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香川博人  - ,,,,,,,,,  05:00 PM

メールからビジネスチャットへ。社内コミュニケーションに起きる変化とは?

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メールからビジネスチャットへ。社内コミュニケーションに起きる変化とは?

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業務やプロジェクトを推進する上で、社内での作業を生産的かつ効率的に行うことや、社外スタッフとの連携は必須事項。そのために欠かせないのが簡潔で円滑なビジネスコミュニケーションです。

皆さんはコミュニケーションツールとして何を使っていますか? 電話、メール、SNS、チャット。目的に応じて使い分けているかと思いますが、それぞれの機能を一体化してビジネスを加速させるコミュニケーションツールがあったら便利ですよね。

そこで編集部では、いま急速に進化を遂げているビジネスチャットが切り拓く新たなビジネスシーンでの可能性について考えてみました。


コミュニケーションの課題を克服するために必要な条件とは?


ライフハッカーではこれまで、円滑なコミュニケーションを行うためのハック術を紹介してきました。ポイントを整理してみましょう。

  • 非対面でコミュニケーションを行う場合、自分の意図する通りにメッセージを伝えることが想像以上に難しいことから、自分自身の考えを明確かつ簡潔に伝える能力は非常に重要となる。
  • 肩書きなどの上下関係を意識せずにフラットな立場でコミュニケーションすることが、自由な発想と新しい可能性を生み出し、チーム力の向上や個々人の責任感やモチベーションにもつながる。

では、上記を踏まえて既存のコミュニケーションツールの利便性と課題を見ていきましょう。

メールを活用したコミュニケーション
  • 名刺に書かれたメールアドレスが、ビジネスコミュニケーションの総合受付となっており、新規の依頼や進捗報告などの連絡業務として有効。
  • 一方で、スパムメールを含め溢れてしまった受信トレイの中から不要なメールの削除、必要なメールの検索など、未読メールをなくすことに時間が奪われ、仕事に集中できずストレスが溜まりやすい。
  • プロジェクトなど複数名でディスカッションする場合、やりとりが複数のスレッドに派生してしまいコミュニケーションの意味をなさなくなる。


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SNSを活用したコミュニケーション
  • ダイレクトメッセージやグループ機能を利用してディスカッションすることができる。
  • 一方で、1人で1アカウントしか設定できない場合もあり、公私が混同した人間関係のなかでは利用しにくい。
  • 機密情報を扱うこともあるビジネスシーンでは、意図しない相手に送信されたり、気づかないうちに情報が漏洩している危険性などセキュリティに不安がある。

では、ビジネスチャットに注目が集まる大きな理由とはなんでしょうか...

ビジネスチャットを活用したコミュニケーション
  • 挨拶などの定型文や署名を付ける手間が省け、誰でもフラットな関係で自分の意見や考えを的確に伝えることができる。
  • コミュニケーションの履歴が常に同期しているので、タイムラグや誤解などが生じにくく、密度の高い会話と関係の構築に役に立つ。
  • 承認した相手とのやりとりになるので、スパムを受信することがなく、セキュリティに優れている。
  • 在宅やリモートワークでも簡単に参加でき、変化するワークスタイルに適応している。

そこで今回、進化するチャットツールのなかで、電話やメール、SNSなどのメリットを複合的に採り入れ、スタンプ機能などユニークな試みでビジネスチャットの新しいスタイルを提案している『TEんWA』に注目してみました。


社内コミュニケーションが『TEんWA』だけでできる理由


ビジネスチャット『TEんWA』には、ユーザー向け機能として、トーク(チャット)、ToDo管理、ファイル管理、通知、外部招待の5つの機能があります。なかでも、ビジネスチャットの主要機能となるトークでは、「あったらいいな」と思っていた3つの活用法が盛り込まれていました。


1. 気持ちを最短で伝えるビジネスシーンに特化したスタンプ


20160310_tenda_tenwa_02.jpg▲スタンプは、12キャラクターx32メッセージの計384個。ユーザー企業のブランドに合わせたオリジナルスタンプの制作にも対応しています。


文字のみでのコミュニケーションでは声のトーンや表情がわからないため、ニュアンスや感情を伝える方法としてスタンプを効果的に活用することが有効です。『TEんWA』にはビジネスシーンに特化したオリジナルのスタンプを利用することができます。

