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ライフハッカー編集部  - ,,,,,,,,,  08:00 PM

「Googleドライブ」ならファイル共有が驚くほど手軽になる

「Googleドライブ」ならファイル共有が驚くほど手軽になる

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MakeUseOf:「Googleドライブ」は、オンラインでドキュメントを共同作成できるすばらしいツールです。まだ使っていないのであれば、試してみて損はありません。クラウドストレージをこれまで使ったことがない人には、特におススメです。それどころか、別のクラウドストレージに満足している人でも、Googleドライブへの乗り換えを検討してほしいくらいです。

なぜなら、Googleドライブは、ほとんどセキュリティに問題がありません。また、Googleドキュメントをすでに利用しているなら、Googleドライブを使うのは普通で、利便性も向上します。さらに、ほかのクラウドストレージサービスを使っていても、Googleドライブへの移行が極めて簡単にできます。

準備は良いですか? では早速、サインインとファイルの設定方法を説明しましょう。

それから、Googleを使っていない人とファイルを共有する方法もお教えします。これこそ、Googleドライブの大きなセールスポイントなのです。


Googleドライブにサインインする


まずは好きなブラウザで「http://drive.google.com」を開きましょう。Googleアカウントを持っていないのなら、ドライブを使う前に作成しておいてください。ログイン画面が開いたら、アカウント名やパスワードを入力します。

Googleアカウントで2段階認証を有効にしている場合は、確認コードが送られてくるのを待ってください。届いたら、そのコードを入力して先に進みましょう。

これでほぼ完了です。Googleアカウントを開くと、初めてのログイン時に自動的にドライブが設定されます。その時点でドライブに入っているファイルは、「Googleドライブの始め方」だけです。ダブルクリックして、内容にぜひ目を通してください。

自分がどこのページを開いているのかわからず、ドライブに戻れなくなったら、Googleのトップページを開きましょう。上部のメニューバーにある「ドライブ」をクリックすれば、ドライブに戻れます。(「ドライブ」というボタンが見当たらなかったら、「もっと見る」をクリックしてみてください)


Googleドライブのファイルを共有する


Googleドライブにログインできたら、共有ファイルを見てみましょう。ほかのユーザーが共有したファイルを見るには、左のサイドバーにある「共有アイテム」をクリックするだけ。簡単ですよね。

Googleドライブがすごいのは、ほかの人が共有したファイルはあなたのストレージ容量にプラスされないところです。自分のファイルは「マイドライブ」に保存されています。それをほかのユーザーと共有する方法は2つあります。

なお、すべてのGoogleアカウントに、ドライブのストレージ容量が割り当てられています。アカウントを作成するとすぐに、無料で15GBの容量がもれなくついてきます。もっと容量を増やしたい場合は、1カ月たったの1.99ドル(約240円)で100GBを追加購入することもできます。


ドキュメントを添付ファイルとして送信する


自分のGoogleドライブのトップページで共有したいファイルを選び、ダブルクリックで開いてください。すると、ファイルの形式に合ったウェブアプリでそのファイルが開きます(たとえば、ワープロ文書ならGoogleドキュメント、スプレッドシートならGoogleシート、というように)。

ファイルが開いたら、上部のメニューバーの「ファイル」>「メールに添付して送信」を選択します。

フォームが表示されますから、ファイルを添付してメールで送信する前に、必要事項を入力しましょう。メールが勝手に自動送信されることはありません。

何よりも注目してほしいのは、「添付形式」です。ここで、送りたいファイルの形式を選べます。たとえば、送ろうとしているファイルがシンプルなWord文書であっても、Googleがその場でPDFやオープンドキュメント(ODT)、リッチテキスト(RTF)、HTMLに変換してくれるのです。もちろん、テキスト形式のままでもかまいません。

