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ライフハッカー編集部ライフハッカー編集部  - ,,,  11:00 PM

やってしまいがちな仕事の悪習慣をキッパリと断ち切る方法

やってしまいがちな仕事の悪習慣をキッパリと断ち切る方法

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悪い習慣は仕事の効率が下げる、というのは誰もが認めるところでしょう。しょっちゅう人の作業をさえぎる、打ち合わせの時間にいつも遅れる、うまくいかなかったことの責任をすべて何かに押しつけるといったことなら、みなさんも身に覚えがあるのでは?

習慣について、今から100年以上前の1903年に『The American Journal of Psychology』に寄せた論文の中で、B.R. Andrews氏は「程度の差はあれ、それまでの精神的な経験の反復により、固定化された考え方、意志による選択、あるいは感情」と定義しています。

その後の研究により、習慣は、それが個人的なものであれ、組織や社会に根ざしたものであれ、無意識のループであることが明らかになっています。心理学者のジェレミー・ディーン氏は著書『良い習慣、悪い習慣』の中で、「頭で考えずに」行動をとること、「すなわち『自動性』が、習慣の中心を占める要素です」と解説しています。

こうした無意識のループは、チャールズ・デュヒッグ氏がベストセラーとなった著書『習慣の力』で解説しているように、おおむね同じパターンをたどります。まずは「キュー」(トリガー)をきっかけに脳が自動操縦モードに入り、次に決まった「ルーチン」に従って行動し、この行動による「報酬」が得られるという流れです。この報酬があるために、次にキューが現れた時にはさらに習慣が強化されるわけです。

例を挙げると、次から次にやってくるメールやSlack、Trello、Twitterなどの通知に気を取られ、荷が重いけれど優先順が高いタスクがあと回しになるのが、仕事については最悪の習慣と言えます。

この場合は、例えば送られてきたメールに返事をするなど、1つのタスクを終えたことが「キュー」になります。それがきっかけで「次は何をやろう?」と考えると、さらにメールなどをチェックしたくなってしまうわけです。私のお決まりの「ルーチン」は、使用しているアプリケーションすべてをチェックして、そこに表示される新しい刺激(Slackのメッセージなど)に即座に反応する、というものです。そしてその「報酬」は、複数のタスクを済ませ、生産的な行動をしたという満足感です。しかし、当然ながら、本来最優先で取り組むべきことを済ませておらず、ToDoリストも全く進んでいないという問題点は残ったままです。

このループが習慣を生み出すメカニズムについて、デュヒッグ氏はこう解説しています。「このキュー、ルーチン、報酬、キュー、ルーチン、報酬というループを繰り返すにつれ、どんどん自動化の度合いは高まっていきます。ついにはキューと報酬が分かちがたく結びつき、期待が高まり、報酬を求める強い気持ちが生まれます。こうして最終的に(中略)習慣が誕生するわけです」

私も毎日仕事に取りかかる時には、今日こそやるべきタスクを片づけようと心に決めているのですが、さまざまなアプリの通知をチェックしているとドーパミンの分泌が促されるという説もあるほどで、この快感にはなかなか抵抗できません。「脈絡なくあちこちの文章をチェックしていると、生産性が下がりますよ!」という善意のアドバイスが載っている記事をいくら読んでも、この習慣によって私の脳の奥深くにしっかりと刻まれた、快感の回路を打ち破るのは難しいようです。

おそらく、この記事を読んでいる読者の皆さんも、仕事の効率を落とすような習慣にとらわれているのではないでしょうか。では、どうやったらこうした悪い習慣を断ち切れるのでしょう?


悪い習慣の直し方は「まず意識的になること」


どんな悪い習慣でも、直すための最初のステップは「気づき」です。自動化に陥っている瞬間に意識を向けるようにすれば、それに続く行為も、今までと同じところには行き着かないはずです。キュー、ルーチン、報酬という流れを呼ぶ原因が何なのか、それについてもっと自覚的になれば、習慣の力にとらわれにくくなります。以下に挙げるTEDトークの動画で、「習慣に興味を向ける」というテーマで話をした精神科医のJudson Brewer氏は、習慣のループに従って行動している時に、その瞬間に意識的になることが、習慣を変えるきっかけになると述べています。



「脳の命令に逆らうのではなく(中略)一瞬一瞬の体験に心から興味を持ってみたらどうでしょうか?」と、Brewer氏は提案しています。さらに同氏は、喫煙という行為に意識的になった喫煙者の例を挙げます。そうすることで、その人たちは結局、タバコを吸うことに魅力を感じなくなったそうです。Brewer氏によれば、この手法は、現在の「禁煙を助ける際に用いられる標準的な療法」と比べて2倍の効果を発揮するそうです。

