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印南敦史印南敦史  - ,,,,  06:30 AM

仕事を速くするための、3つの原則とは?

仕事を速くするための、3つの原則とは?

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仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか?』(木部智之著、KADOKAWA)の著者は、ITエンジニアとして日本IBMに入社し、14年間のキャリアの大半をシステム開発のプロジェクトに費やしてきたという人物。現在は大規模で困難なシステム開発プロジェクトにおいて、数百人の開発チームのプロジェクトリーダーを担当しているそうです。

そんななかで実感したのは、「仕事が速い人」と「仕事が遅い人」の差。また、「仕事のスピードを上げたい」ということは多くのビジネスパーソンの望みであるにもかかわらず、そのスキルやテクニックが共有されることはほとんどなかったともいいます。そこで本書では、仕事が速くなるためのさまざまなコツを明かしているわけです。

実は、私自身、もとはと言えば徹夜でゲームをやり込むような、まったくもって普通の人間です。(中略)ここに書いた内容は、「面倒くさいから、ラクして速く、仕事を片づけたい」「面倒くさいから、ムダなことはしたくない」という考えが根底にあります。(「はじめに」より)

そんな自分でもできるのだから、多くの人にもきっと役立つはずだという考え方。きょうは仕事をはじめる「前」について書かれた第1章「仕事の速さは始める『前』に決める」に注目してみたいと思います。



仕事を速くする3つの原則


「仕事が速い人」には、どこか「手の動きが速い」というようなイメージがあります。だから「デキる人」=「次から次へと猛烈なスピードで仕事を処理する人」と考えている人も少なくないでしょう。ところが著者は、本質はそれだけではないと断言します。仕事の速さには3つの要素があり、仕事が速い人はそれらを兼ね備えているというのです。その3つとは、「速くやる」「ムダを省く」「確実にやる」。

【原則1】速くやる 
手の動きそのものの速さだったり、マウスを使わずにショートカットで操作をするなど、動きを速くすること。1回1回は数秒の違いでも、そのテクニックを「知っているか、知らないか」「やるか、やらないか」でどんどん差が開いていくもの。よって、いろいろなテクニックを覚えることで、誰でも速さを追求できるといいます。

【原則2】ムダを省く 
著者によれば、「やらなくてもいい作業をしてしまった時間」こそがムダな時間。ひとりでやる作業であれ、誰かとのやりとりであれ、そして考えることについても、仕事が速い人はムダなことをしていないというのです。一方、仕事が遅い人は「ムダ」に気づいていないことが多いのだとか。そこで、どんな作業がムダかを見極め、そのムダを取り除けば、おのずと仕事が速くなるわけです。

【原則3】確実にやる 
確実にやると逆に時間がかかりそうですが、それは速さにつながると著者はいいます。やったことが間違っていたら、やりなおさなければいけません。「どこからやりなおすか」を考えること自体にも時間がかかるでしょう。つまり、速くやって間違ってしまうよりは、ゆっくりやって確実なほうが最終的には速いということ。
(18ページより)


仕事が速い人は必ず「初動」が速い


どんな仕事にも「最初の一歩」がありますが、仕事の速さを決めるいちばん重要なことが、この「初動」なのだと著者は主張しています。第一歩を踏み出さない限りは、絶対にゴールへは近づけません。だとすれば、仕事に要する時間が同じであるなら、「初動」が速いほうが終わるのも速いということです。

当たり前ではありますが、現実的には、この事実を忘れている、あるいは知っていてもできない人が9割なのだとか。その仕事をはじめるまでの初動の速さこそが、仕事の速さを決めているわけです。

そして、この考え方には注目すべき重要なポイントがあります。すぐに着手したほうがいいとわかっていてもすぐに動けない、その理由は「完璧」を求めていることにあるというのです。

