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春野ユリ春野ユリ  - ,,  08:00 PM

仕事中の注意力散漫を防ぐ6つのコツ

仕事中の注意力散漫を防ぐ6つのコツ

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Pick The Brain:最近は必ずしも誰もがオフィスで仕事をするとは限りません。自宅で仕事をして収入を得る人はどんどん増えています。仕事の形態が変わると、仕事中に気が散る原因も当然変わってきます。いつものオフィスのうわさ話やおしゃべりのほかに、最近は、ウェブ、ソーシャルメディア、携帯アプリなどが集中力持続の障害となっています。

しかし、こうした「気が散るもと」も作業を完了させたり(Tweetで本の宣伝をするなど)、健全な人間関係を強化したりするのに必要なこともあります。では、3時間後に締切が迫っていて、さらにはチェックしなければならないメールが山積しているとしたら、どうしますか? そんな場合に備えて前もって計画を立てられない人のために、楽しみはなるべく犠牲にせずに生産性を高める6つのコツをご紹介します。


1. 細かい作業はスケジュールの最後に入れる


これは私が気に入っているアドバイスの1つで、このアドバイスのおかげで私はずいぶん時間を節約できましたし、頭が痛くなることも減りました。簡単に言えば、どんなに長いToDoリストがあっても、「生きたカエルをまず食べてしまえ(嫌な仕事は最初にしろ)」ということです。このテクニックは作家のマーク・トウェイン(Mark Twain)の言葉から引用しており、一番大きな仕事を最初に仕上げてしまえば、その日一番厄介なことは済んでしまったと思いながら、その日の残りを過ごせるという意味です。

たとえば、午後3時までにレポートを仕上げなければならないのに、メールにも返信する必要があるとしたら、この場合の「カエル」は当然レポートのほうです。メールはもっと時間を食う可能性があるので最後にしましょう。CEOであり成功に導くコーチングをしているBrian Tracy氏は、もし2匹のカエルがいて、そのどちらかを選択しなければならないなら、醜くて厄介なほうを選ぶことを勧めています。


2. ツールを活用する


現代のテクノロジーを有効活用しましょう。「集中するにはどうしたら一番良いのだろう」と自分自身に問いかけてください。ポストイットのメモ? オンラインタイマー? 自分に向いていて毎日快適に使えるものを選びましょう。私の場合は、伝統的な方法(カスタマイズしたプランナー)と近代的な方法(オンラインアプリ)の両方を使うことで、仕事中に無駄に気が散らないようにしています。

私は日々の自分の活動をトラッキングするために『Toggle』を愛用しています。一方で、どれほどたくさんのプロジェクトに取り組んでいても、『Redbooth』があれば同僚たちと連絡がつく状態でいられます。前述の1のコツと一緒にツールを使うと、劇的に効率が良くなります。


3. 邪魔してくる人たちに自分の状況を説明する


オフィスで少しだけおしゃべりするのは良いことです。職場で孤独を感じずに済みますし、自分のチームと一体感を持つにはベストの方法です。しかし、今だけは雑音は聞きたくないというときもあります。オープンオフィスで仕事をしているなら、この種のことで気が散ることはなかなか避けられません。

スカイプのようなツールを使う時代なので、私が好んでするのは、自分のステータスを「忙しい」に変えることにより、「私は今、独りになる必要があります。でも助けが必要なときは手を貸します」と間接的に訴えることです。それでも雑音がうるさくてどうしても生産性が損なわれるときは、チームの人たちか上司にそのことを話しましょう。

自宅勤務している人の場合、友人や近所の人が自宅に訪ねてくると邪魔になることがあります。心配せずに丁重にリスケをお願いするようにしましょう。今はプロジェクトを仕上げなければならないので、と正直に言ってください。でも、時間ができたらすぐにランチか夕食を是非ご一緒したいのですが、と付け加えることを忘れずに。

特記:子どもをうるさいものとして扱わないでください。子どもや孫や甥や姪が「ねえ、ねえ」と言ってきたら、しっかりと注意を向けてあげてください。それができなければ、完全に無視するかです。中途半端はいけません。


4. ヘッドフォンを使う


それでも同僚が気付いてくれないとしたら。

ヘッドフォンを職場に持っていけば不必要な雑音はシャットアウトできます。仕事中にヘッドフォンの使用を許可する職場かどうかは、必ずチェックしましょう。周囲のおしゃべりを完全にシャットアウトするために耳栓を使うほうが好みの人は、誰かに呼ばれても聞こえないかもしれないので注意してください。ミュージックプレーヤーにお気に入りの曲や波の音などのリラックスできる音響を入れておきましょう。


5. デスクは常に整頓しておく


小さくておしゃれなおもちゃや写真立を置いて、仕事場に自分らしさを出すのは良いことです。しかしそういうものは、ついつい増えてしまいがちです。あなたのデスクは散らかっていますか? 正直に答えてください。散らかったデスクはクリエイティブな精神の証だという意見もありますが、オフィスではプロ意識が欠けているようにしか見えません。自宅で仕事をしているなら、デスクが乱雑だと探し物ばかりすることになるので時間の無駄です。

仕事場は常に整理整頓しておくことで、重要な情報の安全性を確立しましょう。人に覗かれたりすることも防げます。本や雑誌は自宅に持ち帰り、デスクでは物を食べないようにしましょう。紙類はバインダーやフォルダーに入れてください。物は引き出しにしまいましょう。デスクがきれいなほど、仕事をやる気になれます。


6. 気が散る原因から物理的に離れる


時には、何をやっても気が散ってしまうことがあります。どうしても消せない雑音やなかなかわかってくれない人たちがいるものです。そんなときは、自分が気が散る原因から離れることが一番です。

オープンオフィスで働く人には、次のことをご提案します。

  • 作業に完全に集中する必要があるなら、会議室か空いているスペースなら何でもいいので、借りられるか聞いてみましょう。

  • 執務時間の前後はオフィスに誰もいないのではないでしょうか。フロアにあまり人がいない時間に一番大変な仕事をしてしまいましょう。

  • 時間の融通がきく人は、上司と交渉してみましょう。そうすれば、週の決まった曜日はオフィスから離れた場所で仕事ができます。

自宅で仕事をしている人には、次のことをお勧めします。

  • 仕事場はテレビ、PC、冷蔵庫など、お馴染みの気が散るもとから離れたところに設置しましょう。
  • 自宅では集中するのが難しすぎるなら、外に出てみてください。近所のカフェやコミュニティーパークのほうが集中できるかもしれません。
  • 締切が迫っているのに邪魔が入りすぎる場合はどうしましょうか。健康に良くはありませんが、緊急の場合は、深夜か早朝に仕事を仕上げることもアリです。そういう時間帯なら家の中も静かです。

最後に一言でまとめると、ここでの鍵は一定のレベルの自制心を維持することです。注意力散漫になる原因は、必ずしも雑音や間の悪い電話、誰かの訪問などの形でやってくるわけではありません。自分はどんなことで一番気が散るかを理解して、重要な作業が終わるまではベストを尽くしてそれを回避しましょう。一生懸命働いたら、遊びも一生懸命してください。そして、長く大変な一日の終わりには、自分にふさわしいご褒美を迷わず自分にあげましょう。家に帰って思い切りリラックスしてください。


6 Tips To Reduce Distractions |Pick The Brain

Cristina Antonio (訳:春野ユリ)
Photo by PIXTA.

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