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印南敦史印南敦史  - ,,,,  06:30 AM

「40代」のための、時間の使い方に関する7つのルール

「40代」のための、時間の使い方に関する7つのルール

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2011年に、『40代を後悔しない50のリスト 1万人の失敗談からわかった人生の法則』という本が発行されました。リクルートの営業マンだった著者が1万人以上のビジネスパーソンに成功談・失敗談を聞き、そこから導き出した考え方をまとめたもの。台湾、韓国でも翻訳され、ベストセラーになったそうです。

きょうご紹介する『40代を後悔しない50のリスト【時間編】―――1万人の失敗談からわかった人生の法則』(大塚寿著、ダイヤモンド社)は、そのコンセプトを軸としながら、さらに「時間」に焦点を絞った書籍。時間を使ってさまざまなことを解決できた30代までとは異なり、40代は自身が築き上げてきたメソッドや、その上で積み上げてきた、さまざまな両立のバランスが崩れはじめる時代。だからこそ、時間の使い方を根本的に変える必要があるという考え方が軸になっています。

四十代で多くの人が陥るのが、頭ではできるイメージがあっても、物理的に時間を奪われるために実行が伴わなくなるということです。どれだけ正しい方策を考えても、実行できる基盤がなければ意味がありません。(中略)やりたいけど、やる時間がない。これまでと同じように仕事に時間をかけられない。そうしたジレンマを抱える四十代は、時間というOSの刷新をしないと立ち行かない年代なのです。これが「四十代の壁」の正体です。(「序章 四十代はなぜ「時間の使い方」が最も重要なのか?」より)

ところで、後悔が生まれない40代の時間の使い方には、大きく分けて7つのルールがあると著者は主張しています。方法論が人によって違ってくるとはいえ、解決策のポイントをまとめると、この7つを上手に工夫していることがわかるというのです。ここは本書を理解するうえで非常に大切なポイントなので、果たしてどんなものなのかをチェックしてみたいと思います。



1. 現実に即した作業時間や、自分の持ち時間を正確に見積もる


時間についての問題の多くは、作業にかかる時間を少なく見積もっていたり、自分の持ち時間が限られているという現実を理解していないこと。人は不思議なくらい、ひとつの仕事にかかる時間を少なく考える習性があるそうで、実際の作業時間は見積もりの1.5倍かかるという説もあるのだといいます。

また同時に、毎日の生活のなかで自由になる時間がかなり限られていることを知る必要もあるとか。睡眠時間や食事の時間、会議の時間、さらには突発的に起きる出来事なども勘案すれば、「24時間を自由に使える」と考えること自体が、妄想以外のなにものでもないというのです。

つまり、現実的にかかる時間を正確に把握し、やるべきことを上手に振り分けていかない限り、スケジュールの破綻を免れることは不可能。いいかえれば、多くの人は少ない時間に多くのタスクを割り振ってしまうため、最初から実現不可能なスケジュールに翻弄されているということです。(27ページより)


2. 見えない時間を「色わけ」して可視化し、きちんと計画を立てる


時間は目に見えないだけに、捉え方が非常に難しいもの。時間の使い方がうまい人と下手な人との差は、「時間をどう捕まえるか」にあるといいます。そして上手な人は、時間を「色分け」して管理しているもの。全体で見ると捉えどころのない時間を、細かく色分けすることによって可視化しているというのです。

とはいっても色分けとは、手帳などで色をかき分けるということではなく、「出社前」「就寝前」「移動のすきま時間」、あるいは「企画をじっくり考える時間」「報告書をまとめる時間」「のんびり過ごす自由時間」などのように、時間にラベルを貼って区分するという意味。

もしも色分けしなければ、なにを優先するべきかがわからなくなってしまいます。その結果、目の前にあることだけをやってしまったり、想定外の出来事に常に振り回される羽目になるというのです。特に40代は、放っておけば他人に時間を奪われることが日常茶飯事になってしまうもの。そうならないためには、時間に色をつけて扱いやすくしながら、きちんと計画を立てることが重要だということです。(28ページより)


3. 作業時間を区切り、「終わらせ方」を常に意識する


色分けして計画を立てることには、仕事をある程度の塊に細分化し、やるべきことを明確にしておくという意味もあるのだそうです。多くの人は、仕事を大きなかたまりで捉えるものですが、それでは作業時間がまったく読めないわけです。端からやっていくと別のやるべきことが出てきて、そちらに囚われてしまい......と、結局は時間が足りなくなって中途半端な結果に終わってしまうということ。

多くの人は複雑に絡み合った複数の仕事を同時に抱え、限定された期間のなかで行っているもの。だからこそタスクの細分化は、ひとつの作業にどのくらいの時間がかかるかを把握し、実行しやすくするわけです。逆にいえば、計画した時間を細分化したタスクに振り分けていかないと、ひとつの仕事に必要以上の時間を取られてしまうかもしれません。

