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堀込泰三堀込泰三  - ,,,,,  09:00 PM

荒れた受信箱もスッキリ!Chrome拡張機能「sortd」でGmailにToDo管理機能を追加しよう

荒れた受信箱もスッキリ!Chrome拡張機能「sortd」でGmailにToDo管理機能を追加しよう

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筆者は受信箱の整理が大の苦手で、これまでにいろいろな方法を試してきました。その中でも最近見つけたお気に入りが、Chromeの拡張機能「Sortd」です。「Sortd」を使えば、Gmailがカスタマイズ可能なカラムを持つドラッグアンドドロップ方式のワークスペースに早変わり。筆者が愛用しているライフオーガナイジングWebアプリTrello」のEメール版と言ったところでしょうか。

Sortdを気にいっている理由は、そのコンセプトが私の望む情報アクセスの方法とマッチしているから。具体的には、視覚的で、かつリストになっているところです。多くの人と同じで、私の受信箱はあまりにも件数が多すぎて、アクションが必要なもの、キープしておきたいもの、すぐに削除したいものを仕分けることに時間を取られてしまうことが問題でした。その点、Sortdは2つの理由で便利です。最高のユーザーインターフェースを持つこと、そして、便利なタスク管理機能をGmailに導入できることです。


重要なメールを視覚的に整理する


Sortdでは、メールにラベルやスターをつけて1つの長いリストとして読むのではなく、最重要メールを1つのダッシュボードに整理できます。メールを「To Do」カラムや「Follow Up」カラムにドラッグすることで、現在作業中(または待機中)のものがひと目でわかるのです。

このコンセプトは、私が2年前に見つけたGTDベースのメール整理術の原則と似ています。その方法では、メールカテゴリーごとにフラグを割り当てます(「要対応」「返信待ち」など)。Gmail Labsの「マルチ受信トレイ」を使ってスター付きメールをすべてメインの受信箱の右側にカラムとして表示することができます。かなり便利だったのですが、メッセージの数が限られていることと、ひと目で判断するにはブラウザのウインドウを広く使わなければならないという欠点がありました。たとえば、かつて私が使っていたGmailのスクリーンショットはこんな感じです。


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これに対し、Sortdの画面はこうです。ぱっと見て、スッキリしているのがわかるでしょう。


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多様なカスタマイズも可能です。リストの追加、デフォルト名の変更、チェックマークアイコンの変更、ドラッグによるリストの並び替えなどです。私が現在使っているリストは、「要対応」「相手からの返信待ち」「進行中プロジェクトの参考用」「いつか対応」(きっと永遠に対応しないでしょう)「ショッピング/お買い得」です。この方法で特に素晴らしいのが、個々のメッセージへのラベル付けに時間を取られないで済むこと。重要なカテゴリーが、カラムそのものなのです。

Sortdの画面とGmailの画面を切り替えることもできます。ウインドウ右側にある小さなボタンを押すだけです。それに、Gmailの表示画面でも、Sortdのカラムにアクセスすることができます。


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これを利用すれば、今まで通りにGmailを使いながら、タスクやその他のカテゴリーに振り分けたメールにすぐにアクセスできます。両者のいいとこどりになるわけです。筆者としては、カラム表示の方が好きなのですが。


メールをToDoやリマインダーに


哲学的には、メールはタスクマネジャーに向かないという考えに賛成です。ToDoはあちこちのプログラムに散らばっているよりも、1つのToDoリストにまとまっているほうがいいでしょう。しかし、誰しも対応が必要なメールというのが必ずあるはずです。でも、現在のGmailにはそのようなToDo管理機能がありません。Sortdは、以下のような機能でそれを補ってくれるのです。(米Lifehackerライターにも何人かファンがいますが、Googleの「Inbox」にはそのような機能があります。でも、見た目があまりさっぱりしていないのと、以下に示すToDoの一部しかないという欠点があります)


メールに完了チェックができる

カラムにドラッグしたメールの横にはすべてチェックボックスが付くので、対応したメールのマークが容易です。対応済みのメールをリストに残すことも、隠すことも可能です。フィルター機能を使えば、対応済みのメッセージ/タスクのみを表示することもできます。


件名をタスク名に変更できる

メールをカラムに移動すると、件名をより実行しやすい名前に変えることができます。そうすることで、あいまいなタスク名を避けると同時に、余計な情報を除外できるので、生産性が高まります。


リマインダーとメモを追加できる

メールごとに、リマインダーとデスクトップ通知を設定できます。さらに、メールをより明確にするために、「notes」セクションにメモを残せます。


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独自タスクの追加

Sortdのタスクは、メールメッセージ以外からも作れます。やり方は、カラム下部の「+」サインをクリックするだけ。メール以外のタスクのために、専用カラムを作るのもいいでしょう(買物リストや次のプロジェクトに向けたアイデア帳など)。


リマインダーの日付でメールを並び替える

「Date View」を選ぶと、リストを「Today」(今日)「Tomorrow」(明日)「Soon」(もうすぐ)のカテゴリー別に表示できます。これらのカラムにも、メール以外のタスクを追加できます。


各アイテムに柔軟に対応できる

アイテムを上下にドラッグすることで優先順位を変えたり、メッセージの色を変えてハイライトしたり、複数のメッセージを1つのタスクにまとめたりすることができます。つまり、タスクマネジャーに必要な機能が、すべて受信箱に統合されているのです。


Sortdはまだベータ版


Sortdはまだ招待者のみのベータ版なので、完全ではありません。まだまだ発展途上なのです。

Gmailタブを開くと、Sortdがスキンを適用するまでに数秒かかります(その間でもGmailビューとSortdビューの表示を切り替えられます)。筆者が初めてSortdをインストールしたときは、Chromeが頻繁にクラッシュするようになり、そのたびに再起動が必要でした。原因がSortdだったかどうかは不明ですが、一度無効にして再度有効にしたところ、問題は解決したようです。ラベルやその他の基準による検索はGmailと変わらないものの、受信箱の全メールを選択することができたらもっと楽なのにと思うことがあります(「すべて選択」チェックボックスがない)。今のところ最大の課題は、Sortdビューでのメール検索結果が、Gmailでの検索結果と一致しないこと。開発者によるとGmail APIを利用しているそうなので同じ結果になるはずですが、このAPIもまだ新しいものなので、今後改善されるでしょう(当面はGmailビューに切り替えれば済むことですし)。


モバイル版のGmailでは、Sortdのラベルが自動で追加されます(ベータ版のため、現時点ではまだデタラメな部分もあります。)。また、Sortdのモバイル版(こちらもベータ版です)も出ていて、mobile@sortd.comにメールすることでサインアップが可能です。

とにかく、Sortdの視覚的な方法は、私の感覚にとてもマッチしています。ラベルとスターを使ってメッセージを整理する方法や、Inboxのタスクマネジメント機能を使うという方法もありますが、個人的にはSortdのスッキリした鳥瞰的な視点が大好きです。

先着2万名様まで、下記のリンクからSortdをお試しできます。あるいは、Chrome Web Storeから直接ダウンロードして、招待コード「8J5D3」を入力してください(編集部注:「Woohooo you're in!!!」と表示されたあと少しすると、利用可能になります)。使ってみたら、感想を聞かせてくださいね。


Sortd

Melanie Pinola(原文/訳:堀込泰三)

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