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ライフハッカー編集部ライフハッカー編集部  - ,  07:00 PM

新入社員に与えられる「つまらないタスク」の真の意味

新入社員に与えられる「つまらないタスク」の真の意味

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新入社員に与えられがちな「雑用」に近いタスクの裏には、その先ビジネスマンとして働いていく上でのヒントが色々と隠されているようです。以下、サイボウズ株式会社のオウンドメディア「サイボウズ式」のこちらの記事より転載いたします。


新人の仕事はえてしてツマラナイ──。

それなりの規模感の会社に入った新入社員はこう感じることが多いのではないでしょうか。かくいう自分もそうだった経験があり、「なんでこんな雑務をやらなくてはいけないのだ...」と立場をわきまえずに考えてしまっていました。

新人の発想・行動力を即戦力、ドライブ力として扱ってくれるベンチャー系は素晴らしいです。おそらくやりがいを感じやすいだろうし、本当のところで「下積み経験」なんて必要ないケースは多いからです。仕事はやってみないとわからないことが多すぎます。実戦(実践)をこなしてこそ、経験につながる...。

これはひとつの側面としてまちがいないとして、「新人は先輩のサポートから始める」ということが決まっている会社におけるの身のこなし方について、今日は書いていきます。


新人が"とりあえず議事録"を書かされる理由


さて、新人の仕事の代表例は「議事録を取る」であったり「会議室の予約をする」あたりでしょう。

一見、何の生産性もないタスクです。ただ、こういったタスクが伝統的として振られるにはそれなりの理由があって、先輩の視点からすると「意思決定」をともなったタスクを新人に簡単に振ることはできなかったりします。というのも、会社の仕事は属人的になってしまっていることが多いから。

「意思決定」は、その人が実務経験上、生きた知識として身につけたものを判断材料として行われます。それは明文化できるものもあれば、できないものもあります。明文化できるものに関してはやっておいた方がよいという話なのだけど、それをきちんとやっている人(会社)はけっこう少ない。それ用の工数を確保することは難しく、次の業務に向かっていく。そして会社における有識者はできあがっていく。知見として共有されずに、引き継ぎの段になってはじめて他者に共有されることが多いからです(よい悪いの話ではなく、実態だ)。

また、自分がやっていることを整理したマイ・メモ持っている人は多くとも、それを第三者が見るだけで使えるようにマニュアル化している人も少ないでしょう。そういった事情もあって、第三者の面倒を見る際に多くの人がやりがちなのが、「頭を使わず(意思決定をせず)にできることを、後輩に振る」という行為になってくるのです。


"とりあえず議事録"は有意義である


新人が組織の小さな歯車になるのではなく、大きなことを任せてもらえるのはたしかにやりがいがあります。だけど、それは相応に大変なことで、消耗していく人も少なからずいます。意思決定の難しさ...それは利害関係がわからないと、優先順位がつけられないことであったり、上司の意図と、取り引き先の意図の架け橋(板挟み)になることの難しさだったり。やらなくてはわからないことだけれど、教育なしで自力でとりあえずやってみてほしいというのはけっこう酷だと、俺なんかは思います。

よって、「とりあえずの小さなタスク」を振ってもらえるのは、見方次第では「猶予期間」を与えられているといえて、そのなかで何をやっていけばいいのか? と視点を変えることが自分の成長を促す鍵になると俺は考えています(そしてそれは経験上、難しかったです)。

たとえば「会議室の予約」は非常におもしろいです。仕事で優先すべきなのは「人と場所のスムーズな調整」だということがわかるから。ちょっと仕事ができる人が大切にしている視点は、自分だけで完了するタスクよりも、人が絡むタスクを優先させるということでしょう。また、納期から逆算していつまでに設定しておかなくてはいけないか、という視点も必要になってきます。

