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ライフハッカー編集部  - ,,,,,,,,  05:00 PM

チャットはデスクワーク以外でも便利です!『チャットワーク』がモバイル環境に最適化

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チャットはデスクワーク以外でも便利です!『チャットワーク』がモバイル環境に最適化

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Sponsored by ChatWork


メールに代わる連絡方法として、急速に普及しつつあるチャット。個人間のやりとりはLINEやFacebook Messengerがメインになったように、ビジネスの場でもチャットが連絡のメインになりつつあります。

ビジネス用のチャットツールは、最初、プログラマなどエンジニア間の連携ツールとして利用されてきました。そのため、多くのツールがPCの前からあまり動かない、デスクワーカーのニーズに沿った発展を遂げています。

しかしチャットの便利さがはっきりした今なら、オフィスに常駐しない営業スタッフや、フリーランスやアルバイトといった外部スタッフとの連絡網も、チャットで置き換えられるはず。これからはモバイル機器を使って、いつでもどこでもビジネスチャットの機能を使いたくなるでしょう。

国内発ビジネス用チャットツール『チャットワーク』は、最新バージョンでスマートフォンへの最適化を進めてきました。手元にスマートフォンが1台あれば、連絡業務のかなりの部分をこなせるようになっています。今回はその機能をご紹介します。


過去のメッセージが資産となる検索機能


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『チャットワーク』には便利な機能があれこれありますが、中でも「メッセージの検索」機能は強力です。キーワードで検索すると、すべてのチャットの履歴から一致する発言をすぐに見つけられます。検索結果から過去のチャットのやりとりに飛べるので、前後の発言の流れを見返すことも可能。「あのとき、誰かが○○と発言していたはず」といった、あいまいな記憶からでも望みの検索結果にたどり着けるのはチャットならではの強みと言えます。

モバイル環境からメッセージを検索できれば、外出先での確認作業にかかる時間をかなり短縮できるでしょう。過去のメッセージを確認して分かることなら、オフィスに持ち帰る必要はなくなります。メールでも検索はできますが、挨拶や署名、引用文に埋もれて、肝心のメッセージを探すのには時間がかかるはず。

また、『チャットワーク』はメッセージのログがサーバーに残るため、スマートフォンを機種変するなどしても過去のやりとりは消えません。大量のメッセージ履歴をきちんと活用できます。


必要なメッセージだけを知らせる通知設定


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メッセージが届くたびに、スマートフォンが通知アラームで教えてくれる。チャットアプリの基本機能ですが、すべてのメッセージを通知させると煩わしく、かといって通知をオフにすると、素早い返信は望めません。とくに、発言者の多いグループチャットでは、通知のオン/オフに頭を悩ませることでしょう。

スマートフォン版『チャットワーク』では、チャット毎に「全メッセージを通知」「自分宛てのメッセージのみ通知」「通知しない」と、細かく設定しておくことができます。重要度の高いチャットはすべてのメッセージを通知させ、あとで確認すればよいチャットは通知しない、と使い分けできるのです。

『チャットワーク』では、発言時に「誰に向けたメッセージか」を指定することができます。こうすることで、相手に通知する/しないを発信側がコントロールできるのです。


ビジネス情報を扱うなら配慮したいセキュリティ


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モバイルを使ったコミュニケーションでは、セキュリティも重要な性能のひとつ。とくに、紛失の可能性もあるスマートフォンでは、本体のロック以外にも安全装置があることが望ましいでしょう。

『チャットワーク』は通信が暗号化されているのはもちろん、アプリの起動そのものに数字4ケタのパスコードを設けることが可能です。iOS版なら指紋認証(touch ID)も利用できるので、安全性とスムーズな運用を両立できます。

なお、遠隔操作でアカウントをロックする、社外とのコミュニケーションを制限するなど、より強固なセキュリティ機能を利用できる「KDDI ChatWork」プランも存在します。


スマホからでも招待できるコンタクト機能


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メールは連絡先さえ知っていれば一方的にメッセージを送れますが、チャットはお互いをコンタクト(連絡先リスト)に登録しあって、はじめて連絡が取れるようになります。個人向けのチャットアプリでは、電話帳やSNSのデータをもとに自動でリストを作成することがありますが、意図せぬ連絡先がリストに加わることもあるでしょう。ビジネス用チャットである『チャットワーク』では、個人毎に申請を送る形式をとっています。

コンタクトの申請はメールアドレスや名前からでも行えますし、設定した「チャットワークID」でもできます。もし相手がまだ『チャットワーク』を導入していないなら、SMS/メールで招待メッセージを送ることもできます。

『チャットワーク』PCアプリ版/ブラウザ版では、メールアドレスのリストを使って一括でコンタクト申請を行えます。たくさんのコンタクトを追加したいときは、PCからチャットワークにアクセスしましょう。




チャットの簡単さ、便利さは、プライベートの連絡ツールとして実感している人も多いでしょう。ビジネスでの連絡においても、チャットはとても便利なものなのです。『チャットワーク』は、スマホさえあれば個人でも無料で始められるビジネスチャット・サービス。メールのやりとりで無駄に時間を消費しているかも、と感じたことがあるなら、試してみる価値はあるでしょう。


アプリダウンロードはこちらから
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(ライフハッカー[日本版]編集部)
Images by Shutterstock.

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