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印南敦史  - ,,,,  06:30 AM

情報の乗り物としての「ふせん」の有用性

情報の乗り物としての「ふせん」の有用性

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ノートや手帳を活用することの効能を強調するのは、『1冊の「ふせんノート」で人生は、はかどる』(坂下仁著、フォレスト出版)の著者。しかもそれは、新入社員にも、管理職にも、起業家にも、主婦や学生にも活用できるものなのだそうです。

そこで、まずはチェックリストによって、ノートや手帳を使いこなせているかどうかを確認してみましょう。

□せっかく思いついたことをメモする前に忘れてしまう
□お目当てのメモをすぐに見つけられない
□スケジュール管理やタスク管理が苦手
□ノートや手帳の書き方や密度にムラがある
□仕事の悩みが思うように解決できていない
□お金の悩みもなかなか解決できていない
□人間関係は必ずしも円滑とはいえない
□将来への不安がなかなか解消できない
□アイデアが思うように生まれてこない
□気づいたことを仕事やプライベートで活かせていない
(「あなたのノートや手帳は100%力を発揮できているか?」より)

6個以上にチェックがついたら、ノートや手帳を使いこなせていないということなのだとか。チェックが5以下の人はひとまず安心だといいますが、どちらにしても本書が提唱する「ふせんノート術」を取り入れれば、パフォーマンスを向上させることができるようになるということ。

なお、「スマホがあれば十分じゃない?」という疑問を拭えない人もいるかもしれませんが、著者によればふせんには、パソコンやスマホでは絶対にできないことがあるのだそうです。それは、ひらめきを組み合わせて新しいアイデアや工夫を生み出す「創造性」、そして自ら感情や熱意を持って行動する主体性を引き出すこと。

アイデアやひらめきは自らが実感して熱意や情熱を持つことを通じ、私たちの内側から生まれてくるもの。それは検索によって得られるものではなく、だからふせんを使うことに価値かあるというわけです。

そんな考え方を踏まえたうえで、第3章「即メモできて、ひらめきを逃がさない」を見てみましょう。



その情報は持ち運ぶ必要があるのか?


メモの大切な役目は、誰でも簡単に(1)即メモできて、(2)そのメモを一発で探し出せて、(3)自由自在に有効活用できること。著者はそう記しています。その結果、さまざまなことがプラスの方向に進むのだとも。さらに手帳やメモ帳は「いつでもどこでもメモができる」ことが重要なので、携帯性に優れていることも重要だといいます。

ところが携帯性を重要視するあまり、その他の多くの機能が犠牲になったのだそうです。手軽に持ち運ぶためには、軽くてコンパクトな手帳であることが大切。そのため、A4サイズのような「大きなノート」でなければ実現できないようなことの多くが犠牲になったというのです。

しかし、そこで直面するのが、「そもそも外出時に、ノートや手帳に載っている情報をすべて持ち出す必要があるのだろうか?」という問題。たとえば商談のために取引先を訪問する場合には、提案書や見積書などの資料を持っていくことになるでしょう。プレゼンテーションするのなら、プレゼン資料やパソコン、タブレットを用意することになります。

だとすると、ノートや手帳として持ち出すデータは、せいぜいスケジュールや電話番号程度。それほど多くはないわけです。ならば、重要情報や顧客情報が詰まったノートや手帳本体を、あえて持ち出す必要はないはず。むしろ、ヘタに情報の宝庫を持ち出してしまうと、情報漏洩のリスクを背負いこむだけ。だから、それはおすすめできないと著者はいいます。

また、外出時のようにメモをとりにくい環境下は、いろいろなひらめきが浮かんでくる重要な時間でもあるはず。そんなときに、ノートや手帳に書いたメモを見ながら頭にインプットする作業をするというのは、あまりにもったいないことだと著者。(86ページより)

持ち運ぶのは「付箋」だけ


だからこそ外出時には、大事な情報が載った手帳やノートを机にしまっておくべき。そして、代わりに「情報の乗り物」を持っていくといいそうです。その"乗り物"の特徴は次のとおり。

1. 携帯性に優れていてコンパクトで軽い。
2. 大事な情報を持ち出す必要がない。
3. それでいて、留守番ノートにシンクロ(同期)できる。
(97ページより)