たとえば、「この仕事には力を入れたいから、まとまった時間を使ってじっくりやろう」と考える人は、5時間かかる仕事は5時間を確保できるまではじめないということ。しかしビジネスパーソンの大半は忙しいので、5時間ものまとまった時間はなくて当然。だから、いつまでもはじめることができず、遅くなってしまうという悪循環。

また、「やると決めたけれど、その判断は本当に正しいのか、もう少し考えてみよう」というように、自分の判断が正しいかどうか不安になってしまい、再度考えなおしてしまう人も。いうまでもなく、これは「失敗したらどうしよう」という恐怖心の裏返しです。

しかし仕事が速い人は、仕事に完璧な「正解」はないものだと理解しているため、一度決めたら動き出すというのです。いってみれば、"まあこれでやってみるか"という「最適解」で十分だということ。事実、かつては「じっくり考えなおしてからやったほうがいい仕事もある」と考えていたという著者も、「決めたらとにかくすぐにやる」ことを試してみたら、よい結果につながったのだと記しています。結果はたいして変わらず、逆にどんどん仕事が片づくようになったというのです。(20ページより)


「いちばん時間のかかる作業」を見極める


仕事のスピードは、段取り次第でいかようにも変わるもの。だから著者は、「段取りが命」だといい切ります。ちなみに段取りとは、いいかえれば「仕事をどの順番でするか」ということ。

そして段取りを考えるときは、次の6ステップで行うといいそうです。少し複雑だそうですが、もっとも大切なのは「いちばん時間のかかる作業を見極めること」。そして、「その作業を中心に、順番を組み立てること」だといいます。

【ステップ1】仕事のゴールを決める
目的はなにか、どのレベルで完了させればよいのか、これから取りかかる仕事のゴールを設定。

【ステップ2】仕事のゴールまでをいくつかの作業に分解する
仕事は、複数の作業の積み重ねでできているもの。そこで、着手してから完成するまでを、いくつかの作業に分解。

【ステップ3】作業ごとの時間を見積もる
それぞれの作業にかかる時間を見積もるステップ。10分、1時間、半日など、肌感覚で十分。このレベルで精度を突き詰める必要はないそうです。

【ステップ4】いちばん時間のかかる作業を見極める
それらの作業のなかで、いちばん時間のかかる作業を見つけるということ。仕事の段取りは、この作業を中心に組み立てるといいます。

【ステップ5】作業の依存関係を見極める
作業には依存関係があるもの。そこで"どの精度で進められるか""どの作業が並行してできるか"を見極めるわけです。
(24ページより)

【ステップ6】作業の段取りを決める
ステップ1~5までが終わったら、最後は「これらの作業をどういった順序でこなせば最速でゴールにたどり着くか」、作業の"パズル"を組み立てれば段取りは完了。この最後のパズルのときに、いちばん時間のかかる作業を中心に組み立てるわけです。

なお、この段取りの6ステップは、普段の生活のなかでトレーニングできると著者はいいます。たとえばコンビニで支払いをする際、「どうすれば最速で支払いを済ませることができるか」を段取ってみるというのです。

弁当とお茶、デザートを買うとき、もっとも時間のかかる作業は「弁当を温める時間」。そこで、まずは店員さんに弁当をカゴから取って温めてもらえるように、店員さん側のカゴの端に弁当を置く。そして、弁当をレジ打ちし、温めている間に他の商品のレジ打ちをしてもらい、支払いまで済ませておく。あとは弁当が温まったら、それを受け取って終わりだということ。

少し極端な例だという気がしなくもありませんが、それはともかくこういう考え方を日常的に意識していれば、仕事の際にもすぐに段取りを意識して動くことができるという考え方です。(24ページより)




「仕事が速くなる方法」といっても、メールやエクセルのショートカットから、伝え方、任せ方、思考法まで、本書のアプローチは多種多様。つまりは実践的なので、書かれていることを活用できれば、時間を短縮することができそうです。


(印南敦史)

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