さらに、細かく分けた仕事を予定どおり行うためには、ひとつひとつの作業に30分とか60分などのデッドラインを設定しておくことが必要。仕事には「マルチタスク」で短時間に行うものもあれば、「シングルタスク」でじっくりと時間をかけて行うものもあるもの。そこで色分けしてタスクの細分化を行い、時間を計りながら行う必要があるということ。(29ページより)


4. 本当に重要なことを優先できるように「時間配分」を変える


40代の時間術でなにより重要なのは、他人に振り回されながら自然にできあがった時間割を、自分の価値観や本当に望む人生に沿った時間割につくり変えること。時間は限りある資源であるからこそ、「なににどう配分するか」を真剣に考える必要があるわけです。でも、それを習慣化している人はほとんどいないはず。だから結果的には、自分にとってどうでもいいことに、人生でもっとも貴重な資源を配分していることになるわけです。

そうならないためには、思い切って配分を変え、新しい時間割をつくりだすことが大切。正解はひとつではないので、自分なりの納得解を考えるということ。そしてこれは、仕事の進め方についても同じことがいえるそうです。忙しい40代は、限られた時間という資源を、なににどれだけ配分すれば、よりリターン(成果)を得られるのかを考える必要があるわけです。

成果につながる要因を見極め、そこに時間を集中投下するということ。しかしそのためには、仕事で成果を生み出すための本質がわかっていなければいけないと著者。あらゆることに均一に労力をかけられるほど、40代の時間資源は潤沢にはないからです。


トレードオフの意識を持って「やめる」「捨てる」「数を絞る」


時間は有限なので、トレードオフの関係にあるもの。なにかを行う時間は、別のなにかを行えない時間でもあるということです。そこで理想の時間割をつくるためには、自分にとって重要なことを決めると同時に、自分にとって重要でないことも決めなければならないわけです。

英語の勉強に時間を割きたいなら、なにかをやめる勇気が必要。バランスを取ろうと必死に作業の効率化を図ったとしても、決して新たな時間をつくることは不可能。やるべきことの数を、いたずらに増やさないことが大切だということです。

前向きな負荷がかかることでストレッチ効果を生み出せた20代や30代と違い、40代は「タスクの収支」によって、やるべきことの磨き上げをすることが不可欠。「なにに」時間を投資するかという選択自体が、大きな意味を持つという考え方です。
(32ページより)


6. ゴールを明確にした抜本的な「プロセス改善」を行う


仕事の効率化に関していえば、40代は個別の作業のスピードアップだけではなく、成果につながるプロセス自体を根本的に変える努力が求められるもの。小さな改善の積み上げだけで時間割を変えるのではなく、まず最初に目的や到達点を明確にし、現在とゴールを一気につなげられるような「達成への道筋を大きく変える工夫」をするということ。

また、自身の能力だけで対処ができる30代までとは違って、40代になると他人をマネジメントする比重が増え、上司や部下とのコミュニケーションもいっそう重要になるもの。そこで、「チームを使った問題解決」や「上司・部下を使った生産性アップ」など、解決策のバージョンアップが必至。

自分ひとりで仕事を抱え込んでいてはパンクしてしまうだけなので、部下に上手に仕事を振り、チームで共有・解決していくスタイルに移行していく必要があるわけです。それだけでなく、アウトプットはインプットの制度で決まるだけに、「誰とつきあうか」「どんな情報を得るのか」も、30代とは大きく変わってくるといいます。(33ページより)


7. 習慣を手なずけ、パターン化によって生活をシンプルにする


時間の使い方がうまい人は、実は生活がパターン化しているものだと著者はいいます。理由は明白で、つまり毎日必ずやることが決まっているほうが、持ち時間を把握しやすいから。起床時刻、出社時刻、帰宅時刻などの行動パターンから、「出社したら最初に取りかかること」「仕事内容に応じた午前と午後の使い分け」「企画書制作成時の段取り」といった仕事のルール決めまで、やるべきことが明確になっているほど、時間の色分けが上手にでき、実現可能な時間割が組みやすくなるわけです。

定例会議のスケジューリングのように、最初から「毎週何曜日の何時に行う」という決まりがあると、その時間帯を外した予定が組みやすくなるということ。そして、これと同じことを「自分ルール」をつくって継続している人が、成功者にはとても多いのだと著者は主張しています。(34ページより)




「40代なんて、まだまだ先のこと」。もしかしたら、若いビジネスパーソンの多くはそう感じるかもしれません。しかし現実的には、40代なんてすぐそこ。他人事だと考えず早めに"そのとき"に備えることが、将来的な仕事や生活に好影響を与えることは間違いありません。つまり本書は、40代を間近に控えた人も、もっと下の世代も、ともに読んでおくべき一冊なのです。


(印南敦史)

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