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香川博人  - ,,,,,,  12:00 PM

ToDoリストだけではダメ。非効率を最適化する時間術

ToDoリストだけではダメ。非効率を最適化する時間術

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「忙しい」「時間がない」「寝ていない」など、師走を迎えると何かと時間に追われ緊急対応のスクランブルな生活になりがちです。しかし、その原因は単に締め切り厳守の繁忙期だからでしょうか。これまでに、時間の使い方や活用に問題を感じたことはありませんでしたか。

そこで、時間活用を効率的に行う習慣を身に付ける方法について、習慣化コンサルタントの古川武士さんに聞いてみました。


時間の使い方を時間簿でチェック。非効率な行動を最適化する


残業が続くと心もカラダも疲弊して、翌日の仕事は集中力に欠け非効率になる。誰にとってもよいことはひとつもありません。そこで古川さんは、ToDoリストだけでは管理できないそんな毎日の改善策として「時間簿をつける」ことをすすめています。

古川氏:収入に対する支出用途などが一目でわかる家計簿をつけていると、お金の流れがつかめてムダ使いの改善を図ることができます。同じように、時系列で何時から何時まで何をしたか書き込む時間簿をつけていると、非効率な時間の使い方が浮き彫りになり、改善ポイントが見えてきます。

たとえば、あるクライアントから「段取りが悪いのに完璧主義の部下がいます。ひとつの作業に時間がかかり、残業が多いので改善させたい」と相談がありました。そこで、完璧主義を正すのではなく、時間簿をつけてもらいました。

すると、「1日のなかで細かく休憩をとり、その合計が3時間もあった」と本人が気づいたそうです。これを1時間半に短縮しただけで、残業が減り、作業時間に対する意識も変わったそうです。

時間簿をつけると、提案書作成、アポイント、メールの確認・送受信、割り込み作業など、自分の行動が可視化されるので、実は打ち合わせ時間がいつも長いなど、まったく気づいていなかったことがわかります。

面倒臭いように思えますが、次のタスクのはじまりは前のタスクの終わりと考えて、随時記録することですべての作業に意識が向き、それだけでも作業が効率化するんです。

habit_furukawa_prof.JPG古川武士(ふるかわ たけし)/習慣化コンサルタント

関西大学卒業後、日立製作所などを経て2006年に独立。約2万人のビジネスパーソンの育成と約500人の個人コンサルティングの現場から「続ける習慣」が最も重要なテーマと考え、オリジナルの習慣化理論・技術をもとに個人向けコンサルティング、習慣化講座、企業への行動定着支援を行っている。主な著書に「人生の主導権を取り戻す『早起き』の技術」などがあり、全10冊、計30万部を超え、中国・韓国・台湾など海外でも広く翻訳され読まれている。


非効率な作業を改善する5つのケーススタディ


では次に、時間簿で見つけた非効率な作業を効率的に行いながら、習慣として身に付けるためにはどうすべきか。古川さんにその方法を聞いてみました。

古川氏:ここでは、これまで受けた相談などをもとに、5つのケースの対処法を紹介します。


1. 複数のタスクを同時に行い、どれも中途半端になってしまうケース

たとえば、企画書を作成しながらメールを受信するたびに確認。内線電話が入って頭の中が混乱してしまう。よくあるケースですが、対策としては、シングルタスクで対応することです。

企画書は思考モード、メールや電話でのやりとりはコミュニケーションモードになりますが、パソコンと同じように、せっかくモードを起動して集中力が高まったのに、シャットダウンして別のモードに再起動すると、時間も効率もムダになります。

企画書を作成するなら徹底的にその作業だけに集中します。雑務処理が必要であれば、あらかじめその作業をする時間帯を事前に決めておくことで割り込み作業を回避できます。


2. 残業時に重要な仕事がいつも残ってしまうケース

重要な仕事が残り終業時間を過ぎてしまうのは、単純にその仕事を後回しにしたから残業になり、帰宅時間が遅くなるわけです。対策としては、朝一番に重要な仕事に取りかかり片付けることです。

朝は脳の働きが活発でエネルギーが1番ありますが、時間経過とともにそのエネルギーは減少し、次第に非効率になっていきます。午前中に重要な仕事や頭を使う仕事をやって、あとは軽い作業をこなして早く帰るようにしましょう。


3.先延ばしにして納期がいつも遅れるケース

先延ばしにする理由は、面倒臭い、気が重いなどメンタルに影響されやすいので、対策としてはタスクを小さくすることで、心の負担も小さくしましょう。

たとえば、交通費精算書を作成するステップはとても煩雑で面倒な作業ですが、一気に仕上げようとしないで、レシートを集める、行き先だけ書く、検索して交通費を調べるというように、チャンクダウン(タスクを複数のかたまりに分割)してタスクを小さくすれば、途中で割り込み作業が入ったとしても再開することが可能ですし、効率よく作業することができます。


4. 突然のタクスに振り回されるケース

上司や他部署、お客様から突然のタスクが入って振り回される経験は誰にでもあるかと思いますが、この場合の対策は2つあります。

1つ目は、突発業務専用時間を事前に決めておくことです。午後1時に設定したら、何が発生したとしても「午後1時まで待ってもらってもいいですか?」と調整するようにします。午前中は作業効率が高まる時間帯なので、できるだけ午後に設定しましょう。

2つ目は、突発のタスクを15分目安の小さなモジュールにすることです。急ぎの仕事が急に舞い込んでも、すぐに作業に取りかかれず残業するケースは誰にでも経験があると思いますが、この場合は前述の「タクスを小さくする」と同じように、割り込み作業が入ったとしてもリスタートしやすいように、切りのいいところを起点に分割するようにします。


5. 時間のムダ使いが多いケース

頭を働かせて作業しているつもりでも時間ばかりが経過してしまい、結果的に帰宅時間が遅くなる。こうした場合は、時間簿をつけて、やらなくてもよかったこと、明日でもよかったこと、必ずしもこれだけの時間をかける必要がなかったのはどれかなどをチェックしてみましょう。時間簿をつけるとムダな作業後に集中できていたかなど、かかった時間がわかるので改善することができます。




1日の時間は限られているので、何にどう使うかが重要です。しかし、感覚的に時間を扱ってしまうとそれが正しい使い方なのかが見えてきません。時間簿という新しい基軸で時間の活用を見直すことは、習慣化するための大きな力となるだけでなく、自分自身を見つめ直すきっかけになるかもしれません。


(香川博人)
Photo by Shutterstock.

  • ,,,, - By

    友清哲

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