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matono  - ,,,,  08:00 PM

実践してみよう。言いたいことを相手に理解してもらうためのコツ

実践してみよう。言いたいことを相手に理解してもらうためのコツ

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この記事は、実名制Q&Aサイト「Quora」に掲載された、ソフトウェアデザイナーであり、ブログ「SmartLikeHow」の著者であるChristian Bonillaさんの回答です。

Q. 多くの人が日常的にやっていることで、実は間違っていることは何でしょうか?

おそらく、忘れられるようなメールを書くことです。

言いたいことを理解してほしいと思っているくせに、わかりにくい書き方をしている人が多いです。写真や画像、箇条書き、カテゴリー分けなどを使うと、相手はあなたの言いたいことを思い出したり、シェアしたり、ほかの人と議論したりしやすくなります。

自分の言いたいことを相手が理解して、思い出しやすくなる2つの方法を、詳しくご説明しましょう。



分類分けをする


モチベーションスピーカー(人を励ますような演説をする人)アンソニー・ロビンズのTED Talkをいくつか見ました。そこで、すぐに気付いたのは、彼は考え方をわかりやすくするために、頻繁に番号付きの箇条書きを使うということです。

ロビンズは、トピックスについて説明するとき、それぞれの内容を取り上げる前に「4. 愛のようなもの」とか「6. 人間に必要なこと」とか「経済的に自立するための5つのステップ」という風に紹介します。政治家やコメディアンなどが大観衆に話しかけるとき、いろいろな話題をまたいだり、ストーリーを語り始めたりするやり方と比べると、話の組み立て方としてはあまりなじみがないかもしれません。

私は、ロビンズの話を実際に聞きに行ったことも、ロビンズの本を読んだこともありません。しかし、彼のスピーチやインタビューをいくつか見ていると、「恐れ」のような漠然とした考え方を単純化し、人々がより理解しやすくするためには、この修辞学的な話し方はかなり効果的なのではないかという、私の仮説は間違っていないと思います。

自己啓発について語るときには、感傷的な話し方をするものだと一般的に思われているふしがあります。しかし、ビジネスの場合でも、自己啓発の達人が聴衆に向けてするのと同じようなやり方で、ニーズを満たします。たとえば大きな問題を、小さなことに分解することで取り組みやすくします。

「顧客にもっとお金を使ってもらうにはどうすればいいのでしょう?」のような、昔からよくある質問は、単に分類分けの問題です。たとえば、データサイエンスでは、自社のウェブサイトで3つ以上商品を見ているビジターは、ほかのビジターよりも購入する確率が40%以上高い、というようなことがわかります。

数字や計算によって得られたその情報(知識)は、「いい顧客を見つける」という漠然とした課題を、「3つ以上商品を見ている顧客」のように、より具体的にわかりやすくします。顧客や注文数、サイト訪問を数字で分け、規模や母数を分類するデータサイエンスにより、ビジネスはより効率的に管理できるようになるのです。

分類分けは、日常生活でも役に立ちます。人は、自分が「知っている」カテゴリーに何かを入れると、それに関して自動的に理解できるようになります。そして、自分がすでに理解していると思っているカテゴリーの中に、知らない視点が入ってくると不快に感じたりもします。


相手の考えを整理する


他人の考えを整理することも、学ぶに値するスキルです。日々の会話の中で、相手が理解しやすいように、自分の言いたいことを覚えてもらいやすいようにすることで、学べます。個人のものでも、組織のものでも、仕事に関する文章はひどいものが多いので、このスキルを学び実践することで、同僚とも簡単に差をつけられるでしょう。

それでは早速、相手の考えを整理するコミュニケーション術を順に説明していきましょう。


できるだけ絵や図を描く

ホワイトボードでも、パワーポイントのスライドでも、カフェのペーパーナプキンでも何でもいいので、説明しようとしていることが図解できるのであれば、図を描きましょう。図形やフローチャートを使うことで、相手が理解しやすくなることはよくあります。また、図形を描いてあげると、自分はそれを十分に理解しているということを相手に伝えられます。たとえ、図がうまく描けなくても、図に文字で説明を入れれば簡単です。


数字付きの箇条書きで文章は最小限に

最近、デジタルメディアで箇条書きが多用されているのには理由があります。これが100%正しい理由ではないとは思いますが、要するに読みやすいからです。上司にメールを書くときも、複雑なことを説明しようとしたり、たくさんの要素が絡んでいたりする場合は特に、読みやすい方がいいです。アンソニー・ロビンズ方式で箇条書きを使いましょう。

大きなトピックスを、小さなトピックスに分解し、理解しやすいようにトピックスを分けることで、自分の言いたいことを相手が理解しやすくなります。また、相手が読むのに苦労するような無駄に長い文章はやめてください。

数字付きの箇条書きが、記号や黒丸などの箇条書きよりも良いのは、相手が返信で個別の項目について書くときに、番号を書くだけで良いからです。


要旨を見出しにしてわかりやすくする

これには少し練習が必要かもしれませんが、自分の考え方を相手に理解してもらうにはすばらしい方法です。今読んでいるこの記事で気付いたかもしれませんが、ただ箇条書きにしているわけではありません。それぞれの項目の文章でメインとなる考え方は、項目の見出しとして太字にしています。こうすれば、記事をじっくりとすべて読む時間がなくても、ザッと目を通しただけでその記事で言いたいことが理解しやすいです。キャッチコピー的なフレーズが思いつけば、相手はさらに思い出しやすくなり、自分の考えを説明しやすくなるので、さらに良いです。

私は、自分のブログ記事でこの方法をよく使いますが、良い見出しの記事は、読んだ人が意見や感想を言ってくれたり、ソーシャルメディアで共有したりしてくれます。良い見出しやタイトルであればあるほど、考え方やトピックスが使われやすく、議論されやすくなります。


3 Things People Have No Idea They're Doing Wrong When They Email|Inc.

Christian Bonilla(訳:的野裕子)
Photo by Shutterstock.

  • ,,,,, - By

    香川博人

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