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matonomatono  - ,,,  09:00 AM

元米LH編集長ジーナ・トラパーニが実践している生産性向上ハック「3タスク・システム」

元米LH編集長ジーナ・トラパーニが実践している生産性向上ハック「3タスク・システム」

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ジーナ・トラパーニほど、生産性について調べたり記事を書いたりしている人はほとんどいません。「ThinkUp」と「Makerbase」の共同創設者であり、米Lifehackerの元編集長でもあり、より良い暮らしを送り、仕事を終わらせるためのハックやTIPSに関する本も何冊か書いています。

何年にもわたり、いくつもの生産性を向上するテクニックを試してきた彼女が、ひとつに絞り込んで今も使っているハックがひとつあります。今回は、トラパーニの生産性を上げる秘訣を紹介しましょう。


3タスク・システム


毎朝、メールやツイッターのチェックなど何か仕事を始める前に、私は今日中に終わらせたいことを具体的に3つ決めます。3つだけです。それをToDoリストの一番上に追加して、一日を始めます。

一日の間に、新しい情報などが入ってきて、選んだ3つのタスクが変わることもあれば、3つ以上タスクが終わることもあります。しかし、私にとっては3つの違うタスクを完了させることが、大体いつも目標です。

トラパーニはこのシステムを長い間使ってきました。似たような生産性テクニックはあっても、1つのことを永遠に続けるのは難しいです。調子よく働いていて、ストレスが少ないときは、システムを使わないこともあります。「しかし、仕事がまた忙しくなってきたら、私はいつもそのシステムに戻ります」と付け加えました。


タスクを3つしか決めない理由


タスクリストの優先順位を決めなければならないだけで、そんなに目新しいシステムではありません。しかし、ここでは3つという数字が重要です。それ以上でも以下でもなく、3つに制限することが大事だと強調します。

ほかの数(ほとんどが3より多い数字)で実験してみて、3は多すぎでも少なすぎでもないとわかりました。達成可能な目標のために毎日働くほうが調子が良いです。誰でも、どんなことがあっても、1日3つの小さなタスクをこなすことはできます。

ToDoリストが大量のタスクで埋まっていたら参ってしまいそうですが、1日3つのタスクだけを優先することで、より管理しやすく感じられます。それがここでは大事です。3つの仕事に集中することで、自分が遅れているような気分にならずに済みます。


3タスク・システムの利点


トラパーニは、家庭で新しいルーティンに移行したり、新しくやらなければならない家事があったり、職場のサーバがクラッシュしたりするようなストレスの強い週も、「何もかもうまくいかない」と思うような時期も3タスク・システムを守りました。

ストレスと忙しさで、頭の中はいっぱいいっぱいになります。そうすると、柔軟に対応したり、論理的、客観的になることができなくなります。前もってToDoリストを整理して優先順位をつけることで、次に起こすべき行動が明確になります。私にとっては、何も終わらないかもしれないという不安をコントロールすることが、仕事を終わらせるために大事なのです。


考え直し、優先順位を見直し、もう一度やる


3タスク・システムは、絶対失敗しないというようなものではありません。ほとんどの場合、3つのタスクを終わらせることができて、完了リストを見て達成感を感じられると思います。しかし、3つのタスクを終わらせることすら大変だと感じる日もあります。

大抵は、仕事が終わるような状態に分解できていなかったということです。ですから、次はできるだけ小さなタスクにします。

また、仕事がうまくいかない日は、休憩をして、3つのタスクの優先順位を見直し、可能であればほかの人に頼んだり、延期したりするのが一番だとトラパーニは言います。これは特別忙しい日に限りますが、最初に決めた目標に固執せずに、柔軟に目標を変えましょう。

大事なのは、3つのタスクを終わらせることです。

しかし、それがうまくいかないこともあります。「まったくうまくいかないときや、予想外のことが起こるときもあります。それでもいいのです。"明日またやろう"が私のモットーです」とトラパーニは言います。


3タスク・システムの応用の仕方


トラパーニは、自分で制作した「ToDo.Txt」というアプリを利用しています。項目にA、B、Cと付けることで優先順位を決められる、タスクを書くためのシンプルなテキストエディタです。Dropboxとも同期できます。

もちろん、タスクを明確にできるToDoリスト系アプリであれば、どんなアプリを使っても構いません。たとえば、クロスプラットフォームの「Wunderlist」を使えば、ドラッグ&ドロップだけで、リストのタスクの順番を簡単に変えられます。

また、生産性向上系の拡張機能「New Tab」のようなものを使ってもいいです。いつでも好きなときに、簡単にリストを変更できます。


もっと大事な生産性向上ハックはセルフケア


生産的な生活を送ることはマラソンのようなものです。短距離走ではありません。3タスク・システムを使っていても、一番最初に気にかけなければならないのは、自分の健康と幸せです。

セルフケアは、譲ることのできない基本事項です。私が達成感を感じる良い1日は、前の晩から始まっています。十分に睡眠を取り、1日3度の食事を取り、カフェインを摂り過ぎず、適度に運動をしていたら、自分で決めたタスク以上に仕事を終わらせることができたり、予想外のストレスに対処したりできます。

実際、トラパーニは十分な睡眠と朝食を取った後に、3つのタスクの優先順位をつけます。当然ながら、これは彼女の主観ですが、朝型人間でも夜型人間でも生産的になることができる方法です。自分に合った健康的な日課とライフスタイルを見つけ、それから生産的になるハックを始めるのであって、その逆ではありません。


My One Best Productivity Trick: How Gina Trapani Gets Things Done|MakeUseOf

Mihir Patkar(訳:的野裕子)

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