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印南敦史  - ,,,,  06:30 AM

伝えたいことはいつも紙1枚で。あらゆる仕事に応用できる「トヨタの伝え方」とは?

伝えたいことはいつも紙1枚で。あらゆる仕事に応用できる「トヨタの伝え方」とは?

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トヨタの伝え方』(桑原晃弥著、あさ出版)は、「トヨタ式」の伝え方をさまざまな角度から検証した書籍です。いうまでもなく、トヨタ式の「トヨタ」とは自動車メーカーのトヨタ自動車のこと。同社がこれまでに生み出してきた「ジャスト・イン・タイム」「改善」などの仕組みは、国内外で高く評価されていることでも有名です。「トヨタ式」とは、これらの仕組みの根底に流れる考え方を整理し、あらゆる仕事に応用できるようにまとめたものだということです。

「付加価値をつけて伝える」
----なにかを伝えるときにそのまま渡さない。新たな価値を加えた上で渡す。
「相手の負担をなくすように伝える」
----「伝える」ときは"紙1枚"。理解する労力を相手に押しつけない。
「伝えたあともフォローする」
----相手が完全に理解し、行動を起こすまで徹底的につきあう。
(「はじめに」より)

著者によれば、これがトヨタ式のアプローチ法。そしてトヨタ式の「伝える」の本質をひとことで表現するなら、「最終的に行動につなげること」だといいます。そこで本書では、こうした考え方を軸に、「伝える」というコミュニケーションによって、相手の考えや行動を変える工夫を紹介しているわけです。第1章「伝えることは思考を整理すること」から、いくつかの要点を引き出してみましょう。



伝える前に「答え」を準備しておく


しゃべり方や文章術などのテクニックも、もちろん大切。しかし「伝える」に際してもっと重要なのは、「なにをどのように伝えるべきか、事前に自分自身がよく考えておくこと」だと著者はいいます。異なった表現を用いるならば、「伝えることは考えること」だというわけです。少なくとも重大な問題については、自分で考え、解決するという訓練をしておくべきだといいます。

そしてトヨタ式の特徴として、次のような考え方があるのだそうです。

・「止まる」のではなく「止める」
・「決められた」ことを自分で「決めた」ことにする
(20ページより)

前者は、不具合が起きたら、ロスを覚悟で仕事を止めて改善すること。なぜなら放置した場合、やがて仕事が止まってしまうほど大きな不具合が生じてしまうから。対する後者は、決められた規則やルールは変化に合わせて改善すべきであり、そうすれば自分たちで決めた、よりよい規則になるということ。

そしてそれは、なにかを伝える場合も同じだといいます。「伝える」テクニックは最小限だけあればいいことで、それよりも大切なのは「伝わる」ように内容を整理することだという考え方。「伝える」よりも、自然に「伝わる」ようにするということです。

よく考えられ、よく整理された内容は、ストレートに伝えるだけで誰もが理解できるもの。いいたいことが伝わらないのは、相手の理解力が足りないせいではなく、いいたいことを整理できていない自分の思考不足のせいだということです。

トヨタ式の背景にあるのは、「仕事とは付加価値を高めることだ」という思想。だからこそ、「1」の情報を「1」と伝達するだけでは十分だとは考えないのだといいます。伝える際に、省略したり、並べ替えたり、置き換えたりして整理することで、「1」の伝達力を「2」や「3」にしたり、ときには「10」にしようとするというのです。伝えたいことをうまく整理できれば、期待値を大きく超えた結果が得られるというわけです。(18ページより)


いいたいことに「見出し」をつける


確実になにかを伝えるためには、考え方をシンプルにまとめることが不可欠。そのためには、次の2つを意識することが大切だと著者。

1. 伝えたいことにタイトルをつける
2. 伝えたいことを3つにまとめる
(22ページより)

1.に関して著者が引き合いに出しているのが、トヨタ中興の祖と言われた石田退三さん(社長、会長、相談役を歴任)による「よい品、よい考(かんがえ)」というメッセージ。「よい品はよい考えから生まれるという意味でもあれば、よい品からまたよい考えが生まれるという意味でもある」と石田さんは語っているそうです。