その他の記入事項は、見ればわかります。このように、ファイルをメールに添付して送信するのは、驚くほど簡単です。


他人によるドキュメントの閲覧と編集を許可する


正直に言うと、私はこの「メールに添付して送信」する方法をめったに使いません。(めったにというより、一度も使ったことがありません)。それよりも使い勝手が良く、あれこれ融通の利く多機能な方法があるからです。私がファイルを共有する際に1番使っているやり方を説明しましょう。

Googleドライブで、好きなファイルを、先ほど説明したステップに従って開いてください。画面の右上に「共有」と書かれた青いボタンがあります。目立つのですぐわかるはずです。それをクリックしてください(カーソルを上に載せると、そのドキュメントの共有状況が表示されます)。

フォームが表示されるので、共有相手のメールアドレスを入力してください。入力したすべてのメールアドレスに、そのドキュメントを見ることができるリンクが通知されます。フォーム内で追加したメモも一緒に送信されます。

また、メールアドレス入力欄の右にあるドロップダウンメニューには、「編集者」「コメント可」「閲覧者」という選択肢があり、招待された人が共有ドキュメントについて、どの程度関与できるのかが決定できるようになっています。編集者として招待された人は自由に編集が、コメント可として招待されれば注釈の追加が可能です。閲覧者の場合は、そのドキュメントの閲覧しかできません。

大勢と共有したいけれど、全員のメールアドレスをいちいち入力するのは面倒だと言うなら、開いたフォームの右上にある「共有可能なリンクを取得」をクリックしてください。このリンクを受け取った人はだれでも、該当のドキュメントにアクセスできます。こちらも同じように、「編集者」「コメント可」「閲覧者」で許可する範囲を設定できます。ただし、あなたのアカウントが企業向けビジネスアカウントの一部の場合、共有権限がその組織内に限定されることがあります。ちなみに筆者は「MakeUseOf」アカウントの一員です。

最後に、フォームの右下にある「詳細設定」をクリックすると、共有内容をより細かく設定できます。ここには、上記で説明した選択肢のほか、いくつかのオプションが表示されます。

たとえば、ドキュメントに招待した人が全員リストアップされ、その横にはアクセスを許可したレベルが表示されます。この画面では、あなたの名前の横に、もう1つのアクセスレベルである「オーナー」と書かれているはずです。ドキュメントのオーナー権限はほかの人に譲渡することができます。

オーナーであれば、詳細設定で「編集者によるアクセス権の変更や新しいユーザーの追加を禁止」したり、「コメント権を持つユーザーと閲覧権を持つユーザーのダウンロード、印刷、コピーの機能を無効」にしたりといった設定ができます。


その他の注意点


ここまでにご紹介した機能はどれも簡単なので、数回やってみただけですぐ覚えられます。同僚や友だち、家族とファイルを共有する時はGoogleドライブばかり使っていた、なんてことになる日も近いでしょう。

それはさておき、Googleドライブを本格的に使い始める前に、説明しておきたい点がまだいくつかあります。

Googleドライブで共有したファイルの、優れた点の1つに、同時に複数のユーザーがアクセスでき、共同作業が行いやすいというところがあります。とはいえ、同時に編集やコメントができるユーザーの数は、どんな場合であっても最大50名に限られています。

また、招待したい人物のメールアドレスを入力する場合、ドキュメント1つにつき最高200名しか招待できない点に留意してください。その数を超えるのであれば、「共有可能なリンク」を使うしか方法はありません。

最後にもうひとつ。『Android版Googleドライブアプリ』なら、共有がもっと簡単です。先ごろのアップデートで、Googleドライブへのファイルのアップロードが完了すると通知してくれる機能が追加されました。しかも、その通知には、ワンタップで手軽に招待したり共有したりできるボタンもついています。


Google Drive Sign In & File Sharing Made Easy|MakeUseOf

Joel Lee(訳:遠藤康子/ガリレオ)
iJeab / Shutterstock.com

  • ,,,,, - By

    香川博人

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