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印南敦史印南敦史  - ,,,,  06:40 AM

忙しい毎日を楽しむために、意識しておきたいこと

忙しい毎日を楽しむために、意識しておきたいこと

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世界で一番シンプルな時間術』[新装版](マリオン&ヴェルナー・ティキ・キュステンマッハー著、佐伯美穂訳)は、2006年の発売以来、10年間支持され続けた実績を持つロングセラーの新装版。時間を効果的に使って快適な毎日を過ごすために心がけたいことが、わかりやすい言葉でまとめられています。

この本には、時間と上手につきあい、今、この瞬間を生きていることを心から楽しみ、まさに今していることに心を向けるためのアイデアがたくさん詰まっている。それを実行することで、ゆったりとして満ち足りた気持ちになれるはずだ。
同時に、これまでより短い時間でより多くのことをやり遂げ、再び自分の自由になる時間を手にすることができるようになった、という喜びを感じることだろう。
(「はじめに」より)

具体的には、仕事を処理するテクニックをマスターすることができれば、どんなに忙しいときでも、仕事の喜びを感じることができるようになるはず。そこで、その前提となる考え方を説いた第2章「毎日を充実感でいっぱいにする『時間のコツと原則』のなかから、「忙しい毎日を楽しむ原則とコツ」に焦点を当ててみたいと思います。


原則1 余裕のないときに「新しい仕事」を引き受けない


著者によれば、余裕のない状況に対処するための最初の原則は「新しい仕事」を引き受けるのをストップすることなのだとか。そして、疑問を持たず、ひたすら目の前の仕事に取り組むのではなく、「仕事に対して批判的な目を向ける」ことをおぼえるべきだというのです。たとえば、このように。

・〆切までに仕上げる必要は本当にあるのか? 延期は不可能?
・この仕事をやらなかったら、どんな問題があるだろう?
・本当は他の誰かの仕事ではないだろうか?
(67ページより)

余裕がなくてピリピリしているとき、「大事なことと、どうでもよいこと」をきちんと区別して判断するのは難しいもの。だから新しい仕事に対しては、その仕事の優先順位を考えるのではなく、「余裕のないときには、新しい仕事は断る」というシンプルな原則に従おうという考え方です。

現実的には、特に組織の内部にいる場合は、そう簡単にはいかないこともあるでしょう。しかし、そうはいっても余裕があるかないかはたしかに大切なこと。余裕がないのに抱え込んでしまっても、それはいい結果につながらないということです。(67ページより)


原則2 「いまやるべきこと」を紙に書き出す


2つめの原則は、「いまやるべきこと」を紙に書き出すこと。「やるべきことをどんな手順でやるか」を書けば、さらに気持ちは楽になるというのです。そしてこのとき大切なのは、「書く時間を節約しよう」などと思わず、「本当に書く」こと。いうまでもなく、頭のなかでやるべきことを考えるだけでは、効果につながっていかないからです。

なお、リストが長くなる場合は、ポスト・イットを使うのが著者のおすすめなのだとか。ポスト・イット1枚に、「やるべきこと」をひとつ書くというだけのこと。そうしておけば、まず思いつくままに「やるべきこと」を書き出しておいてから、「どの順番でやるか」を考えて並べ替えることができるからです。

予定がフルに詰まった多忙なときには、どんなプロフェッショナルでも仕事の全体像が見えにくくなってしまうもの。その結果、へたをすると「ただ忙しく動いているだけ」になってしまうわけです。いいかえれば、誰でも、目的を見失い、ストレスにさいなまれ、バタバタしているだけの状態に陥ってしまう可能性があるということ。

だからこそ、そんなときに「いまやるべきこと」を書き、それに優先順位をつける技術が必要になるわけです。(68ページより)

ちなみに優先順位を決めるには、次の3つのコツがあるそうです。


コツ1 まずは自分自身の健康第一


なにより優先順位が高いことは、健康でいること。ここで健康の問題を持ち出すことは意外な気もしますが、でもたしかに、体が十分に健康でない限り、プライオリティなどまったく意味を持たなくなってしまうわけです。

