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香川博人  - ,,,,,,  11:00 AM

まだ人まかせなの? 「カラー複合機は、自分でメンテナンスできる」を試してわかった3つのムダ

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まだ人まかせなの? 「カラー複合機は、自分でメンテナンスできる」を試してわかった3つのムダ

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「急いで印刷しているときに限って紙詰まりやトナーが切れて困った」という経験はありませんか? 筆者はこれまで、たまにしか起きないトラブルだからと、その場しのぎで対処していましたが、新発売されたOKIデータのA3カラーLED複合機MC883/MC863シリーズは、「セルフメンテナンス(自分で保守・トラブル対処ができる)」が特長の新サービス『COREFIDO3(コアフィード・スリー)』対応商品。そこで、いざというときの強い味方になってくれるのか、その実力を編集部で約1週間にわたり検証してみました。


セルフ◯◯◯術を語る編集部が、カラー複合機に関しては難しいことを人まかせにしていた!?


okidata_150820_01.jpg▲編集部のすぐ近くに『COREFIDO3 MC883dnwv』を設置。さっそく使ってみました


ライフハッカー編集部は、ギズモードやカフェグローブなど姉妹サイトの各編集部と同じフロアにあり、カラー複合機1台をネットワークで共有して使っています。そこでまず、『COREFIDO3』対応の複合機を編集部専用機として試用する前に、日頃どのようにカラー複合機を使っているのか、まとめてみました。

【ライフハッカー[日本版]編集部 カラー複合機の利用実態】
・利用するのは印刷がメイン。コピーやファクスはほとんど使わない。
・1人当たりの印刷枚数は、月平均50〜100枚程度。
・印刷する用途は、企画書、文字校正、精算、請求書など。
・自分でメンテナンスできるのは、用紙補給、トナー交換、紙詰まり(要マニュアル)。
・トラブルで困ったことは、紙詰まりや無線LANが接続不可で印刷ができないなど。

ウェブメディアの編集作業という仕事柄か、カラー複合機の使用頻度はそれほど高くはなく、紙詰まりなどは付属のマニュアルなどを見て対処。解決が難しいトラブルは、社内のシステム担当者や契約保守員に連絡するなど、詳しい人におまかせ状態でした。特に筆者は、相互扶助を都合よく解釈して、苦手なことは得意な人にお願いするタイプ。カラー複合機に関してはセルフメンテナンスができていませんでした。


さて、編集部に搬入されたのは『COREFIDO3』対応の大量給紙モデル、4段トレイの複合機「MC883dnwv」。電源・LAN・電話回線の各ケーブルをそれぞれつなぐだけで、すぐに使える体制が整いました。

しかし、試用1週間でトラブルが発生するわけがありません。そこで、あえてよく起こる3つのトラブルを発生させて、『COREFIDO3』のセルフメンテナンスの実力を検証してみました。人まかせだった筆者がどこまでセルフメンテナンスできたのでしょうか。


手を汚さずにトナー交換。角度が変わる操作パネルが対処法をナビゲート


okidata_150820_02.jpg▲(左上):スキャナーユニットを閉じた状態の操作パネル。(左下):メンテナンス時は、操作パネルの角度が自動的に変わります。(右上):トナー交換は、カートリッジを外すだけでOK。(右下):シンプルな構造でメンテナンスがとても簡単


カラー複合機を使っていると定期的なメンテナンスやトラブルはつきものです。そこでまず、トナー交換を試してみました。

トナーなどの消耗品交換をはじめ、メンテナンスやトラブル対処で大きな役割を果たすのが、誰でも手軽に作業ができるようにする「メンテナンスバリアフリー設計」をコンセプトに開発された操作パネル「新世代オペパネガイダンス」です。

操作パネルには、トナーが少なくなったり、トナー切れになるとメッセージを表示。パネルをタッチ操作することで、トナーを交換する手順が写真やアニメーションで紹介され、直感的に作業することができます。

トナーの交換方法

  1. スキャナーユニットを持ち上げ、フロントカバーを開く。
  2. 本体排紙トレイを開ける。
  3. トナーが切れた色のカートリッジを交換。消耗品を外して交換するだけなので手は汚れません。
  4. 開けたトレイやカバーなどを閉めて、元の状態に戻す。

実際にトナー交換を試して便利だと感じたことが2つありました。1つ目は、スキャナーユニットを持ち上げた後でも操作パネルが見やすい角度に自動的に傾き、調整できることです。立っていても、腰をかがめても、操作パネルに映るメンテナンスの手順を見ながらトナー交換ができたので、とてもラクで簡単でした。また、操作パネルに作業の目安時間が表示されるので、イライラしないで作業ができます。

