• GIZMODO
  • DIGIDAY
  • gene
  • cafeglobe
  • MYLOHAS
  • Glitty
  • machi-ya
  • roomie
  • GIZMODO
  • DIGIDAY
  • gene
  • cafeglobe
  • MYLOHAS
  • Glitty
  • machi-ya
  • roomie

和田美樹和田美樹  - ,,,  11:00 PM

大企業にありがちな「お役所仕事」に対処する方法

大企業にありがちな「お役所仕事」に対処する方法

160815bureaucracy.jpg


大企業で働くことは、幸福でもあり、災いでもあります。恵まれている点としては、多くのリソースを好きなように使えて、IT部門の手助け、クリエイティブ・チーム、メンター、何でも揃う備品室、その他、何でも頼めば手に入るということが挙げられます。その一方、企業という環境にありがちなお役所仕事が、新しいアイデアの発展を妨げたり、やり遂げなくてはならない仕事を遅らせたりすることもあります。

不必要な社内規定や、膨大な文書業務、意思決定権限の欠如などを見ていると、規定を定める人たちは、こちらの仕事を意図的にやりにくくしているのではないかと思えてくるほどです。しかし、そうした不合理さ、すなわちお役所仕事を、あなた一人の手で今すぐなくすことはおそらくできないでしょう。ですが、それらに正面から向き合って正しく対処することで、あなた自身とチームの苛立ちをかなり軽減することができるのです。

以下は、数年間企業の世界で過ごしている私が、最も歯がゆく感じたことと、自分なりに学んだ、積極的な対処方法です。


問題1:透明性の欠如


あなたは、重役でもない限り、会社の経営判断について、あまり多くを知らされていないはずです。たとえ管理職であっても、予期していなかった発表や、新しいイニシアチブ、方針転換など、寝耳に水のことがよくあるのではないでしょうか。

私の職場ではこんなことがありました。約1カ月前、私の部署の社員4人が面談に呼ばれ、その場で解雇されたのです。私は何ひとつ知らされていませんでした。彼らの管理者である私は、即刻マネジャーのもとへ飛んでいき、どんな事情を知っていたのか聞いたのですが、彼女は、解雇があったことも、どのような情報がもとでそうなったのかも、解雇される社員がまだ他にもいるのかも、知りませんでした。

わが社が、別会社に買収・合併されたときも同じでした。経営と構造が変わることを知らされていたのは一部の部署だけで、他のすべての社員は、その情報が戦略的に告知されるまで、噂に頼るしかありませんでした。


対処法


会社の内部事情を見抜くためにこうすれば大丈夫というやり方はありません。あなたに知られたくないというのがCEOの意向であれば、おそらく知ることはできないでしょう。しかし、常に自分の上司とのコミュニケーションを密にし、特定の状況についてその人が知っていることを聞いておいても、損はありません。私の経験でわかったのは、マネジャーから多くの具体情報を教えてもらうことはできなくとも、時おり価値ある情報を聞き出すことならできるということです(それによって、全体像は無理でも、少なくとも一部は見ることができます)。

情報不足への対処法としてもう1つできることは、自分の役割の範疇において軽やかに行動することを常に心がけることです。難しいかもしれませんが、何かが変わっても、(不満を言ったり、どうして前のやり方ではだめなのかとぼやき続けたりせず)それを優雅に冷静に受け入れることを学ぶと、順応するも楽になりますし、変化をうまく乗りこなすことができます。


問題2:無意味な社内規定


会社のハンドブックを見てみると、行動規範から、服装規定、休暇規定まで、さまざまな社内規定が羅列されていると思います。大部分においては、なぜこのような社内規定が必要なのか、あなたはおそらく疑問に思わないでしょう。

ところが、ばかばかしい内容の規定に出くわしたとたん、それは変わるはずです。たとえば、こんな規定です。有給休暇は、半日か1日単位で取らなければならず、時間単位で取ることはできない。つまり、医者に行くのに貴重な有給休暇を1時間だけ使うことはできず、4時間使わなければならないというルールです。また、時給制従業員は、たとえ昼休みや休憩時間でも、スマホの使用やインターネット・サーフィンをしてはいけないといった規定もあります。

仕事の遂行方法をわきまえた大人ばかりのオフィスにこのような規定があるとはどういうことでしょう? このような社内規定は不必要かつ不当に思われます。


対処法


どんなにもどかしい規定にも、おそらくそれなりの理由があるはずです。私は、その理由について自分がもっと詳しく知ることができれば、もっと素直にその規定を受け入れる(そして守る)ことができると気づきました。たとえば、前述の有給休暇に関しては、4時間か8時間でないと、わが社のシステムで処理できないという事情を知れば、人事部が有休を早く消化させようとしているなどと勘ぐることなく、納得できます(また、これがこの規定の唯一の理由であるなら、有休の取得を回避することも考慮できます。たとえば、従業員の誰かが医者に行くなら、単に遅れて来させ、その代わりに昼休みを返上させるといった策が取れます)。

