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ライフハッカー編集部ライフハッカー編集部  - ,,,,,  10:00 PM

きっと必要になる、シンプルで決定的なメールの分類方法

きっと必要になる、シンプルで決定的なメールの分類方法

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MakeUseOf:Gmail、Outlook、GoogleのInbox、Yahoo Mail、どのメールソフトを使っていても、メールはメールです。遅かれ早かれ、受信トレイはあふれかえってしまいます。しかし、あるシンプルな分類方法で、いつでもたくさんのメールを自在に管理することができるようになります。

これまでにToDoリストのテクニックをメールの受信トレイの整理に使ってみたことはありますか? 私はあります。そして、大抵うまくいきませんでした。なぜなら、メールとToDoリストの違いについて理解していなかったからです。それは、ToDoリストは自分から行動を起こす必要があるという点で、メールは他人とのコミュニケーションが関わっているという点です。

しかし、ある人気の生産性システムを少し改良することで、大量のメールをコントロールできるようになります。元アメリカ大統領であるドワイト・D・アイゼンハワーの仕事分類マトリックスを使うと、メールの整理が非常に効率化するのです。


メールの整理のために改良したアイゼンハワーマトリックス

アイゼンハワーのマトリックスは、ToDoリストを4つに分類する方法です。これを使って、アイゼンハワーは次に行うべき仕事を把握していました。ここでは、基本的なマトリックスはそのまま残して使います。

それでは、メールを4つに分類してみましょう。分類名はメールの対応方法を表しています。

このマトリックスをOutlookのフォルダと組み合わせたり、Gmailのラベルとして使ったりするのは非常に良いやり方です。色を変えて分類するのも良いでしょう。

ただ、それぞれの名前だけは変えないでください。皆さんのフォルダやラベルは、この4つのカテゴリのみに分類されることになります。

  • 重要かつ緊急
  • 重要〈緊急ではない)
  • 緊急(重要ではない)
  • 重要でも緊急でもない


「緊急」とは何でしょう?


何が「重要」かというのはすぐにわかります。それは優先順位と主観的な理由で決まるものだからです。しかし、「緊急」というのは時間に関係するようなイメージがあり、私たちを混乱させてしまいます。

でも落ち着いて、パニックにならないでください。ここでの「緊急」は、自身の基準で決めて良いのです。まったく空き時間のない、忙しい1日を過ごしているとき、会議ばかりの日であるとき、「緊急」の意味はそれぞれ異なってきます。フレキシブルにしておきましょう。実際、それは非常に重要なのです。

このアイゼンハワーのマトリックスにおける「緊急」のカテゴリに、時間制限をつけたがる生産性の専門家はいます。しかし、人生と仕事において時間のニーズは変わり続けていることを考えると、そう簡単にそれは決められません。

「緊急」を定義する魔法の公式や、時間制限というのは存在しません。実際にそういう状況になれば皆さんもわかります。理解するのが難しい単語ではありません。ですので、あまり深く考えないでください。


シンプルさを大事に。「ルール」にこだわらない


それぞれのカテゴリに対して行動を結びつけたくなるかもしれません。たとえば、「重要だけど緊急ではない」ことには「いつやるか決める」とか「緊急でも重要でもない」ことは「人に任せる」といった感じです。

そのやり方はやめたほうがいいでしょう。問題が2つあります。

1つ目は、メールのタグ付けにバイアスがかかってしまうということです。今すぐ行動を起こさないといけないメールに対して、時間がないという理由で、脳をだまして間違った分類をしてしまいます。

2つ目は、それぞれのカテゴリに対する行動は、かならずしも同じではないということです。「緊急でも重要でもない」ものであっても、かならず削除すべきということにはならないのです。あとでそのメールが必要になるかもしれません。

代わりに、アイゼンハワーのマトリックスと、自身の仕事をこなす能力を信頼してみましょう。複雑すぎる、あまりに決めることの多い生産性管理のシステムは、結局投げ捨ててしまうことになります。今回の管理方法では、それぞれのカテゴリの名前が、そのメールがどんなものかを教えてくれるので、皆さんはそこから適切な判断を下すことができるのです。


絶対的なルール:分類するまでは次のメールを読まない


メールを容赦なく分類するときに、1つだけ努力が必要なことがあります。それは、今読んでいるメールを分類するまでは、絶対に次のメールを読んではいけないということです。

これは非常に重要です。開いたメールは、絶対にどこかに分類しなければなりません。そして、そうしない限り、次のメールを読むことを自分に許してはいけません。

分類をしなかったり、やり方が間違っていたりすることが、生産性管理がうまくいかない理由なのです。正しい分類のステップを踏めば、すべてがしかるべきところに収まるはずなのです。


メールの攻略方法


この方法の長所は、受信トレイが整理されてしまえば、いつ、どのようにメールに対応するかに関してあまりアドバイスが必要ないことでしょう。緊急性があり重要なものには、時間が出来次第、対応せざるを得なくなるでしょうから。

すべてにおいて、ActiveInboxのAndy Mitchellが話した通りで、

1日の中でエネルギーが湧きにくい時間を見つけて(ランチのあとの眠たい30分など)、受信トレイと格闘すると、すばらしく効率を上げることができるでしょう。

優先順位さえ付けていれば、本当にやらなければいけないものを見逃すことなく対応できます。

そして、1日の終わりに、分類されたメールの処理に取り掛かりましょう。スマホのアプリからでも構いません。信じてください、メールに優先順位が付いていれば、メールを全部読むのに3半分ほどの時間で済みますよ。


これは簡単? 難しい?


個人的には、このアイゼンハワーのマトリックスを使う方法は、これまでに使ってきたメールの整理方法の中では、1番シンプルだと思います。受信トレイが整理しやすくなり、メールを見失うこともなくなりました。


Here's the Most Decisive Email Sorting Solution You Will Ever Need|MakeUseOf

Mihir Patkar(訳:コニャック
Photo by Shutterstock.

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