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堀込泰三堀込泰三  - ,,,,,,  08:00 PM

家でもできるシンプルなタイムマネジメント&プロジェクトマネジメント術

家でもできるシンプルなタイムマネジメント&プロジェクトマネジメント術

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makeuseof:人生を変えたくありませんか? 自己啓発、講座の受講、家の改装などの種類を問わず、新しい取り組みを始めるあなたのために、成功のチャンスを高めるエクササイズを紹介しましょう。

誰もが、プロジェクトの計画やマネジメントを、多かれ少なかれ直感に頼っているのが現状です。プロのプロジェクトマネジメントに触れたことがある人は、プロジェクトの立ち上げや管理に使える先進的なツールや手法を知っているでしょう。でも、かならずしもプロのようにやらなくても大丈夫。戦略的なアプローチさえあれば、それでいいのです。

以下のエクササイズをすることで、未来を可視化できるようになり、目標に向けて少しずつ変われるはずです。



プロジェクトって何?


本題に入る前に、プロジェクトという言葉を定義しておきましょう。

プロジェクトとは、独自の商品やサービスのような、具体的な成果を生み出すことを目的に実施する、一時的な事業のことである。


ここで重要なのが、「一時的な」と「具体的な成果」です。言い換えると、プロジェクトには始まりと終わりがあり、開始時に定義した成果を、終了時までに生み出すことが理想です。つまり、プロジェクトは反復的なものでも構いません。目的地に到達したら新たな目的地を定義するというプロセスを、延々繰り返すのです。このような「ルーチン」は、ソフトウェア開発でよく使われる方法であり、自己啓発にも応用できます。

郵便受けのチェックや歯磨きのような日常のルーチンは、一時的ではないし、具体的な成果を生み出さないので、プロジェクトとは呼びません。しかし、そのようなルーチンの1つを習慣として実施することは、プロジェクトと呼べます。

では、新しいプロジェクトを始めるには、どのようにしたらいいのでしょうか?


人生の瓶


新しいプロジェクトに取り組むには、ゆとりが必要です。では、すでにいっぱいいっぱいの人はどうしたらいいでしょう? 仕事、家族、友人、趣味、ペット、そのほかの責任に時間と注意力を取られて、もうどこにも時間が残っていない。

そんなときに、新しいことのための時間を作るには?

残念ながら、筆者は正解を持ち合わせていません。でも、この動画を見れば、アイデアは浮かぶのではないでしょうか。

どんなに忙しくしていても、何も達成できないこともあります。それを変えるには、優先順位をはっきりさせること。そうすれば、最優先のことを前に進めつつ、小さなことに取り組む時間を見つけられます。


エクササイズ1:「人生の瓶」を自己分析する

時間をかけて、自分の「人生の瓶」について考えてみてください。あなたの人生における、「ゴルフボール」「石」「砂」はそれぞれ何を指しますか? リストを作り、優先順位をつけ、1からスケジュールを組みなおしましょう。最初に優先順位の高い項目を入れ、そのほかの重要なことで回りを埋めていきます。最後に、「砂」を入れるためのスペースを見つけましょう。新しいプロジェクトを入れるスペースはありましたか?

毎日の時間管理を楽しくするハックをお探しなら、レゴブロックを使った「ポモレゴテクニック」がオススメですよ。



死ぬ前か死んだ後か


人生の瓶エクササイズをすることで、新しいプロジェクトに取り組めるようになったでしょうか。あるいは、人生全般を変えられましたか?

すべてのプロジェクトは、失敗する可能性があります。しかし、「開始前からプロジェクトの失敗を想像していると、失敗を避けられる」という研究結果が出ています。これは、死亡前死因分析と呼ばれる方法です。


ペンシルベニア大学ウォートンスクールのDeborah J. Mitchell氏、コーネル大学のJay Russo氏、コロラド大学のNancy Pennington氏らは、1989年に実施した研究において、「予測的後知恵(イベントがすでに発生したことをイメージする)」によって、将来成功する理由を正確に特定できる能力が、30%増加することを発見しました。私たちは、これを使うことで、プロジェクトチームが初期段階からリスクを特定するための、死亡前死因分析と呼ばれる手法を考案したのです。

ゲーリー・クライン(Harvard Business Review)


死亡前死因分析は、死亡後のそれとよく似ています。唯一の違いは、事象がすでに起こっているかいないかだけです。死亡前死因分析の場合、メンバーが集まってプロジェクトの失敗を想像し、考えうるあらゆる失敗の原因を検討することで、それらの脅威をあらかじめ排除します。


