• GIZMODO
  • FUZE
  • DIGIDAY
  • gene
  • gene
  • cafeglobe
  • MYLOHAS
  • Glitty
  • roomie
  • machi-ya
  • GIZMODO
  • DIGIDAY
  • gene
  • cafeglobe
  • MYLOHAS
  • Glitty
  • machi-ya
  • roomie

itou  - ,,,  08:00 PM

受け手に好印象を与える3つのメール作法

受け手に好印象を与える3つのメール作法

160423emails_make.jpg


Inc.:Eメールは仕事環境に革命をもたらしましたが、同時に、大きな頭痛の種ともなりました。

革命の面を見れば、送りたいタイミングでメッセージを送ることができて、ただちに相手に届けられるようになったのは、本当にすばらしいことです。また、メールなら、ディナー中の相手を邪魔したり、夜眠っているところを起こしてしまったりする心配もありません。ミーティングや会話をしている人にも、いちいち中断させずにメッセージを送ることができます。さらに言えば、たいていの場合、送ったメールは数分、あるいは数時間以内に読んでもらうことを期待できます。

一方、頭痛の面を見れば、Eメールが私たちのクオリティ・オブ・ライフや、生産性、いろいろな意味での幸福を侵食しているという事実が挙げられます。最近の研究によると、平均的なビジネスパーソンは労働時間の3分の1をメールの処理に費やしているそうです。忙しくて日中にメールを処理しきれない人は、夜遅くまでメールをチェックしなければならなかったり、朝起きるとすでにメールが何十件も溜まっていたり、といった状況に陥ってしまいます。

あなたがメールを送る相手が、そんな毎日を何カ月、何年と続けていたとすれば、あなたがいくら重要だと思うメールを送ったとしても、開く前からすでに不機嫌になっている可能性もあるということです。

では、どうすれば、受け手の心証を損なうことなく、メールを最大限有効に活用する(職探しから日常業務にいたるまで)ことができるのでしょうか?


ステップ 1:「本当にこれはメールするほど重要なメッセージなのか?」と自問する


真実を受け入れてください。あなたが送ったメール(特に、「念のため、全員にCCしておきます」的なメール)のうちかなりの割合が、そもそも送る必要がなかったメールなのです。同僚のデスクまで出向く、人に聞かないで自分で調べる、など、メールをする以外の方法があったはずです。

ですので、相手にイライラの種を送りつけてしまう前に、「このメール、本当に送る必要があるのか?」と自分に問いかけてください。その答えがイエスだとしたら、さらに重ねて、「とはいえ、本当にメールがベストな手段なのか?」と問うてください。

それでも答えがイエスなら、結構です。送信ボタンを押しましょう。


ステップ 2:内容のわかる件名をつける


あなたのメールを、先方に快く受け取ってもらい、速やかに読んでもらいたいなら、メールの「件名」を正しくつけてください。

意味不明だったり、ほかのよくあるメールと区別がつかない件名(「その後いかがですか」とか、「質問です」とか、「お願いがあります」とか)をつけたりするかわりに、「マーケティングマネージャのビル・スミスさんからの紹介です」とか、「期限あり:火曜日の正午までにサインが必要です」など、ひと目で内容がわかるような件名をつけてください。本文が短いときは、本文を件名にしてもかまいません(「本日の午後2時にあなたのオフィスを貸してくれませんか?」)。

あなたが送るメールは、先方の、未読メールで溢れかえっているであろう受信箱の中に飛び込んでいくのだということを思い出してください。適切な件名をつければ、それだけ早く読んでもらえて、(必要なら)早く返信をもらうことができます。

ちなみに、メールの「重要度」オプションを使うのは、本当に切迫したときだけにしてください。それほど重要じゃないメールに「赤い旗」が立っていることほど腹がたつものはありません。


ステップ 3:相手の負担を減らすよう配慮する


私自身、毎日100件を超えるメールを受け取っています。ですので、自分が送るときには、相手の負担を少しでも減らすようにと気を配っています。もし誰かが私に同じことをしてくれたら、本当にうれしく感じます。なんでこんなにわかってるの?

まず第一に、そのメールが、返信を必要としない情報提供的なものだとしたら、本文の冒頭に「返信は不要です。今回はお知らせしたいことがあってメールを差し上げました...」などと書いておきます。

これは、自分の受信箱に無意味なメールがやってくるのを防ぐことにもなります。メールを受け取った相手も「お知らせありがとうございます」とか、「受け取りました」などのメールを返さなくて済むからです。

第二に、できるだけ簡潔に書くことです。送信ボタンを押す前に、見直しと校正を行ってください。簡潔に書けている? 重要でない情報はカットしてある? あれこれ悩んだあげく14個も段落があるエッセイになっちゃってない? 半分の分量で同じメッセージを伝えられるのに、長ったらしいメールを送りつけたりはしないでください。

また、見逃してもらいたくないポイントは、目立つように太字にしておくのもありです。(ただし、押し付けがましく見えないように注意)

最後に、伝えるべきことは1回のメールで伝えきることです。5件も連続で送りつけることのないように。たまに、「おっと!ファイルを添付するのを忘れてた...」とか、「あ、ごめん、あともう1個...」なんてメールを送ってしまうのは、人間として仕方がないことです。でも、それが常態化しているなら話は別です。送信ボタンを押す前に考えをまとめたり、読みなおしたりしないせいで、いつも3、4通のメールを連続で送ってしまっているとしたら、心証が悪くなるのも当たり前です。

もちろん、人に迷惑をかけたくないなら、メールを使うのはやめてしまいなさい、などと言うのはナンセンスです。メールは史上最高のビジネス・コミュニケーションツールの1つであり、特に、タイムゾーンをまたいだやり取りには不可欠とさえ言えます。

ただ、戦略的にアプローチすべきだということです。受け手のことをよく考えてメールを送れば、メッセージもきちんと伝わり、印象もずっとよくなります。


3 Simple Changes to Your Emails That Will Boost Your Chances of Getting a Response|Inc.

Jenny Foss(訳:伊藤貴之)
Photo by Shutterstock.

  • ,,,,, - By

    香川博人

    LIKE

    2020年に向けて進むキャッシュレス化。 企業にとっての「電子決済」のメリットとは?

    Sponsored

    2020年に向けて進むキャッシュレス化。 企業にとっての「電子決済」のメリットとは?

    2020年に向けて進むキャッシュレス化。 企業にとっての「電子決済」のメリットとは?

    先日、政府は2017年度から公共料金や備品経費の支払いを全面的に電子決済にすることで、30億円の人件費削減が期待できるという発表をしました。 電子マネーやクレジットカード、ネットバンキングの普及により、私たちは現金だけではなく、時間と手間のかからない電子決済を活用する機会が増えていますが、それは企業や法人にとっても大きなメリットがあるようです。 そこで今回、現金決済から電子決済へとキャッシュレス  05:00 PM

MORE FROM LIFEHACKER

powered by
    
    
    
  

lifehacker

Recommended

© mediagene Inc.