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印南敦史  - ,,,,  06:30 AM

ビジネスの段取りをうまくやる秘訣は、タスクの「仕分け」にあった

ビジネスの段取りをうまくやる秘訣は、タスクの「仕分け」にあった

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複雑な問題がたくさんあれば、どれから解決すればよいのかわからなくなるのも仕方がありません。力を集中すべきポイントがわからない。優先順位をつけられずに、行動力が落ちてしまう。頭の中がごちゃごちゃだと、当然の結果と言えます。(「はじめに 『本物の仕分け術』がすべてを解決する」より)

しかし、そう主張する『能力以上の成果を引き出す 本物の仕分け術』(鈴木進介著、青春新書)の著者にも、かつては頭のなかを整理しきれず、空回りばかりだった時期があったのだそうです。しかしあるとき、気になることをメモに書き出すようにすると、感情に振り回されることなく正しい決断ができるようになったとか。書き出し方は、たとえばこんな感じです。

・いま、自分が「できること」と「できないこと」はなんだろうか
・求められる完成度が「100%のもの」と「60%でいいもの」はなんだろうか
・「自分で行うべきこと」と「他人に任せてもいいもの」はなんだろうか
(「はじめに 『本物の仕分け術』がすべてを解決する」より)

そして自分の決断に自信が持てるようになると、まわりからも信頼してもらえるようになったのだそうです。それも、「仕分けの力」なのかもしれません。きょうは仕事と仕分けとの関係に言及した第2章「ムダのない段取りが、『圧倒的な成果』を生む」に焦点を当ててみましょう。



効率性と生産性の"要"は、仕分けにある


仕事の「段取り」は、業務の「仕分け」そのもの。つまり仕分け術を身につければ、段取り上手になれるということ。そして、うまく段取りができれば、仕事をスピーディに、効率よく進めるようになるため、仕事がスムーズに回り出すといいます。

著者の主張の大切なポイントは、「行動力のなさは怠慢のせいではない」ということ。ましてや能力、才能の問題でもないのだとか。目標を達成できないことで自分を責める人がいますが、達成できないのは単に「目標が大きすぎる」からだというのです。

目標が大きすぎると、どこから手をつけていいのか見当がつかなくなって当然。そのため結局は「なんとなく難しそうだから、他の仕事からやろう」と、やるべきことを後回しにしてしまう。そして、あとになって後悔するという悪循環だということ。少なからず、納得できる話です。

つまり、だからこそ「仕分け」が必要だという考え方。一足跳びに目標に達しようとするのは難しいので、楽に一歩を踏み出せる行動項目をつくることが必要。そんなとき、問題や課題、目標を小さく「仕分ける」と、行動を起こしやすくなるという考え方です。そして、それは仕事の「段取り」そのものでもあるといいます。

ちなみに、ここで著者のいう「小さく仕分ける」とは、「いますぐ誰でも気合を入れずに着手できるレベル」のこと。よくいわれる「ベイビーステップ」、すなわち赤ん坊でもできるくらい、行動項目を小さく仕分ければいいということです。逆に「面倒くさい」「なにをしていいのか曖昧だ」「不安だ」「難しそう」と感じるなら、それはまだ行動項目が大きいということだといいます。(46ページより)


問題を最小化すれば「すぐやる人」になれる


では、具体的に行動を仕分け、段取りをするにはどうしたらいいのでしょうか? このことを説明するにあたり、著者は「お客様を集めてセミナーを開く」というミッションがある場合を想定して解説しています。

いうまでもなく、「お客様を集めてセミナーを開く」だけではミッションが大きすぎ、なにから手をつけたらいいのか曖昧な状況です。そこでこうした場合は、行動項目を「大項目・中項目・小項目」の3段階に仕分けて書き出すといいそうです。

・大項目:1.集客、2.セミナーコンテンツの作成、3.会場・告知ツールの準備
・中項目(大項目「1.集客」の部分):1.既存顧客、2.見込み客
・小項目:(既存顧客)案内メール、(見込み客)ウェブページの作成とチラシ作成、DM制作業者選定
(49ページより)

このように、3段階の小項目までくると、行動項目がかなり小さくなります。ミッションが大きすぎるとわかりにくいことも、小項目の1つずつなら、大きな馬力を必要とせずにスタートできるわけです。それでもまだ不安を感じるなら、気軽に取りかかれるレベルまでさらに小さくしていけばいいわけです。(49ページより)