トヨタ式の思考は、常に現実の仕事と同身一体でなければならないもの。トヨタの場合、当然ながら「よい品」とはよい車ということになります。だとすれば、どうすればよい車を安くつくれるか、それをどう売り広めるか、さらにどう改善していくか。そうした課題を基軸にして考えれば、必ずいい案が出るというわけです。

そして伝えたいことがある程度絞られている場合は、2.のように、2つか3つにまとめることが大切。「ポイントは3つです」「2つだけ申し上げます」などと事前に予告して聞き手の集中力を高める話術は有名ですが、それは自分の思考を整理するという意味においても有効だということ。(22ページより)


必要事項を「紙1枚」にまとめる


伝えたいことが10あったとしたら、下位の8はたいてい伝える必要がないと著者は断言します。そして、そんな考えを軸にここで紹介しているのは、必要事項はすべて「A3またはA4サイズの紙1枚」にまとめるというトヨタ式の不文律。これが徹底されているため、どんなタイプの人でもおのずと短く書く習慣がつき、それがムダのない考え方をする思考風土をつくりだしているというのです。

多忙なビジネスマンが、「現状把握」「問題の真因」「改善策」「実行計画」「評価方法」などの必要事項を1枚の紙にまとめるのは至難の技。そのためには徹底して調べ、突き詰めて考え、大胆に取捨選択をして、頭を整理しなければならないわけです。しかし、そのように困難な作業は、次の3つのメリットを生むことにもなるといいます。

1. 起案者が考え抜く
2. 読む人の時間をムダにしないため、決済が早まる
3. ペーパーワークに費やす時間を、付加価値を生む仕事に活用できる。
(27ページより)

紙1枚にまとめる難しさにくらべれば、長々と話し続けたり、分厚い書類を書いたりするのはたやすいこと。しかし、それは理解を受け手に任せる無責任なやり方だと著者は指摘します。自己満足にすぎない未整理の書類をつくったところで、相手にはなにも伝わらないわけです。

ちなみに副社長を務めた大野耐一さんも、分厚い書類を嫌い、「資料が紙量や死量になっていないか」といっていたそうです。資料がすべてムダだということではないけれども、せっかくの資料がムダにならないように、「紙のムダになっていないか」「誰も読まないものになっていないか」という問いかけをしろということ。

さらに、そんな大野さんは現場の状況を反映した資料はしっかり読んだものの、次のような資料にはほとんど目を通さなかったとか。

【予測値】
現状をベースにした予測に意味はなし。なぜなら現状は、改善によって明日には変わるものだから。予測できない将来を予測するよりは、現場に行って改善をするほうがいいというわけです。

【いい情報ばかりのデータ】
改善を進めるためには、問題を可視化することが重要。悪い情報こそが大切なので、いい情報ばかりを羅列した資料は、「裸の王様」をつくることになるという考え方。

【課題のない報告】
トヨタ式では、研修を受けて「学びました」という報告は却下されるそうです。学んだ結果、自身の仕事にどんな課題を見つけ、どう解決しようと考えたのかが大切だから。
(28ページより)

企業が大きくなればなるほど、「前例」「ライバルの動向」「他部署との競合」などに配慮して、書類は分厚くなってしまいがち。しかしそれは、大企業病だといいます。また、上司が厳しいと、「叱責されないようにしよう」と思うあまり、やはり書類が細々としてしまうものです。ただ、それらはいずれも打破しなければならないものであり、その方法は「短くすること」。

だから、短い書類が却下されようと、気にすることはまったくないそうです。それどころか、物事を単純化して伝えるという訓練は、必ずかけがえのない財産になるはずだと著者は断言しています。(26ページより)




著者は、トヨタ式の実践現場やトヨタマンを幅広く取材し、トヨタ式の書籍、テキストなどの制作を指導してきたという人物。つまりトヨタの現場を実際に見てきているだけに、ここで展開されている考え方にも大きな説得力があります。「伝える」ことはなかなか難しいだけに、参考にしておきたい1冊だといえます。


(印南敦史)

  • ,,,, - By

    友清哲

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