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和田美樹和田美樹  - ,,  11:00 PM

メールで起こる「エンドレスなやり取り」を減らす4つの具体策

メールで起こる「エンドレスなやり取り」を減らす4つの具体策

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Eメール。それは、手放したくても手放せない、悩ましいツールです。メールユーザーは世界で26億人もいて、その数字は今後も増加の一途をたどると予想されています。ただ、メールは生産性の敵でもあります。いったん受信ボックスに手を出すと、もとの仕事に注意を戻すまで約16分もかかる、という研究もあるそうです。ちなみに、メールに埋もれた情報を1つ探し出すには、約2分ほどかっているそうです。たった2分でも、積もり積もれば、かなりの時間的ロスになります。

とは言っても、メールは仕事をするためには必要なので、単なる悪習慣として捨てるわけにはいきません。あなたが上司や同僚、顧客から、情報、承認、解答を得て仕事を遂行するのに必要なものだからです。

しかし、あなたが誰かにメールを送る際、相手に何を求めているかを明確にしなかったり、質問が不適切だったりすると、あなたがメールに費やす時間が飛躍的に増えることになります。あまりうれしいことではありませんね。メールのやりとりを最小限に抑えてスピードアップし、これまで以上に効率的なコミュニケーションをとるための、4つのコツを紹介したいと思います。


1. 質問を明確にする


同僚に自分のアイデアを投げかけて、「どう思いますか?」という質問でメールを終えたことはないでしょうか? 締め切りが迫っていることや、プロジェクトの運営、選択肢のチョイスなどについて、誰かの意見を聞き出したいなら、その旨をもっと具体的に伝えなくてはいけません。結局、あなたが相手の答えを読むのに時間をかけたくないのと同様に、相手も、あなたのしてほしいことを解読するのに余計な時間をかけたくないのです。

たとえば、相手の対応を要する、ある計画をメールで送ったのなら、「どう思いますか?」というあいまいな自由回答ができる質問の代わりに、具体的な質問をしましょう。たとえば「来週までにこの計画を現実的に遂行するには、何が必要でしょう? これをできるだけ早く進めるために私にできることがあれば教えてください」といった聞き方です。こうすれば、あなたの同僚は、迅速でダイレクトな返事をすることができ、あなたも、より質の高い解答を得ることができます。


2. 要点から先に

なんでもかんでも何週間も前に揃えなければ気が済まないタイプの同僚がいたとします。その同僚から、とんでもなく短い締め切りで成果物を要求するメールが届きました。不満に思ったあなたは、納期を再交渉するために「そのプロジェクトにはもっと時間をかけさせてくれませんか?」と返信したい気分です。しかしそれをやってしまうと、納期の解決だけで、あと5、6回のメールのやり取りが必要になるでしょう。

そこで、そう言う代わりに、自分のできることだけを伝え、それだけにとどめるのです。こう言ってみてください。「私は今、他に優先すべきプロジェクトを3つ抱えています。だから、来週の木曜日中に終わらせます。もっと早くできるようならお知らせします。ご理解いただけますようお願いいたします」。これで終わりです。


3. 不必要な返信を誘う質問をやめる


不必要なメールを招いてしまうメッセージというのがあります。それは、あなたが無意識のうちに相手の返答を求めているのが原因なのです。それを防ぐには、メールの最後に「これでよいと思いますか?」といったことを言うのをやめ、代わりに「何か質問があればご連絡ください」と言いましょう。相手は、もし質問があれば言ってくるでしょうし、なければ返信不要です。

また「もしあなたと私で考えが違っているようならお知らせください」とか「この件についてもっと話し合う必要があるようならお知らせください」といった締めくくり方もできます。このような簡潔な言葉づかいをすると、相手が問題にさえしなければ、この会話はこれで終わりであるということがはっきり伝わります。


4. タイトルをおろそかにしない


あなたのメールの件名は、効率性にとって非常に大切なものです。そのメールに相手がどのくらいの注意を、いつ払うべきかを予告するために活用しましょう。相手が受け取る不要なメールから、あなたのメールがひときわ目立つようにします。

件名で、緊急性、成果物、締め切りなどを示しましょう。たとえば「金曜正午までに要対応:アクメプロジェクトの納期来週」といったタイトルをつけることができます。

これで、読む人にある程度の注意喚起ができますね。その人は、返事の締め切りがあること、そして来週のプロジェクト完了に向けて重点的に取り組むべき仕事があることを認識するでしょう。




送信者としても受信者としても、Eメールには多大な時間と注意が必要とされるのですが、ほんのいくつかのシンプルなテクニックで、返答の数を減らすことができます。コミュニケーションを効率化すると、自分が受信ボックスをコントロールできていると感じられるだけでなく、同僚たちからも、効率化に協力してくれていると感謝されるでしょう。

ただし、心に留めておきたいのは、オフラインでの会話が最善策である場合もある、ということです。大まかな目安として、3往復のメールで問題が解決できないような場合、あるいは、途方もなく長いスレッドのせいでミスコミュニケーションが生じているような場合は、面と向かっての会話を提案し、問題を早く解決しましょう。


4 Ways to Cut Down on the Back-and-Forth Emails in Your Inbox | The Muse

Lea McLeod, M.A.(原文/訳:和田美樹))
Photo by Shutterstock


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