私もこの方法に興味を持ち、早速試してみました。タスクを片づけたい、さらには誰が自分のツイートをリツイートしてくれたかをチェックしたいという、私にとって「キュー」となっている衝動を感じた時には、手を休めて、実際に自分の頭の中で何が起きているかを考えてみました。通知をチェックすることによって、ドーパミンが出ているのは間違いありません。また、英語ではFOMOと呼ばれる、「自分だけ楽しいことから取り残されているのでは」という不安がかなりあることもわかりました。でも、私が深く考えずにアプリケーションめぐりをしてしまう最大の理由は、自分を欺いて生産性が高いと思い込ませるためだったのです。

168 Hours』で、Laura Vanderkam氏はこう指摘しています。「仕事中はとかく慌ただしいものですが、これは生産性が高い仕事をしているという誤った感覚を招きます。こうした偽の充実感に溺れてはいけません。たくさんの仕事をこなしているからといって、何か重要なことをしているとは限らないのです」。次々とやってくる表示をモグラたたきのように処理するのは、時間を有効に活用する方法とは言えないのは確かです。それでも、自分は忙しい、重要な人間だ、きちんと仕事をこなしているという気分だけは味わえるのです。

実に幻滅させられる話です。「この習慣から得られるのは生産性が高いという誤った感覚だ」と気付くことは、悪い習慣を変える最初の大きなステップでした。しかし私は、代わりになるルーチンを必要としていました。


ルーチンの入れ替えによって悪い習慣を克服

完全に習慣を消し去ってしまうのは不可能だとしても、キューと報酬の間に挟まっているルーチンを入れ替えれば、改善することは可能です。デュヒッグ氏も「これが定番の方法です」と書いています。「同じキューを使い、同じ報酬が得られるようにすれば、ルーチンを入れ替えて習慣を変えることができます。キューと報酬を同じに保てば、ほぼあらゆる行動を一変させられる」というのです。目からうろこが落ちるような話です。

そこで私は、タスクを1つ片づけ、「次は何をやろう?」というキューがやって来た時には、新たなルーチンとして、仕事を一緒にやっているチームに「今から集中するよ」と声をかけた上で、今やるべきタスクに必要なツール以外はすべて閉じてしまうことにしたのです。この場合も報酬は同じで、生産的なことをしたという満足感が得られます。ただしこの場合は、もっともらしいように見えて実は怠惰な行動ではなく、実際の生産性向上につながります。


悪い習慣を変える隠れたメリット


たった1つの悪い習慣を改めるだけでも、それに付随して驚くべきメリットが生まれます。それは、そうした前向きな変化が、仕事以外の部分にも良い影響を及ぼすという点です。どうしてそうなるのか、理由は正確にはわかりませんが、少なくとも良い影響があるのは事実です。しかもこの原則は、個人の場合だけでなく、社会や組織にも当てはまるのです。一例を挙げると、ポール・オニール氏が業績の落ち込んでいたアルミニウム大手、アルコアのトップに就任した時、力を注いだのは労働者の安全向上でした。このように、カギを握る1つの習慣の改善に集中したことが、アルコアの業績を好転させ、ダウ平均採用銘柄でも株価上昇率が並外れて高い会社の1つに変える要因になったと、デュヒッグ氏は解説しています。

悪い習慣を1つ選び、1週間ほどその習慣について関心を持つと、何が起きるでしょうか? 自分にとってのキュー、ルーチン、報酬が何かを突き止めれば、「ルーチン」の部分に取って代わる、新しい行動を見つけられるのでは? さらにはあなたの勤務先の会社でも、慣習になっている重要な事柄を変えてみたら、何か変化が起きるかもしれません。例えば、会議の運営方法新規採用した従業員の受け入れ方などはどうでしょうか。手始めにそうした慣習を変えてみれば、プラスの連鎖反応が起きるかもしれません。

そうした変化の効用について、デュヒッグ氏はこうまとめています。「習慣は変えられるとの認識に至れば、自分が持っている習慣を変える自由、そして責任を手にすることになります。習慣も再構築が可能だとわかれば、習慣の力を把握しやすくなり、変革に取りかかることが唯一の選択肢になるはずです」


How to Break Your Worst Work Habits | Help Scout

Emily Triplett Lentz(原文/訳:長谷 睦/ガリレオ)
Photo by Shutterstock

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