問題3:意思決定の権限がない


取締役クラスの役職にならない限り、あなたには、チームやクライアント、また自分自身をも代表して意思決定をする自由はあまりないはずです。

たとえば、私のチームの主な役割は、保険請求を電子的に行うためにクライアントのソフトウェアをセットアップすることなのですが、最近になり、請求書に対する異議申し立てへの対応も任されるようになったのです。つまり、クライアントが電話してきて、本来の倍額を請求された、などというクレームをぶつけてくるのです。私たちは、システムに遠隔アクセスすることができるので、その問題について、ある程度は調べることができます。

しかし問題は、私たちは、誤請求があったこと自体は確認できても、クライアントの支払い義務について詳しく説明した契約書にはアクセスできないということです。過剰請求があって、クライアントに返金がなされるべきことが明確でも、その手続きをする権限は私たちにはありません。したがって、この件を別の部署に回し、上の承認を得なければなりませんでした。これは、関係者全員にとって、とても面倒で、腹立たしい事案でした。

どのような職位に就いていても、こうした経験をすることはあるはずです。しかし、適切な承認を得ずに、意思決定をしたり、業務プロセスを変えたり、クライアントのために危ない橋を渡ったりする権限はあなたにはなく、もしそのようなことを勝手にしてしまったら、まずいことになるでしょう。


対処法


私は、もし自分が、決まりを変えたり、何かを承認したりする立場にないことが事前にわかっている場合、そのことを最初から相手に正直に伝えておくやり方が好きです。つまり、クライアントと請求書の話をするなら「私のほうでこの問題を調査いたしますが、請求書を実際に修正するには、別途カスタマーサービスで対応させていただくことになります。よろしいでしょうか?」という説明で会話を始めるのです。

自分に権限がないことを話の最後に告げたのでは、相手を苛立たせてしまいますが、最初から誤った期待をさせなければ、そうした感情を回避できるというわけです。


問題4:膨大な文書業務と形式的な手続き


あなたは、終わりのないToDoリストとたくさんのプロジェクトを抱えているかもしれませんが、その1つひとつを実際に進めていくのは、言うが易しなのではないでしょうか。作業にさっそく取りかかることはできず、参加者や、費用、作業スケジュールを詳細に示したプロジェクト計画を作成しなければなりません。

計画に対するフィードバックを得るには、まずそれを上司に送り、1週間たっても返事がなければ、フォローアップのメッセージを数回送らなければなりません。そして、その上司が上からの承認を得るのを待つので、実際にプロジェクトに手をつけることができるのは、「スタート」してから数週間後です。

あなたもこのような経験をしていないでしょうか? このような環境下では、何をやり遂げるのも困難かつ非常にもどかしいものです。


対処法

残念ながら、既存の承認プロセスがいくら長く面倒でも、それに抵抗すれば、さらに長期化することになります。たとえば、私の部下は、よく私に、物事の手順について不満を言いに来るのですが、私はいつも「いくつかの例を文書で示してくれる?」と頼んでいます。改善の必要性を私が判断し、上に提案するには、結局そうするしかないのです。話をしたときに、部下たちが事例を用意していないと、改善のプロセスに1~2日、余計にかかります。でも用意できていれば、すぐに取りかかることができるのです。

プロジェクト計画の下書きや、書類の作成、プロジェクト計画の作成にも、同じことが言えます。面倒ですが、そうした文書が必要だとわかっているなら、最初から作っておけば、迅速なスタートが切れるのです(そして、上司からいつものように「文書にしてある?」と言われて苛立つこともありません)。コツとしては、承認の要請、改善の提案、アイデアの提示などに、繰り返し使えるテンプレートを作っておくと良いでしょう。

結局のところ、規定やポリシーは、事業の運営をスムーズにするという理由で存在するのです。もどかしく感じるかもしれませんが、なくすことはできません。しかし、あなたがお役所仕事との付き合い方を少し変えることで、困難を切り抜けるのがより楽になり、毎日の職場生活に大きな違いが生まれるのです。


How to Deal with the Worst Organization Bureaucracy | The Muse

Avery Augustine(原文/訳:和田美樹)
Photo by Shutterstock

MORE FROM LIFEHACKER

powered by
    
    
    
  

Kotaku

Recommended

© mediagene Inc.