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matono  - ,,,,  08:00 PM

時間管理がうまくなれば、仕事のコミュニケーションも向上する

時間管理がうまくなれば、仕事のコミュニケーションも向上する

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どんなに自分には経験も知識もあると思っていても、未熟なところもあると心得ておくことが大切です。そんなことは当然だと思うかもしれませんが、経営者や管理職など、仕事で人の上に立つ人は、これを忘れがちです。特に時間管理についてはそうなのです。

実際、時間管理に失敗する最大の要因は、自分の無知に気付いていないということだけです。では、もっと良い方法を知らず、間違ったやり方をしていることに気付くには、どうすればいいのでしょうか?



知識を身に付ける


私がよく知らない未熟な分野はガーデニングです。今年、種から花を咲かせようとして、何度か失敗しました。(これ、本当に思っているより難しいです)種に必要だと思うものを与えることに夢中で、水をやり過ぎ、根腐れしてしまいました。2回目はペチュニアに挑戦してみました。私が住んでいるミシガン州は、夏はかなり雨が降るので、花壇や外のハンギングバスケットにつるしたペチュニアには、水をあまりあげないようにしました。しかし、雨がよく降ったにも関わらず、すぐに干からびてしまいました。

ガーデニングに詳しい友だちに連絡すると、すぐに間違いを正してくれました。新しい、信頼できる知恵をたずさえ、ダメにしてしまった植物を廃棄し、やり直しました。今は花を咲かせることができて喜んでいます。もちろん、植物の正しい育て方にはタイミングもあるとわかっていますが(水やりの仕方もかなり影響します)、間違ったやり方を正されたことで、自分が何も知らずにガーデニングをしていたことが浮き彫りになりました。そして、同じことが時間管理の問題についても言えるのではないかと気付きました。


1. それぞれの状況は違うのに同じやり方をしている


今年の夏のガーデニングで、「すべての状況に同じやり方を当てはめることはできない」ということを身をもって知りました。あるプロジェクトでは、一度メールをもらってしまえば、後は直接ではなくCCでの連絡でいいかもしれません。しかし、別のプロジェクトでは、メールだけでは十分ではなく、戦略を決めるために長時間のミーティングを開催したり、予定通りに進んでいるかを確認するために、週に1回チェックをしたりしなければならないかもしれません。さらに別のプロジェクトでは、短く簡単な打ち合わせをするのが最善策かもしれません。

ビジネスにおいては、どんなことにも当てはまるソリューションなどありません。ほとんどの経営者や管理職はそのことを理解していますが、新しい注意すべき問題に、どのように対処すればいいのかわかっている人は少ないです。試行錯誤をしなければなりません。また、良いやり方を知らなかったと、未熟さを認め、やり直すことも必要です。時間管理は、自分の意識によってかなり変わってきます。


【試してみよう】

仕事について以下のことを自問自答してみてください。

  • 自分がそこまで面倒を見なくてもいい仕事やプロジェクトはどれか?
  • 自分がもっと関与する必要があると判断している前兆は何か?
  • それぞれのケースで、関与を増やしたり減らしたりすることを、どのように判断しているか?


2. 何を求められているのかわかっていない


私は、この春植えた植物を根腐れさせたり、干からびさせたりするつもりはありませんでしたが、そんなことは植物には関係ありませんでした。私の行動による結果が重要だったのです。意図が重要ではないとは言いませんが、行動が自分や他人の仕事に与える影響を意識すると、大きな違いが生まれます。

仕事上の人間関係を難しくする要因はたくさんあります。しかし、これを改善するにあたって、自分の役割がわかっていないことは大きな問題です。自分の部下や同僚やビジネスパートナーが仕事を終わらせるのに必要なことがわかっていない場合は、それを見極めるのが最優先事項です。おそらく、仕事ができる人に多くの時間をつぎ込んでいたり、もっと面倒を見なければならない人に時間を使ったりしていないのでしょう。

個人的には、アシスタントや新しく加入したスタッフ、社員は、直属の上司と頻繁に(1日1~2回以上)やり取りするのを望んでいると思います。一方、ベテラン社員や管理職は、戦略に関するミーティングを月に1~2回するので十分でしょう。自分がベストだと思う頻度を決めたら、約束をきちんと守ることで人から評価されるということを忘れないでください。


【試してみよう】

アシスタント、同僚、直属の上司、相談役など、自分にとって仕事でもっとも重要な存在を書き出します。それぞれの人が、できるかどうかはさておき、自分にどのようなことを期待しているかを考えます。わからない場合は、直接聞いてみましょう。


3. リマインダーを使っていない


ガーデニングに関する最後の教訓は、いつ、どの程度水をやればいいかわかった後でも、水をやるのを忘れやすいということでした。無知ではなくなりましたが、新しい知識を活かしていませんでした。そこで、毎日のToDoリストを書き出し、Googleカレンダーの繰り返しイベントに設定しました。やり過ぎだと思う人もいるかもしれませんが、私には有効でした。

それまでの自分は時間管理の方法を知らなかったと理解したら、適切な時間管理を始めましょう。自分にとって効果的な方法でカレンダーを活用します。特定のプロジェクトの進捗確認を読むというリマインダーを毎週設定するもよし、新しいアシスタントに毎日声をかけるというリマインダーを設定するもよし。思い出すことが難しい場合、このやり方は実用的です。

リマインダーの警告にうんざりしなければ、仕事での人間関係にはとても役立ちます。ランチタイムの後で、アシスタントに「今朝頼んだことはどうなってる?」と軽く声をかけるのは、問題を解決するだけでなく、特定の人間関係において必要なことを把握しやすくなります。


【試してみよう】

適切なタイミングで適切なサポートをすることを思い出すためには、どのようなことを変えればいいか考えてみましょう。デジタルツールを使うほうが良いか、アナログな方法が良いかを決めます。それから新しいやり方を試し、ちゃんと効果があるかどうか確認してみましょう。


最初は、気にかけていなければならない仕事、人、人間関係を把握することで、良い変化があらわれます。放置したり、忘れてしまったりするのを克服するのはとても大変ですが、それは言い訳にはなりません。


Elizabeth Grace Saunders(原文/訳:的野裕子)
Photo by Shutterstock.

  • ,,,,, - By

    香川博人

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