つまり、これらの条件を備えた"乗り物"こそが「大きなふせん」だということ。

まずは粘着面が広い大きなふせんを用意し、スマホのカバーの内側などにまとめて貼っておく。さらに鞄や財布などにも忍ばせておけば、持ち忘れを防ぐことも可能。ちなみに著者は75㎜×75㎜、75㎜×40㎜、60㎜×60㎜のふせんを愛用しているといいますが、大切なのは、なにを使うか(WHAT)ではなく、どう使うか(HOW)。

ツールは使い方次第で発揮される能力が一変するからで、「ふせんノート」でもそれは同じ。「目印用」や「補足用」などの補助的ツールとして使うのではなく、ノートや手帳のように「メモ紙面」そのものとして活用するということ。つまり、ふせんを「主役」として活用することが重要だというのです。(96ページより)


誰にとっても基本はひとつ


ビジネスマンであれば、必ず手帳かノートを使っているはず。学生であれば、勉強用のノートは不可欠。主婦の場合も、なにかにメモをする機会は多いことでしょう。

しかし、著者が提唱するのは、あくまでふせんをノートや手帳代わりに使うこと。いままでノートや手帳に書いていた大切なことを、すべてふせんに書くようにするわけです。それに加えて、気づいたことやひらめいたことも片っぱしからふせんにメモ。やらなければならないこと「TO DOやタスク」もふせんに走り書き。わからないことや調べたいことがあれば、それらもふせんにメモ。大切な情報から伝言まで、すべてをふせんにメモする習慣をつけるということです。

営業マンだろうが、新入社員だろうが、管理職だろうが、起業家だろうが、主婦だろうが、学生だろうが、メモを書く場合は必ず「ふせん」に一本化すること。それが鉄則です。(113ページより)

ふせんにメモを書いて、あとはノートや日記やデスクダイアリーに貼りつける。そんな仕組みさえ維持できれば、あとは自由自在。白紙のふせんをスマホカバーにまとめ貼りするのか、愛用の手帳にまとめ貼りするのかも、自分次第だといいます。

ちなみに著者は、座右の銘などおぼえたい言葉やフレーズも、ふせんにメモしているのだそうです。脳に刻みたいそれらのフレーズを蓄積し、ふせんをノートに貼り、空いた時間に眺めているというのです。もちろん、感情や妄想を書いてみるのもいいでしょう。脳裏に浮かんだことのなかには宝の山が隠されているので、そのまま書いてどんどん可視化することが大切だというわけです。(112ページより)


やり手ビジネスマンの使い方


ビジネスマンであれば、お客様との会話から得られた気づきやキーワード、商談のエッセンスをふせんに走り書きしておくことも重要。会議で配布される資料にもふせんを貼り、コメントを書き込んでおくといいそうです。

また、上司への報告、同僚への伝達や依頼、部下への指示などもふせんがオススメだとか。メールだけだと見落としてしまう可能性もあるため、大切なメールを送信したときには、著者もしばしばふせんを併用してきたといいます。(115ページより)


若手社員のナビゲーター


もちろん、若手社員がメモする習慣を身につけるためのツールとしても、ふせんは最適。なぜならふせんは書き込みのハードルが低く、苦もなくメモできるだけに、メモを簡単に習慣化できるから。そこで、上司や先輩からの指示やアドバイスを、積極的にふせんにメモすることが大切。

わからない単語や慣用句、知らない言葉や疑問点があれば、次々にメモしておき、あとで調べて追記することも大事。それを業務ノートに貼ると、オリジナルマニュアルができあがるというわけです。そして膨大なタスクには優先順位をつけ、ふせんを並べ替えて管理すれば、「仕事が回らずパンクした」ということにならずにすむはず。(116ページより)


ベテラン社員や管理職は暗黙知を可視化


ベテラン社員や管理職は、常に組織や部下のこと、取引先のことや将来のことなどを気にとめながら、バランスのとれたマネジメントをする必要があります。言語化できない暗黙知を活かした、深い洞察力や判断力が求められるわけです。そんなとき、重要な役割を果たしてくれるのがふせん。暗黙知を可視化する、最強のツールになってくれるわけです。

そうでなくとも、ベテランや管理職は「うっかり」が許されない立場。そういう意味でも、記憶するのではなく記録するためのツールとして、ふせんは重要だといいます。(117ページより)




「ノートや手帳を100%活用できれば、霧が晴れるように悩みの多くが消え失せて思いどおりの人生が送れるようになる」という表現はオーバーな気もしますが、しかし、上記のような方法に相応の効果があることは事実。より効率を高めたいのなら、読んでみる価値はありそうです。


(印南敦史)

  • ,,,,, - By

    香川博人

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