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matonomatono  - ,,  08:00 PM

仕事が楽しくはかどってしまう「ブレイクリスト」のすすめ

仕事が楽しくはかどってしまう「ブレイクリスト」のすすめ

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ToDoリストはやらなければならないことを書いた一覧ですが、それで実際にやる気が出ることはほとんどありません。しかし、ちょっとしたひと工夫で、その問題は簡単に解決できます。ToDoリストではなく「ブレイクリスト」を作れば、早く仕事を終わらせたいと思うようになります。



ブレイクリストとは何か?


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ToDoリスト、タスクリスト、やることリスト......呼び方は何でもいいですが、どれも気分的には参ってしまいます。そのリストを管理するのにどれだけ時間がかかるか(無駄になるか)に関係なく、忘れてはいけないものを書き出し、リストはこなしきれない大量の仕事のように見えてきます。

一番大事な仕事をスイスイとこなせる日もあれば、仕事の終わりがまったく見えない最悪な日もあります。結局のところ、基本的にToDoリストには終わりがないのです。ToDoリストはあなたが死ぬまで延々と続き、あなたが休憩を取っているかどうかは気にしません。そこで、休憩を取ることを意識するリストを作ってはどうかと考えました。

休憩を取ることはとても大事です。燃え尽きるのを防ぎ、正気を保つために必要なことです。しかし、休憩は仕事を先延ばしする言い訳になることもあります。休憩をきちんと管理しなければ、仕事を終わらせられたはずの時間を大量に無駄にすることになりかねません。

うまく休憩を取ると有益で、無駄に休憩を取ると問題になるのであれば、休憩をきちんと管理すればいいのです。きちんと管理しなければToDoリストも役に立たないので、ToDoリストと同じようにブレイクリストも管理した方がいいです。

ここで、ブレイクリストとは何かを簡単に定義しておきましょう。休憩が必要な時に、いつでも適切な休憩が取れるように、休憩中にやることと所要時間をセットにしたリストです。その項目をやったらチェックして消します。ToDoリストの横にブレイクリストも並べておけば、忘れることはないでしょう。常に休憩中に何をするか計画を立てていれば、いつでも効果的な休憩を取ることができます。

今回は、ブレイクリストの効果とやる気を保つのに役立つ理由、どのようにして活用すればいいかをお教えしましょう。


ブレイクリストが必要な理由


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「なんでToDoリストと一緒にもう1つリストを作る必要があるの?」と思っている人も多いでしょう。もう1つのリストはすごくバカみたいで楽しいからです! 楽しいと思わなかったとしても、ToDoリストと一緒にブレイクリストを持つことのメリットは他にもあります。


休憩を意識するとやる気が出る

何か間違ったことや、十分でないことをしている時は、罪悪感を感じます。罪悪感に幸せな気分を損なわせるのではなく、やる気を出すツールとして利用しましょう。

ブレイクリストは、どのくらいの長さで、何度休憩を取るのかを意識させるものです。やる気が無くなってきた時にブレイクリストをチェックしたら、全然休憩を取っていないことに気付き、少し休憩してもいいということがわかります。何度か休憩を取っていたら、もっと身を入れて仕事をしなければと思うでしょう。

当然ながら、このようなことは記憶を辿ればわかることですが、データとしてすぐに見られるものがあるのとは大違いです。ブレイクリストがあると、自分の行動を俯瞰して見ることができるので、どうしようかと迷った時に、次の行動を適切に選ぶことができます。


休憩を取る計画を立てると効率も上がる

少し仕事の手を止めてFacebookをチェックしようとか、YouTubeで動画を見ようとか、ゲームをしようなどと決めても、見えるところに終了のサインはありません。しかし、計画的に休憩をすれば、予め決めた時間だけ休憩を取るようになります。

休憩の計画は、ゲームをレベル1だけやるとか、Facebookの通知10個にだけ返答をするという風に立てましょう。決めたことを楽しんだら、まだまだやりたいと思っても、予め決めた終了のサインなので、仕事に戻ることができます。


2つのリストを持つとタスク管理がゲーム的になる

ToDoリストは、そのタスクが終わったらチェックをして消します。これも達成感がありますが、ゲームではありません。休憩中に実際にゲームをすることもあるかもしれませんが、これ自体もゲームではありません。

