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ライフハッカー編集部ライフハッカー編集部  - ,,,,,,,,  11:00 AM

メールには戻れない?『チャットワーク』を編集部で試してわかった、ビジネスチャットの威力とは

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メールには戻れない?『チャットワーク』を編集部で試してわかった、ビジネスチャットの威力とは

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みなさんは、チャットツールを使っていますか? SNSでプライベートなチャットをすることはあっても、ビジネスでのコミュニケーションはメールがメイン。ビジネスチャットは便利らしいけど、漠然とした不安を感じてためらっている方もいるのではないでしょうか。

そこで、注目を集めるビジネスチャットの使い心地や利便性を探るために、10万社を超える企業で採用され、モバイル版アプリが大幅にアップデートされたばかりのビジネスチャットツール『チャットワーク』をライフハッカー[日本版]編集部で試してみました。

それまでメールをコミュニケーションのメインにしてきた編集部ですが、メールが増えるにつれイライラすることが増えてきていました。『チャットワーク』を活用することで、抱えていた課題は解決できるのか。さっそく、見ていきましょう。


メールと比較、チャットワークの基本機能を整理


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メールは1つのアドレスから別のアドレスに向けて、テキストや添付ファイルを送信するサービスです。送信する側は、都度、宛先や題名を設定し、本文に挨拶などの前置きを入れることでしょう。受信した側も、題名を確認してからメッセージを開封する...と、送信/受信のお互いが手間をかけています。

一方、チャットはグループ(場)に発言を投稿すると、その場でグループの参加者全員に発言が共有されるというシステム。最初にグループに入ってさえしまえば宛先や題名の設定は必要なく、受信というアクションも要りません。発言のキャッチボールのくりかえしでコミュニケーションが進むので、前置きや締めの挨拶も基本的に不要です。メールのように、業務に関係ないアドレスからメッセージが届くこともありません。

また、『チャットワーク』ではテキストメッセージのほか、書類や画像といった各種データ類も共有できます。グループに届いたファイルはクラウドに保管され、プレビュー/ダウンロード/検索などのデータ管理も手軽です。

さらに、発言を「タスク」として自分/他人のタスクリストに登録する機能、ビデオ/音声通話、自分のパソコン画面を相手と共有する画面共有など、『チャットワーク』にはビジネスを円滑にするためのツールがひと通りそろっています*。


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また、デスクトップ版アプリ(Windows、Mac)、モバイル版アプリ(iOS/Android)、ブラウザ版のマルチプラットフォームに対応、社内・自宅・外出先など、環境を選ばず利用できます。

ここでは、よく利用する機能だけをピックアップしましたが、その真価は使い勝手に表れます。そこで次は、『チャットワーク』のデスクトップ版/モバイル版のアプリを実際に試したライフハッカー[日本版]編集部員のインプレッションをご紹介します。
*ビデオ通話、音声通話、画面共有は、デスクトップ版アプリ、ブラウザ版のみ対応


早さと明確さを兼ね備えたチャットツール


── 編集スタッフの大嶋は、以前から制作中の記事や、やりたい企画に関するやりとりを、よりスマートに管理できないかと考えていました。というのも、口頭やメールのやりとりでは、せっかくのアイデアが忘れられてしまったり、「あの話はどうなったっけ?」と確認するときに、メールの受信ボックスの中からメッセージを探し出す必要があり、かなり非効率だったからです。では、『チャットワーク』で、その問題は解決されたのでしょうか?


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編集部員 大嶋の場合

『チャットワーク』のまとめ役に任命されたので、まず、デスクトップ版/モバイル版のアプリをインストールして、アカウントを設定。編集部内で交わされる情報を整理しやすいように「連絡用」「情報共有」「記事のネタ帳」などのグループを作成後、ほかの編集部員を『チャットワーク』に招待して、メンバーとして参加してもらいました。

使い始めて最初に感じたのは、どこにいてもすぐに編集部全員に情報が届き、確認できるレスポンスの速さですね。

たとえば、情報共有のグループチャットに「◯◯社のCEOが来日するので取材のアポイントを入れてみます」、予定が変更になったときは連絡用のグループチャットに「打ち合わせが延びたので◯時に帰社します」とメッセージを残せば、自分の考えや行動が編集部全員にすぐに伝わり、「カメラマンの手配を忘れずに!」「了解」と明瞭簡潔に返信が届きます。

メールのように宛先や題名をその都度設定する煩わしさがなく、電話のように相手1人と話して伝言をお願いすることもない手軽さがとても気に入りました。

また、企画を思いついた時、『チャットワーク』上で簡単なディスカッションが行えるのも大きいメリットです。メッセージのログがグループチャットごとに残るので、それぞれの発言を見返し、意見や考えも整とんできるので、アイデアをみんなで練ることができます。

細かい機能としては、送信した後のメッセージを修正できたり、過去のメッセージをキーワードで検索したりできるなど、チャットを快適にするための機能がそろっているので、とても楽でした。メールのcc抜けなんかも無縁です。


