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堀込泰三堀込泰三  - ,,  10:00 PM

時間を有効活用できていますか?緊急度は低くても重要なタスクに集中して取り組むための7つのステップ

時間を有効活用できていますか?緊急度は低くても重要なタスクに集中して取り組むための7つのステップ

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タイムマネジメントばかりを気にして、大事なことを忘れていませんか? それは、タスクをしょっちゅうスイッチするのではなく、せっかく確保した時間を使って、1つのタスクに集中できる能力です。

スケジュールを確保しているのに集中できない理由は、あなたの脳が集中砲火に対する受け身の状態に慣れてしまっているから。意図的かどうかは別として、あなたの認知状態は、職場環境や労働習慣のせいで一触即発になっているのです。それを防いで大きなプロジェクトに集中したければ、あらかじめ意識して心のギアをシフトしておかなければなりません。そこで、心のスピードを緩めて重要な仕事に集中するための7つの方法を紹介します。


1. 自分とのミーティングを設定する


重要なプロジェクトが緊急事態になるまで手を付けずに待っていては遅すぎます。ここで大切なことは、緊急性のプレッシャーを回避して、自分との「ミーティング」を設定すること。ミーティング中は、そのタスク以外には取り組みません。そして、そのミーティングを必ず続けることを優先してください。これにより、緊急性の高い小さなタスクのせいで集中しようとすることさえできない、という事態を避けられます。さらに、これから来る集中時間に向けて脳の準備ができるという利点もあります。


2. ギアは下げたまま


できるだけ集中しやすくするために、緊急性の高いタスクを中断したあとは、少し休憩をはさんでから重要な仕事に取り掛かりましょう。オフィスに着いてすぐの静かな時間か、昼休み明けすぐがいいかもしれません。どちらの場合も、集中が必要になる前に、手っ取り早い成功で気持ちのギアを上げ過ぎることを避けられるでしょう。


3. ショートブレークを


先に「とにかく何かを終わらせる」モードに入ってしまったら、重要なタスクに専念する前に、少なくとも短い休憩を挟んでください。ほんの数分でもいいので、外の風に当たるといいでしょう。心の平穏を取り戻し、クリエイティブモードに切り替えることができます。また、ただ仕事をやっつけるのではなく、どのように達成すべきかを戦略的に考えるきっかけにもなります。プロジェクトの計画、記事の執筆、プレゼンテーションの作成など、タスクの内容を問わず、大局的な視点でとらえてから取り掛かることができるので、アプローチのイメージが頭に浮かんだ状態で席に着くことができます。


4. 集中できる場所を指定する


緊急性の高いタスクをやるときと重要なタスクをやるときでは、場所を変えることがオススメです。会議室を予約したり、在宅勤務をしたり、図書館を利用したり、カフェで仕事をしたり。新しい場所では、メールの返信など、ほかのタスクをやらないこと。これによりあなたの脳は、その場所にいるときは重要なプロジェクトに集中して取り組むときだと認識するようになります。これは、ベッドに入ったら眠るという認識と同じです。(仕事に支障がなければ、インターネットのつながらない場所に行くのがいいかもしれません)


5. コンピュータから離れてみる


場所と気持ちの関連付けと同じ理屈で、パソコンの前にいるときは無意識のうちに一定の考え方になってしまうことがあります。クリエイティブにじっくり働く必要があるのに、パソコン画面をただ眺めているだけの自分に気がついたら、メディアを変えてみましょう。ペンと紙を用意して考えを書き出してみたり、ホワイトボードにアイデアを図表化してみたり。あとでそれをパソコンに入力しなければならないのが手間だと思うかもしれませんが、出だしから脳が最適なモードに切り替わるので、ずっと早く成果にたどり着けることもあります。


6. 重要なタスクと緊急なタスクの切り替え


これまでの5ステップすべてに失敗したら、重要なタスクと緊急なタスクの切り替えを試してみてください。重要なプロジェクトに10分だけ取り組んだら、緊急なタスクを5分という具合に。それか、大きなプロジェクトで大きな一歩を完了するまではメールに答えられないというルールを、自分に課すのはいかがでしょうか。これは、重要なタスクに取り組むためのもっとも効率的な方法ではありませんが、それで前に進めない状況が改善されるなら、今できるもっとも効率的な方法と言えるでしょう。


7. 同僚からポジティブなプレッシャーをかけてもらう


最後の手段として、同僚の助けを借りるという方法があります。同僚にも、あなたと同じように大きなプロジェクトに向き合う時間がないと嘆いている人がいるでしょう。そこで、2人で時間を合わせて、その時間はそれぞれの重要なプロジェクトに取り組むと決めるのです。上司と話して、特定の構想について報告する時間を定期的に設定してもらうのもいいでしょう。このような説明責任によって、重要な仕事の緊急度を高めることができます。


せっかく集中していても、スマホやコンピュータの通知に返事をしたいというプレッシャーは常に存在しています。それを避けるためにも、ここで紹介した方法をうまく使って、緊急性は低くても重要なタスクに集中して取り組む時間を確保してください。


7 Strategies for Regaining Focus in a Hectic Workplace | Fast Company

Elizabeth Grace Saunders(原文/訳:堀込泰三)
Image by Mangsaab/Shutterstock.

  • ,,, - By 松尾仁LIKE

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