク博士からのアドバイスです。


模範を示す


米国の労働者たちは、自分がいつ働き、いつ働かないかについて、他人からとやかく言われたくないと思っているかもしれません。それでも、勤務時間外の業務対応に関して、現状米国で広がっているカルチャーは決して望ましいものではありません。もう少しバランスのとれたカルチャーに変えていくためには、管理職たちが自ら模範を示す必要があります。

変化のスピードがますます速くなり、Always On(いつでもON)のメンタリティが浸透しつつある今、社員の働き過ぎによる生産性の低下を防ぐことが管理職の勤めとなっています。また、本当に実行力のある変化を起こすには、単純に、勤務時間外にメールを送ってはいけない、というルールを押しつけるのではなく、リーダーの立場にいる人たちが自ら模範を示す必要があるのです。管理職が勤務時間外に仕事のメールを送っているようでは、部下たちに誤ったメッセージを伝えることになります。それでは、起きている時間はいつでもメールをチェックしなければならない、と言っているようなものです。


ノイズを除去する


本当に危険なのは、メールの中の「ノイズ」、すなわち、知らされる価値がないのに、気を煩わされてしまうような情報です。本当の課題は、「どうやってメールを制限するか?」ではありません。「どうやってノイズを制限するか?」なのです。

メールを送るとき、私たちは自分の仕事の都合ばかり考えてしまいますが、相手も自分の仕事を持っていることを考慮する必要があります。あなたが今送ろうとしているメールは、そのメールで気を煩わされる相手にとって、本当に重要だと言えることなのかを、送る前によく吟味しなければなりません。なかには「メール消灯時間」を設けている企業もありますが、それでは、メールの「ノイズ」問題を本当の意味で解決することにはなりません。


問題はメールそのものではない


問題はメールだけではありません。Facebookを頻繁にチェックするのも、時間を浪費し、ストレスを増やす要因となります。ひっきりなしに邪魔が入り、目の前のことに集中できなくなるのが問題なのであり、メールそのものが問題なのではありません。ただ、メールというものが、現在浸透しつつある「いつでもオン」カルチャーの象徴となっているだけです。

心理的に仕事から離れる時間を持てなくなれば、従業員の生産性と幸福は大きく阻害されることになります。オフィスを離れたら完全に仕事から離れられるカルチャーを育てることで、長期的に見れば、企業全体の生産性を高められるのです。


電話が答えではない


メールがダメで電話ならOKというわけではありません。電話も気をそがれるし、さらに、会話の内容を覚えておかなければならないという負担も追加されます。電話をするよりも、簡潔で効率的なメールを書くようにしてください。ポイントを押さえたメールを送れば、受けとった相手も、いますぐ返事をすべきなのか、仕事が一段落してからでいいのか、瞬時に判断することができます。

私たちがメールの洪水に溺れそうになっている要因の1つは、多くの人が効果的なメールを書く方法を知らないことです。その結果、要領を得ないメールや、重要ではないメールばかりを読まされ、多くの時間を浪費させられているのです。ですので、全員が、相手に何をしてほしいのか、明確かつ簡潔に示すメールを書けるよう訓練する必要があります。効率的なメールを書くための技法やスキルがあります。企業は従業員に対してそうしたものを学ぶ機会を与える必要があります。


コミュニケーションについてコミュニケーションする


企業は従業員に、勤務時間外は仕事から離れてOKなのだと明確に伝えねばなりません。オフィスの外では「完全にオフライン」になってよいのだと明確に伝えるカルチャーが必要なのです。従業員に自分の時間を大切にして欲しいと思うなら、リーダーが自らその範を示す必要があります。管理職が休暇旅行中に仕事のメールをしているようではいけません。

また、これほど変化のスピードが速いビジネス環境では、どうしても勤務時間外に業務対応をしてもらわねばならないケースも出てくるかもしれません。その場合は、時間外の業務対応はあくまで例外的なことであり、それが規範ではないと明確に伝えておかなければなりません。なにか重大なことでも起きないかぎり(「重大なこと」とは何かも明確に定義される必要があるが)、勤務時間外は完全にオフ(アンプラグド)することが常識にならねばならないのです。


France Makes Email Illegal on Weekends. 5 Ways U.S. Workers Can Cope With Addiction|Inc

John Brandon(訳:伊藤貴之)
Photo by Shutterstock

  • ,,,,, - By

    香川博人

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