ムダをゼロにする「やらないことリスト」


楽にこなせるまで小さく仕分けした行動項目は、そのまま「やるべき業務」となります。つまりゴールから逆算して業務を割り出すのは、優先順位をつけるためにも欠かせない作業だということ。通常、仕事は複数の案件が同時進行しているものであるだけに、放っておけば膨大な量になってしまいます。

そこで「業務を減らす」という発想のもと、「やるべきこと」と「やらないこと」に仕分け、業務を最小化してしまうという発想です。そして、ここで引き合いに出されているのが、現代経営学の父として知られるP.F.ドラッカーが著書『創造する経営者』のなかで述べている言葉。

「誰にとっても、優先順位の決定はそれほどむずかしくない。むずかしいのは劣後順位の決定、なすべきでないことの決定である」(52ページより)

ドラッカーはここで、「やらないことを決めるのは難しい」といっているのです。だから、優先順位よりも劣後順位、すなわち「やらないこと」を先に決めることを進めているわけです。しかし、それは決して簡単なことではないはず。そこで著者は、決断を速く、間違いなくするために、あらかじめ「やらないことリスト」を作成しているのだそうです。一度リストをつくってしまえば、劣後順位をつけやすく、迷いが少なくなるから。

もちろん「やらないこと」もその時々に応じて変わるものなので、定期的にリストの見なおしをすることは必要。それでもリストがあれば、業務量を減らすきっかけになるといいます。(50ページより)


忙しいときは「いま」を基準に仕分ける


しかし、それでもやることが減らず、精神的に追い込まれることもあるかもしれません。特に複数の案件が同時進行しているとき、方向性の違う業務をほぼ同時にこなす必要があるときなどには、「忙しい感じ」が増してしまうもの。忙しければ忙しいほど頭のなかがごちゃごちゃになり、なにから手をつけていいのかわからなくなってしまうわけです。ところがそうなると、必然的にモレが発生する確率も高くなるでしょう。また疲労も増え、達成感からはほど遠い状態になってしまいます。

だからこそ、業務が多く、優先順位をつけにくいときにも仕分けが有効なのだと著者。このような場合には、時間軸を「いま」に限定して仕分ければいいというのです。「いま、集中すべきもの」だけにし、それ以外は「いったん捨てる(保留)」か「捨てる」かして"最小化"するということ。たとえば、きょうの午前中に取り掛かる業務を決めるのであれば、ひとつずつ「いまかどうか」を確認し、優先順位をつけるのです。

・A案件の上司への報告:いま(いちばんに行う)
・B案件の提案書:いまではない→いったん捨てる(きょう午後メールする)
・C案件の資料を集める:いま(上司への報告後、午前中に終わらせる)
(55ページより)

すべての業務を一度に整理しようとすれば、ごちゃごちゃして当然。でもひとつずつ「いま」か「いまではない」かを仕分けていくと、やるべきことをシンプルにできるというわけです。逆に、ごちゃごちゃのままで仕事に取りかかったとしても、気持ちが焦るばかり。しかもバタバタしていると、ミスをしたり、大切な締め切りが抜け落ちたりするもの。あるいは、締め切りを守れたとしても、相当な疲労感に襲われるはず。

時間の非効率はいろいろな意味で、自由時間や創造時間の減少にもつながるでしょう。そのため「忙しくて大変だ」と感じたときほど、遠回りせずに行動できるように、「立ち止まって仕分ける時間」をつくる必要があるという考え方です。(53ページより)


カレンダーとやることリストは、あえて分けない


業務を割り出して整理したら、次にすべきは、それぞれの期日を決めて手帳などに書き込むこと。そして、このスケジュール管理においては、アポイントとやるべき業務を一元化することが大切。具体的には、最終的な締め切りから逆算し、「なにを」「いつ」行うかを決めていく。そして決めたらすぐに、カレンダーや手帳に書き込んでいく。

複数の人が関わるプロジェクトの場合は、「1.なにを行うか、2.誰が行うか、3.いつまでに行うか」の3項目を入れることが大切。これがプロジェクト進行の骨組みになるわけです。決めて、進行を管理すればプロジェクトは進みはじめるもの。そのため、この3項目を徹底的に突き詰めることが重要だといいます/(57ページより)




このように具体的な解説がなされており、さらには「モノ・データ」「キャリア」「人間関係」「お金」の仕分け方も。本書を参考にすれば、「仕分ける」という手段をさまざまなかたちで応用できそうです。


(印南敦史)

  • ,,,,, - By

    香川博人

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