・規則正しく体を動かすこと
・きちんとした食生活
・十分な睡眠
・大事な人との生活、愛情
(69ページより)

当たり前なことばかりのように思えますが、これら以上に、日常生活で優先順位の高いことはないと著者は断言しています。つまり、当たり前のことだからこそ大切なのだといいかえることもできるかもしれません。また、「健康がいちばん」と紙に書いただけで、落ち着いてのびのびとした気持ちになったという人もいるのだとか。(69ページより)


コツ2 気が進まないことを優先する


「いつかやらなければいけないこと」は、なにかと理由をつけて先延ばしにしてしまいがち。そこで、先延ばしにしてきたことを、リストのトップに書くことが重要なのだと著者はいいます。

先延ばしにしてしまうのは多くの場合、その事柄のなかに、なにかしら「嫌な気持ちにさせる部分」が少なからず存在するから。だからこそ、先延ばしにしたくなるようなことを意識して最初にやる。それは、心理学的に見ても賢明なのだそうです。

理由は明白。気の進まないことをすませてしまえば、ずっとそこにあった心の重荷がなくなり、気分がスッキリするから。そしてもっといいのは、好きなことに、なんの心配もなく取り組めることだといいます。(70ページより)


コツ3 すべてを自分だけでやろうとしない


「他の誰かがするべきこと」が自分のリストのなかに入っているというのは、決して少なくないことかもしれません。しかし本来、他人が取り組むべきことは、その人のリストに載せられるべきものであるはず。

たとえば「息子に勉強させて、成績を上げる」ということは、親のリストのなかにはいっていてはいけないわけです。なぜなら勉強は親ではなく、子どもがやるべきことだから。

また、リストのなかに、誰かの助けを借りられるものがあるなら、実際に助けを借りてみるのもいいそうです。あるいは、自分のパートナーや周囲の人に、リストを見せるのもひとつのアイデア。パートナーや周囲が、自分の仕事をすべて把握してくれていると思えば、仕事も楽になるからです。(71ページより)


トップ3で「金」「銀」「銅」を決める


優先順位の高い順に並べたら、次にすべきはもう一度トップ3を見なおすこと。「金」「銀」「銅」の3つの札をつくり、それぞれに1番目から3番目までの仕事を短い言葉で書くという手法です。

重要なのは、トップ3を「どれが緊急か?」によってではなく、「どれが重要か?」で選ぶこと。そして3つの札を自分の仕事机、あるいは自分がよく仕事をする場所に置いておくといいそうです。同じように、カレンダーにトップ3を書き、デッドラインが具体的にいつなのかがわかるようにしておくことも大切、そうして、どの仕事がトップ3かを常にチェックするべきだというのです。(72ページより)


優先順位を死守する


優先順位の高い仕事に取りかかったら、仕事を中断させるものや、気を散らせるものはすべてストップするべき。電話、メール、コーヒーをいれて一息つくこと、廊下での同僚とのおしゃべりも、すべてやめるということ。

そして、いま最初にやらなければならない仕事が終わらない間は、自分のことを「孤独なマラソン・ランナー」だと考えようと著者は提案しています。または「ひとり山頂に向かう登山家」でも、「世界一周をしているヨットマン」でもいいかもしれません。いずれにせよ、優先順位を守ることを大切なルールにすべきだということ。

いわば大切なのは、重要なことを見分け、それを第一に処理する人になること。だから、間違ってもどうでもいいことに力を注いではいけないといいます。どうでもいいことばかりやって、大切なことができないとしたら、それこそ最悪だから。

そしてもうひとつ、心の持ち方のコツがあるそうです。新しい仕事を引き受けるときは、「まだまだ力不足だ」と、自分自身を過小評価していいというのです。そして仕事を終えるときには、期待よりも高いレベルで仕上げるか、〆切よりも早めに提出すること。そして大切な仕事が終わったときこそ、自分自身を高く評価すべき。(72ページより)




ひとつひとつの項目が短くまとめられており、しかもその内容はシンプルなので、無理なく読んでポイントをつかめるはず。バッグのなかに入れておいて空き時間に読んでみれば、無理なく気づきを得ることができそうです。


(印南敦史)

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