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matonomatono  - ,,,,,  06:00 PM

スッキリ感がたまらない「頭の中の棚卸し」の効果

スッキリ感がたまらない「頭の中の棚卸し」の効果

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気だるい金曜の午後に「頭の中の棚卸し」をするのが気に入っています。仕事をしなければならないというのはわかっていますが、いくつか記事を書いているので、少しぼんやりする頃なのです。



「頭の中の棚卸し」とは何か?


「頭の中の棚卸し」というのは、GTDの提唱者デビッド・アレンのすばらしい著書『仕事を成し遂げる技術 ー ストレスなく生産性を発揮する方法』からヒントを得たアイデアです。私にとってこのアイデアは、人生をコントロールしていると感じられるとても強力なツールで、GTDのシステムを十分に使っていなくても、ストレスを感じずに物事を完了することに集中できると思っています。

それらは401k(確定拠出個人年金制度)を契約したり、「You Need a Budget」で予算を決めたり、確定申告の準備をしたり、本質的には金融に関することに対応します。しかし、クローゼットの中を整理したり、来週の献立を決めたりするような、本質的に金融とは関係ないことでもできるのです。

頭の中には、長い間たまっているものがあって、やらなければならないことをいつも邪魔しています。仕事に集中しているときも、重要だけれど緊急ではないささいな用事が頭の中に浮かんできて、今日か今週末にやらなければと考えてしまいます。そうなると、考えが脱線していき、仕事の生産性が落ち、家でやろうと思っていることもできなくなることがあります。

「頭の中の棚卸し」をすると、そのような問題が解決できます。今回はそのやり方をお教えしましょう。

  • 紙とペンを用意する
    デジタルツールやガジェットなどで代用することもできますが、私の場合はアナログのツールを使った方がうまくいきます。
  • やらなければならない(やりたい)ことをすべて書き出す
    頭の中にたまっている、やっていないことをすべて書き出します。また、机や身の周りを見渡して、その場で思い浮かんだことも書きましょう。
  • リストを机の上に数時間置いておく
    後で思いついたことを書き足します。頭に思い浮かんだらできるだけすぐに書き出し、それから今やっていることに戻ります。思い出したときにすぐに書き出しておけば、後でリストを見て対処しやすくなります。

最終的にリストはかなり長くなると思います。私の場合は、少なくともリストに100個くらいの項目が書き出してあります。気持ちが折れそうになるかもしれませんが、心配は要りません。

なお、リストは木曜か金曜に作るのがお勧めです。内容のほとんどが仕事のことになりそうな場合は木曜にやった方がいいでしょう。プライベートなことが多そうな場合は金曜がお勧めです。


棚卸しリストに手を入れる


さて、長いリストができました。

最初に、そのリストを少し整理しましょう(リスト作りに費やした日の夕方にやるといいです)。リストの項目はそれぞれが単独の行動であるのが理想です。私の場合、30分以下で終わるものを単独の行動としています。このような単独の行動の項目は、「行動リスト」と呼んでいるリストにすべてコピーします。

単独の行動に近いものがあれば、その行動を2つか3つに分けて、順番に単独の行動とします。単独の行動になったものは「行動リスト」にコピーし、残りは古いリストに残したままにします。ペアになっているような単独の行動は、一緒に行動リストにコピーして、矢印などで項目の順番や、繋がりがわかるようにします。

次に、リストに残っている、終わらせるのに数時間かかるような大きな項目に手を付けます。それらは、すぐにやらなければならないもの、後でもいいものなどに分けます。後でいいものとした項目は、新しく「いつかやるリスト」を作り、そこにすべて移します。

これで、すぐにやらなければならない大きな項目が残ります。項目ごとに新しい紙を用意し、段階を踏んで終わるように内容を細かく分けます。基本的には「単独の行動リスト」だけになるように、それらは30分以内で終わるようにしましょう。

リストの行動を開始する前に、ほかの人に頼めそうな項目があれば、それは頼んでしまいましょう。それから、それぞれの項目に取り掛かります。

結果的に30分以下で終わる、長い行動リストが残ります。


土曜の棚卸し


後は、土曜の朝に気持ち良く早起きして(仕事のリストがたくさんある場合は金曜の朝)、行動リストの項目を順に片付けていくだけです。とにかくリストの項目を消化することを目標にすると、ほかのことは考えられなくなります

私の場合、リストの項目は50以上になることが多いですが、調子が良いとその半分は消化できます。真面目な話、これが本当に気分が良いのです。その1日は恐ろしく忙しいのですが、1日の終わりに、その日片付けた項目について考えてるときは、この数カ月悩まされてきたものが驚くほどきれいに消えていくようで、本当に最高の気分です。たくさんのことを成し遂げたという誇らしい気持ちや、気になっていたことを終わらせたという安堵感、重荷を下ろしたのでこの先は楽になるだろうと思ううれしい気持ちなども混じっています。

私の場合、「土曜の棚卸し」が日曜にもまたがることがよくあります。週末をすべて費やすと、リストの項目をほとんど消化することができるため、頭はかなりスッキリします。


まとめ


私はGTDシステムに部分的に影響を受けた、かなりしっかりとしたToDoシステムを使い続けていますが、それでも時々抜け落ちるものがあります。書き忘れたタスクがあったり、自分にとって大事なものがリストに反映されていないことに気付いたりします。

それで、数カ月に1回は頭の中の棚卸しをするのです。大体いつも金曜の朝に棚卸しをして、夜に週末のための長い行動リストを作ります。それから、週末はそれらのリストを消化することに費やします。

最終的に、土曜(もしくは日曜)の終わりには、間違いなく気分が良くなっています。かなり多くの気になっていたことを終わらせて、チャンピオンみたいな気分になるのです。そして、翌週や翌々週には、やるべき仕事に信じられないほど集中することができます。すべてをコントロールできている気になるのです。

私には、このシステムはとても役に立っています。あなたのお役にも立てると良いのですが。


Trent Hamm(原文/訳:的野裕子)
Photo by Shutterstock.

  • ,,,,,,,, - By 香川博人LIKE

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