定例会議の「議事録」だってそうです。実は議事録のフォーマットはよくできています。参加者・日時・当日のトピック・決定事項・次回までのToDoなど。継続的に行われるプロジェクトにおいて必要な目線が詰まっていて、どれひとつとしてムダなものはない。また交わされる議論を「すべて」理解するには、業務の内容であったり、関係者の利害であったりを前提知識として理解しておく必要があります。分かっていない人にはうまく書けないのが、議事録なのだ(新人自体は本当に苦労しました...)。

これらを全力でこなしているうちに、先輩の力を借りずに独力でできるようになったときには、会社員としての基礎体力がついているという側面があるのです。

議事録については、はせおやさいさんの記事をぜひ読んでみてください。


見城徹さん、佐渡島康平さんの新人時代


さて、少し話題を変えます。見城徹さんと佐渡島康平さんの著作を読んでいて、興味深い記載がありました。

見城徹さんは野生時代の新人編集者時代に、作家さんから原稿(しかも長篇)が届いたら、まず5通ずつコピーするという仕事があったようです。まちがいなくつまらない仕事です。現在のように一気に大量の処理ができるコピー機がない時代に、「精魂込めてコピー」したようで「任された半年間で1枚も間違えなかった自信がある」と振り返られています。「小事が大事、一事が万事」という信念にもとづくものだそうです。

また、それだけでなくもう一枚、自分用のコピーを取り、空いた時間に「自分ならばこう朱を入れる」というトレーニングをしていたようです。これを「つまらなく地味な雑用でも自分の心がけひとつで黄金の仕事に変わる。」と書かれています。

次に佐渡島庸平さんの新人編集者時代です。彼は「電話取り」と「ファックス配り」を重要だと思ったようです。まちがいなくつまらない仕事です。ともに先輩が外部でどのような人間関係を持っているか、そして直接仕事を教えてもらわなくとも、先輩の仕事内容を想像することで、自分のやるべきことがわかるようになるからという理由だったようです。またファックス配りには自分の顔と名前を覚えてもらい、雑談から情報をもらう意図もあったようです。

彼は仕事をするときに「ドミノを倒す」ということをイメージしており、ある1枚を倒したときに、次にどのドミノが倒れるのかを意識してらっしゃるようです。単発の仕事では消耗してしまう。だけど、連鎖であればやる気が自然と継続すると考えているようです。この考え方は膝を打ちました。


直属の先輩・上司にまずは気に入られてみよう


最後に少し視点を変えてみます。こういった「つまらない仕事」をこなすというのは、直属の先輩・上司の黒子に徹するということでもあります。

直属の上司が「手を動かさなくてもいいように、代わりにやってあげる」という役割を担っているからです。先輩が頻繁に思うのは「レビューの手間を考えると、自分でやったほうが結局は速い」だったりします。それを言っては教育にならないのでガマンするわけですが...。逆に、先輩の手をわずらわせない後輩の評価はうなぎ上りです。楽をできている実感が顕著にあらわれるから。

そして、直属の評価は自分の評価に直結します。発言力と信用がゼロの時点では、直属の評価がうのみにされるからです。(もう少し年次が上がれば、上の上の評価を勝ち取ることもできるようになりますが)

会社員はうわさの商売です。いっかい「できない人」のレッテルを貼られると挽回はけっこう厳しく、色メガネで見られて損な役回りを強いられてしまったりします。反感を買っても、圧倒的な結果を出せれば文句を言わせないことはできますが、突かれる「スキ」を見せないというのも大事なことです。守りの攻めという一手です。

そういった意味で、自身で発言力と信用を勝ち取るまでは、こういった「つまらないタスク」を無難に、確実にこなすことが、次のドミノを倒すための一手になると思うのです。新人時代に「言われたことをきっちりできる人」の方が評価を勝ち取りやすいのは、必然なのでしょうね。


新人は「つまらない仕事」ほど確実に、「言われたことをきっちりできる人」になろう | サイボウズ式

(桐谷 ヨウ)
Photo by shutterstock.

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