自分とチームのタスクをまとめて管理できる


── 編集長の米田は自分の仕事に加えて、編集スタッフから依頼される原稿などのチェック、編集部員への作業の割り振りなどを行います。が、メールと口頭ベースだと、頼んだ仕事の優先順位が整理しきれないときも。そこで、『チャットワーク』のタスク機能を使い、タスクの交通整理を行うことにしました。


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編集長 米田の場合

『チャットワーク』はチャットによる連絡業務の効率化はもちろんですが、タスク管理を併せて使えるのがとても便利ですね。

自分しか見ることができないマイチャットに、メモや備忘録に加えて、自分のタスクを作成するようにしました。タスクが期限別に一覧表示されて作業の優先度がわかるので、出社時に確認するようにしています。

また、タスクは編集スタッフに依頼することもできます。依頼内容がタスクというかたちでハッキリと残るので、頼み忘れや頼まれた内容が忘れられることがなくなりました。特に、打合せが重なると慌ただしさに紛れて「次は何をするんだっけ?」「誰に頼めばいいかな?」ということがよくありましたが、編集部員のタスクも確認できるので、効率的な仕事の割り振りができるようになったと感じています。

もう1つ便利に感じた機能は、書類や画像、動画などのファイル共有です。グループチャットはメンバーが特定されているので、送り忘れがなく、クラウドに保存されたファイルは、グループ別に一覧で表示されるので、メールボックスで行方不明になった添付ファイルを探す手間がなくなったのは、かなり助かっています。


スマホに最適化されたアプリで外出先でも連携がとれる


── 外出先での作業が多い庄司は常にノートPCを携帯しています。メールの対応はスマホでもできますが、添付ファイルがあるとなると、都度PCを取り出していました。多機能なビジネスチャットツールである『チャットワーク』は、庄司の作業をどうサポートするのでしょうか。


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編集部員 庄司の場合

編集部にいるより、取材や打ち合わせで社外にいる時間が多いので、モバイル版『チャットワーク』を試して使い勝手が良かった機能をご紹介します。

1つ目は、デスクトップ版アプリ以上に便利に感じたコンタクト管理です。コンタクトとは、お互いにグループチャットのメンバーとしてやりとりが可能なユーザーのこと。新規のプロジェクトなどで新しくコンタクトを追加したい場合は、名前/チャットワークID/メールアドレスのどれでも招待することができます。加えて、モバイル版アプリでは、スマホのアドレス帳に登録されている人へ簡単に『チャットワーク』への招待ができます。これはかなり便利でした。

2つ目は、ファイル共有です。急ぎの資料チェックや画像の確認を外出先で行うことがあります。『チャットワーク』なら送られてきたワード、エクセル、パワーポイント、PDF、各種画像・動画ファイルを、外部アプリを起動せずにプレビューすることができるので、電車で移動しているときでも問題なくチェックができます。もちろん、画面をピンチアウトして拡大することができるので、スマホやタブレットでも見づらいことはありませんでした。また、スマホで撮影した画像や動画を複数まとめて送信できるのも便利でしたね。
*一部の動画ファイル、一定サイズを超えるファイルは、プレビューできない場合があります。

3つ目は、多くの方も気になっていると思うセキュリティです。スマホは便利なツールですが、「本当に大丈夫なのかな」と、アプリのセキュリティ対応に一抹の不安を感じることがあります。業務上の大事なやりとりをスマホで行うこともあるわけですからね。

その点、『チャットワーク』は、アプリ起動時に機能するパスコード(桁数制限無し)や簡単なパスコード(4桁)、指紋認証の3つから選べるロック設定やアップロードしたファイルを含めた通信の暗号化に加え、10万社を超える企業が採用している信頼があるので安心感がありますね。
*簡単なパスコード意外のセキュリティはiPhoneでのみ利用可能。


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細かいところですが、現在の位置情報からGoogleマップのURLを生成して送信できるのが便利でした。外出時に「ここにいますよ」とマップ表示で知らせることができるので、初めて行く場所での待ち合わせも安心です。

モバイル版の機能として、チャットグループごとに細かく設定できる通知機能も気に入っています。すぐにレスポンスを返したい案件はON、時間のあるときにまとめて見ればいいネタ帳なんかはOFFと使いわけています。メッセージでのやりとりや受信ファイルの確認をメインに考えると、モバイル版アプリは、もしかするとデスクトップ版より使いやすいかもしれません。




今回、編集部で『チャットワーク』を実際に試して感じたのは、メールやSNSの利便性と、タスク管理など他のアプリに依存していたことを『チャットワーク』だけで完結できることでした。

また、連絡の効率化だけではなく、編集部員それぞれのやりたいこと、やるべきことなど意思の共有もできるので、お互いを理解できる意味で、チームとしての一体感が強化されたように感じます。

『チャットワーク』は無料で使い勝手を確かめることができるフリープランがあるので、まずは、パソコン、スマホにアプリをダウンロードして、ビジネスコミュニケーションのメインツールとなるのか試してみてはいかがでしょうか。


チャットワーク(ChatWork)

(ライフハッカー[日本版]編集部)
Images by Shutterstock.

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