たとえば、「ありがとう」という感謝の気持ちを伝えるスタンプは24種類あります。上司にスタンプを送ることに気が引けるかもしれませんが、「お辞儀をして敬意を払うスタンプ」であれば、実際に会って御礼をするように自分の素直な気持ちを上司に届けることができます。また、同僚であれば「Thank youと文字付きのスタンプ」を送り、感謝とともに一緒に頑張ろうという気持ちを伝えることができます。つまり、スタンプにはビジネスで日常的に行っている感情を込めた会話やメッセージが集約されているので、384種類あるスタンプから1つのスタンプを送るだけで、最短で的確なコミュニケーションができるわけです。

これは、「会話こそ宝の山だ」という『TEんWA』の考え方から生まれたもので、新しいアイデア、人材の才能や可能性が引き出すためには、どんなことでも自由に話せて、そのときどきの気持ちを伝え、受け止められる仕組みを大切にしているからです。


2. 必要な相手に必要なときだけプッシュ通知


20160310_tenda_tenwa_03.jpg▲左:スタンプは、画面最下部のキャラクターを選択してから表情やフレーズを選びます。右:通知のオン/オフはスワイプして選択。顔写真で登録するルールにすれば「名前と顔が一致しない」ということがありません。


メールやSNSを利用していて1番気になるのが、自分とは直接関係のない内容でも着信通知があり、瞬く間に未読件数が増えてしまうことです。『TEんWA』では、通知のオン/オフが設定でき、リアルタイムで確認して欲しい特定の人だけにプッシュ通知して、残りの人は後でやりとりを閲覧することができます。

また、外出先や多忙ですぐに返信できない場合は、届いたメッセージをクリップボードに保存して、あとから返信することもできます。返信したいメッセージを探す手間がなく、保存したメッセージを呼び出すと瞬時に履歴を遡って表示されるので、スムーズにやりとりができます。

SNSのように相手の画面に既読が表示されないので、受信側に「すぐの返信」を強制させることがなく、送信側も「まだ返信がない」といったイライラ感を与えることはありません。未読表示は「ここから未読」とトークメッセージ画面に表示されます。


3. 外部のメンバーを招待してスムーズにプロジェクトが遂行できる


20160310_tenda_tenwa_04.jpg▲タスク/ToDo(左)やファイル(右)がグループで共有・管理できるので、スケジュール管理や最新資料の確認などを瞬時に行うことができます。


事業やプロジェクトのクオリティを高めるためには、社内だけではなく社外の人材を活用することが欠かせません。そんなときに便利なのが『TEんWA』の外部招待機能です。

1グループごとに10人まで招待が可能で、社内環境と同じように迅速なコミュニケーションができます。もちろん、なりすましなどの防止策としてサーバーとの通信は暗号化されており、外部からの不正アクセスも常に監視されているので、安心して社内外のメンバー間でやりとりができます。

このほかにも、進捗状況が共有できるToDo機能やファイル共有機能などビジネスでは必要不可欠な管理機能、一元管理されたログデータから見つけたい情報を探し出す検索機能、パソコンやスマホ、タブレットに対応したマルチデバイスで場所を選ばずにコミュニケーションや会議ができるなど、さまざまなビジネスシーンで『TEんWA』を活用することができます。


企業運営やサービス運用に欠かせない管理者向けの機能も充実


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チャットツールは承認されたメンバー間のコミュニケーションですが、企業で運用する場合は、セキュリティ保護の観点から管理者向け機能の充実は欠かせません。

『TEんWA』には、ユーザーやグループの登録・変更が一括管理できるユーザー管理や組織管理のほか、発現頻度をログで管理する分析機能があり、直感的に状況を把握することができるので、管理者の頭を悩ますことがありません。

また、従業員の健康維持や増進を図ることが生産性や業績を上げることにつながる「健康経営」の取り組みが活発化していることを受けて、将来的にはチャットの内容を分析してメンタルの変調を検知したり、健康管理にも役立つ機能を追加する予定とのことです。

進化するビジネスチャットの現況を知る上で、今回は『TEんWA』に注目してみましたが、現在、『TEんWA』の機能をすべて利用・体験できる「30日間の無料トライアル」を実施中です。じっくり試せて、サポートも受けることができるので、この機会にビジネスチャットの最新版を体験してみてはいかがでしょうか。




チャットツールは、シンプルで操作が簡単なことから、これまでも利用してきましたが、『TEんWA』の多彩な機能を見ていくと、単につながる・伝える・一緒に考えるというだけではなく、個々人の感情や感性、創造力も共有して新しい可能性を導き出していく、中身の濃いコミュニケーションが図れる気がしました。

ビジネスチャットの進化はどこまで続くのでしょうか。これからもチェックしておきたいですね。


TEんWA|TENDA

(香川博人)
Photo by shutterstock.

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