しかし、ToDoリストとブレイクリストを並べて持っていると、2つの間に競争が生まれます。仕事を終わらせるか、先延ばしにするか? リストのチェックは反対のリストに対する得点のようになり、多くの仕事をこなせば優勝したような気分になります。1日の終わりに、それぞれのリストのチェックの数を集計すれば、どれだけ効率よく仕事をしたかわかるでしょう。休憩を取るのを避けるのではなく、休憩よりも多くの仕事を終わらせるために、やる気を出すツールとして利用します。


計画的に休憩を取れば燃え尽きない

先延ばしすることが減るだけでなく、働き過ぎることもないはずです。仕事がとても忙しい時は、食事のような一番基本的なことですら、リマインダーが必要になることもあります。休憩にしても同じです。休憩を取る計画を立てれば、より休憩を取るようになります。長期休暇を取るのが苦手な人は、休憩を取るのと同じように、長期休暇も計画的に取るようにしましょう。


ブレイクリストのつくり方


ToDoリストをつくることに参ってしまうこともありますが、それは仕事に関することだからです。ブレイクリストは楽しいことに関することなので、つくるのも楽しいです。ブレイクリストをつくるには、次のことを明確にしましょう。


休憩時間はどれくらいにするか?

ほとんどの人は、どんな職場でも15分程度の休憩は取ることができます。休憩は、少なくとも自分がきちんと休めるだけの長さを取るのがおすすめです。15分、30分、人によっては1時間かもしれません。自分の職場環境で、どのくらいの時間の休憩が取れるのかを見極めましょう。


休憩時間に何がしたいか?

読書、動画を観る、ポッドキャストを聴く、ゲームをする、運動、ダンス、同僚とおしゃべりなど、好きなことは人によって違います。自分の休憩時間に合わせて、やりたいことを決めましょう。休憩時間が15分なら、本を1章分読む、ゲームのレベルをひとつ分やる、YouTubeの動画を何本か見るといったところでしょう。30分なら、それらのことをもう少し長くすることもできますし、ちょっとした運動や、短いドラマやテレビ番組を観ることもできます。1時間あれば、十分な運動、ポッドキャストを聞くなど、大体のことはできます。休憩時間にやりたいことを選び、所要時間で分類しておけば、ブレイクリストの選択肢がたくさんできます。


休憩中にやりたいことを決め、その所要時間がわかったら、ブレイクリストをつくります。休憩時間が終わりになったからと、やっていたことをやめるのはおすすめしません。時間をカウントダウンすると、休憩が短く感じ、満足感が減ります。だからこそ、事前に所要時間によって休憩中にやることを分類し、取れる休憩時間の長さに合わせて、やることを決めるのをすすめているのです。予想以上に長くかかったり、すぐに終わったりすることもあるかもしれませんが、これだけやろうと決めていたことをやれば、満足感があります。

毎日ToDoリストをつくる時に、一緒にブレイクリストもつくりましょう。紙に書き出して(お好みでデジタルでも可)、優先順位を決め、そのリストにしたがってやるだけです。仕事や休憩を実行したら、チェックして消します。1日の終わりに2つのリストを見れば、自分がどれだけの仕事を終わらせ、どれだけの休憩を取れたかがわかります。


ブレイクリストをつくるのにおすすめのツール


ToDoリストもブレイクリストも紙とペンが最強です。「Wunderlist」のようなToDoリスト用のアプリを使って、ブレイクリストをつくるのもいいです。しかし、もっとブレイクリストに特化したツールが使いたい場合は、私が見つけたツールをいくつかおすすめしましょう。

  • ブレイクリストシートのテンプレート(印刷用PDF
  • ひとつの画面で複数のリストが見られるWebアプリ「Trello」は、ToDoリストとブレイクリストを一緒につくるのに完璧です。
  • 好きなアプリを使いましょう!ブレイクアリストをつくりやすいと思ったものなら、「Wunderlist」でも「Todoist」でも「Todo.txt」でも何でもいいので、好きなものを使ってください。私は2つのリストを並べた方が使いやすいと思いますが、それぞれを単体で見て切り替えたいなら、それでもいいと思います。人によって合うつくり方はそれぞれだと思いますので、私の紹介したつくり方が合わない場合は、自分でアレンジしてください。

特にツールが必要ないという人もいるかもしれませんが、ツールのお陰でより楽しくできるようになる人もいます。好みは人によって違いますから、自分なりのやり方を見つけて、ブレイクリストをつくってみてください。仕事がより効率的で効果的に進むはずです。


Adam Dachis(原文/訳:的野裕子)

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