エクササイズ2:自分のプロジェクトに死亡前死因分析を適用する

あなたのプロジェクトが失敗することを想像してください。考えられる原因はなんでしょう? パートナー、家族、友人にも参加してもらい、あなたの取り組みが失敗してしまった理由を考えてもらいましょう。ブレインストーミングをして、できるだけ多くの理由(障壁)を考えます。ばかげた理由でも、可能性の低い理由でも構いません。そこに間違いなどありません。もちろん、ブレインストーミング中の批判や理屈付けはご法度です。クリエイティブの自由を保ちましょう。

理由が出尽くしたら、起こる可能性が高いけれど、自力で対処できる障壁を10項目選びましょう。それらの障壁に対して、シンプルな解決策、またはプロジェクトを成功に導く戦略を考えてください。これをしておくことで、現実では失敗を避けられるのです。

ブレインストーミングの結果をうまく整理するには、こちらの記事(英語)で紹介しているダイアグラミングアプリがオススメです。

ほかにも、以下のツールがオススメなので、お試しあれ。


フォーキャストかバックキャストか


トレンドやフォーキャスト(予測)は、発生の可能性が高いことを予知し、対策を練るための価値あるツールです。たとえば、天気予報が雨なら、傘かカッパを持っていけます。でも、この戦略は、イノベーションや未知の計画には向きません。

予測は、新しいものの創造を妨げます。なぜなら、視野が既知の条件やトレンドに縛られてしまうからです。だから、私たちは計画やビジョンを定めるための戦略を、直感的に適用するのです。

たとえば私たちが、ある科目を勉強する、ある求人に応募する、新居に引っ越すなどの選択をするとき、過去のトレンドや経験だけでなく、自分や他者のより良い将来を心に描いているはずです。それらのビジョンを基に、次に踏み出す一歩を決め、望む未来を創造していくのです。

未来のビジョンを基に戦略を立てることを、バックキャスティングと呼びます。これは一般的に、持続的な発展とイノベーションを計画する際に適用される方法です。


バックキャスティングは、以下のように定義されます。

バックキャスティングとは、規範的な(望ましい未来の)シナリオを作り、その実現可能性と予測される結果を探求することである。


エクササイズ3:自分のビジョンからバックキャスティングしてみる

このエクササイズではまず、プロジェクトの成功を想像しましょう。すべての夢と希望が現実になったとします。すべての目標は、達成されたのです。

あたかもすべて実現したかのように、ビジョンのサマリーを作りましょう。できるだけ詳細に書いてください。あなたはどこにいて、どんな風に人生が変わって、どんなことを達成して、何を学んで、どのように感じていますか?

望む未来を起点に、過去を振り返りながら、あなたのビジョン達成に寄与したステップをバックキャスティングしていきます。これがけっこう難問です。少しでも簡単にするためには、ビジョンが磁石のようにあなたを引き寄せることを想像しながら、現在から未来へ向けた計画も立てるといいでしょう。

そして、ビジョン達成に向けた、今日からのステップを列挙します。これまでのエクササイズで学んだことを、できるだけ盛り込むようにしてください。目標を現実にするためにどんなチャンスをつかむ必要がありますか? 現在から望む未来への道のりを頭に描きましょう。

今日から年代順に、プロジェクト完了までの10から15のステップを書き出します。事前に決まっているイベントではなく、個人的な目標とチャンスに集中しましょう。以下の質問を自分に問い、具体的な答えを出してください。

  • どのような自己啓発を望むか?
  • このプロジェクトで何を学び、何を得たい?
  • どんなチャンスを生み出す? または利用する?

Trello」や「PDF Template」など、シンプルなプロジェクトマネジメントツールを使って、バックキャスティングの各ステージを記録するのもいいでしょう。


あなたなりの方法を


上記3つのエクササイズを組み合わせることで、シンプルなプロジェクトを手にできたと思います。その計画には、タイムマネジメント、リスクマネジメント、プロジェクトの定義、目標達成のための戦略などの要素が盛り込まれています。同時に、これらのエクササイズが、今すぐ始めようというモチベーションを上げるはずです。


Simple Time & Project Management Strategies You Can Use at Home | makeuseof

Tina Sieber(訳:堀込泰三)
Photo by Shutterstock.

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