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堀込泰三  - ,,  10:00 PM

仕事を安請け合いしすぎてどうにも時間が足りないときの対処法

仕事を安請け合いしすぎてどうにも時間が足りないときの対処法

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仕事を引き受けすぎて、すべてを終えられない恐怖に追われているあなた。今は、後悔している場合ではありません。この記事では、そんな圧倒的負担に対処する方法を教えます。


まずは深呼吸


誰しも、安請け合いして困った経験があるのではないでしょうか。Noを言えない時間見積もりが甘かったなど、仕事を引き受けた理由はさまざまでしょう。何とかしようと思うほどストレスと罪悪感が増し、ドツボにはまっていきます。

でも、引き受けてしまったものを今さらどうすることもできません。そこをあれこれ悩んでいても、ストレスが増えるだけ。だったら、ちょっと立ち止まって気持ちを落ち着けましょう。筆者も最近、やらなければならない仕事の多さにパニックになることがよくあります。麻痺している感覚に陥ることもしばしば。対処法をリサーチした結果、呼吸エクササイズなどの不安対策によって集中力を取り戻し、状況を改善できるようになってきました。また、こんなに忙しい時期はいつか終わると自分に言い聞かせることで、乗り切ることができています。そうやって気持ちを落ち着けたら、仕事に取り掛かりましょう。


優先順位を付ける


次に、やるべきタスクと納期を明確にします。それぞれの重要度と緊急度は? アイゼンハワーの意思決定マトリクスを使うと便利です。


160428overcommitted2.jpg

縦軸:重要度(上に行くほど高い)
横軸:緊急度(右に行くほど高い)
1. 緊急かつ重要:すぐやる
2. 重要だが緊急でない:やるときを決める
3. 緊急だが重要でない:誰かに任せる
4. 重要でも緊急でもない:やらない

すべてが重要だと思うかもしれませんが、すべての重要度が等しいことはありえません。上司を問い詰めたり同僚に確認したりして、本当に重要なものを見極めてください。

緊急度に関しては、それぞれの納期が決まっているのでわかりやすいでしょう。でも、その背後にある理由もよく考えて。納税申告の期限が迫っていれば緊急(かつ重要)ですが、取引明細書のファイリングは緊急ではありません。

マトリックス1番「緊急かつ重要」なもの以外は、後回しにしたり、誰かに頼んだり、そもそもやらないと決めてしまいましょう。上司には、会社に最大の利益をもたらすプロジェクトに取り組むための時間が必要であることを強調して、あなたの意思決定を説明するといいでしょう。

次に、優先順位が最も高いプロジェクトに取り掛かります。他のタスクのことは忘れてください。さもないと、心が乱れて集中できなくなってしまいます。

でも、ToDoリスト上のすべてが緊急かつ重要だったらどうすればいいでしょう。それについて説明します。


できるだけアウトソースする


プロジェクトを最小単位に分解し、アウトソースできるタスクがないか検討します。誰かに頼んで70%の出来が期待できるなら、任せるのがベター。自分でやるほどの出来が期待できなくても、少なくともほかの仕事に着手するための時間を確保できます。

また、2分以内でできることは、すべて誰かに頼みましょう。たとえば、この記事を書くことは私以外にはできませんが、盛り込む事例を決めてしまえば、関連記事へのリンクを探す作業は誰かに頼むことができます。たいした作業ではありませんが、塵も積もれば山となるのです。

頼める相手がいないなら、「Fancy Hands」や「TaskRabbit」などのアウトソーシングサービスの利用を検討してみてください。仕事で手一杯で家のことに手が回らないなら、家事をアウトソースするという方法もあります


納期を交渉する


納期に間に合わないのは避けたいところですが、まったくタスクが完了しないよりはマシです。納期の延長ができないか、交渉してみましょう。もともとキツキツで延長が難しいタスクもありますが、実際は驚くほど柔軟なケースが多いはずです。(かつて、あえて納期を短く言う上司がいました。ストレスがモチベーションになると考えていたようです。でも、そこに気づいてから、私は納期にストレスを感じなくなりました。納期を意識しなくなったからです)

間に合わないと思ったら、できるだけ早い段階で上司に知らせ、理由を簡潔に説明してください。その時点で終わっているところまでの仕事を提出するのもいいでしょう。

これは、フリーランサーや中小企業経営者でも同じです。筆者はフリーランサーとして、クライアントとの約束を破るのはポリシーに反しますが、やむを得ない場合は交渉することもあります。幸い理解のある方が多くて助けられていますが、やり過ぎは禁物です。


最終手段としてプロジェクトキャンセルも


納期を延ばすことができず、その他の解決策も思いつかない場合、やめるという選択肢しかありません。あなた自身の健康のためにも、プロジェクトを手放しましょう。

キャンセルせざるを得ない責任を取り、真摯に謝罪して美しく身を引きましょう。埋め合わせを提案できるのがベストですが、本当にできることでない限り、やめておいたほうが身のためです。さもないと、またしてもオーバーコミットメントのサイクルに入ってしまうでしょう。


今後のための教訓


同じ過ちを繰り返さないよう、以下の3つのステップで再発防止に努めましょう。


1. 時間見積もりを正確に

過去に同じタスクを経験していても、かかる時間を過小評価してしまいがち。この「計画錯誤」を避けるためには、タスクにかかる時間を見積もったら、それを2倍あるいは3倍にするのがいいでしょう。そうすることで、想定外の事態にも対応できるバッファーを持つことができます。


2. 納期を交渉する、ときには時間稼ぎも

上司やクライアントが指定した納期でも、絶対に動かせないことはありません。プロジェクト完了までに必要な時間を正直に伝えましょう。それでも納期を動かせないと言われたら、納期ではなく納品物で対応してください。その納期までにどこまでできていればいいのか、後でもいい部分はないのかをはっきりさせるのです。


3. Noと言えるようになる

難しいけれど、いちばん大事なことかもしれません。あまりにも忙しい、あるいはその仕事に価値がないと思うなら、新しい責任は断りましょう。「もろ手を挙げてYesでなければ、それはNoである」という原則を覚えておいてください。どんなにお人よしでも礼儀正しくNoと言える人になることは可能です。負担が重すぎるときは、Noと言ってもほとんどの上司も理解してくれるはずです。それでキャリアが台無しになることはまずないと考えていいでしょう。むしろ、キャリアを守ることにつながります。中途半端にかかわって他人に迷惑をかけるぐらいなら、Noと言ったほうがいいこともあるのです。




今は圧倒されているかもしれませんが、できるだけ負担を減らして、1つずつ優先順位を考えることで、苦境を乗り越えることができるでしょう。そしてこれからは、勇気を出して、本当にやれるだけことを選ぶようにしてください。


Melanie Pinola(原文/訳:堀込泰三)
Illustration by Sam Woolley.

  • ,,,,, - By

    香川博人

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