2つ目は、内部構造がとてもシンプルなことです。中を開けると、イメージドラムとセットになったトナーカートリッジ、定着器ユニット、LEDヘッドがひと目で確認でき、消耗品の交換やLEDヘッドのクリーニングはこの状態で簡単に行うことができます。

人まかせだった筆者が言うのもなんですが、消耗品の交換は、覚えてしまえば操作パネルを見なくてもできそうな気になりました。


迷わず紙詰まりを解決。スマホアプリで動画を見ながらトラブルを解消


okidata_150820_03.jpg▲(左):トラブル時は操作パネルに表示される接続コードをスマホアプリに入力してクラウドに接続。(中):トラブルの解決方法が動画で確認できます。(右):多彩な検索方法が揃う専用スマホアプリ


次に行ったのは、紙詰まりの対処です。前述の「新世代オペパネガイダンス」で解決できる場合もありますが、ここでは、クラウドを介してセルフメンテナンスできる「クラウドメンテナンスプラットフォーム」のひとつ、「クラウドガイダンス」を活用してみました。

「クラウドガイダンス」は、トラブルでエラーが発生した際に、複合機をクラウドに接続することで、クラウド側が状況を確認。専用スマホアプリやパソコンのウェブブラウザに最適な対処方法を表示するサポート機能です。対処手順を動画などでも確認しながら作業ができることが大きな特長です。


okidata_150820_04.jpg▲複数枚の紙詰まりも手順通りに行えば、簡単に取り除くことができます


たとえば、紙詰まりの場合は、詰まった場所(イメージドラム付近、両面ユニット、フロントカバーなど)ごとに、紙を取り除く手順を動画で確認しながらできます。

実際にスマホアプリの動画を見ながら詰まった紙を取り除いてみましたが、動画の手順に沿って行うだけですぐに詰まった場所が見つかり、簡単に紙詰まりが解決できました。

また、「クラウドガイダンス」では、FAQやキーワード検索、カテゴリー検索ができ、随時更新された最新の対処法をすばやく見つけることもできます。


画質のトラブルでもあわてない。困ったときはその場にいながらリモートでメンテナンス


okidata_150820_05.jpg▲トラブルが起こったその場でオペレーターと情報共有。解決策が見つかります


『COREFIDO3』の「セルフメンテナンス」。ここまでは、人まかせタイプの筆者でも手軽で簡単に行うことができましたが、次は起こった瞬間に「事件発生!」の文字が頭をよぎる「画質のトラブル」について検証してみました。

複数の写真やイラストを印刷するときにスジ状の汚れや色の濃淡がおかしくなる現象がたまに起こります。トナーは残っているし、イメージドラムも汚れていない。こうなってしまうと手に負えません。そこで、あえて出力結果に問題が起こるように印刷した上で、画質のトラブル診断を試してみました。

行ったのは、「クラウドメンテナンスプラットフォーム」のもうひとつの機能「リモートメンテナンスサポート」で、ひとりでは解決が難しいトラブルの症状をお客様相談センターのオペレーターと共有。原因を一緒に探りながら解決していく人的サポートサービスです。


okidata_150820_06.jpg▲画質のトラブルは、「クラウドメンテナンスプラットフォーム」で解決!

色ズレの対処法
  1. 操作パネルの表示にしたがって、画質のトラブルを分類・対処。
  2. 解決しない場合は、お客様相談センターにデータ送信と電話での問い合わせを行う。
  3. 色ズレ症状が出た用紙をスキャンしてクラウドサーバーに送信。
  4. オペレーターがトラブル内容を共有して原因を探り対処法をサポート。
  5. たとえば、"イメージドラムが正しくセットされていなかった"など、原因を切り分け、トラブル解決へと導いてくれる。

今回は、原因をあえてつくった上で行ったので、緊張感はありませんでしたが、ひとつひとつ要因を潰して解決策を導き出していくやり方には感心しました。しかも、こちらは編集部に設置した『COREFIDO3 MC883dnwv』の前に立ち、電話で話をしながら案内通りに作業をするだけ。これまでのお手上げ状態がウソのようでした。


セルフメンテナンスだからこそできる、オフィスのムダ解消


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約1週間にわたり行った新サービス『COREFIDO3』の「セルフメンテナンス」の実力検証は終了。消耗品の交換やトラブルの対処法を複合機本体やクラウドが自ら解決策を探してこちらへ案内を出してくれるので、自分でできるというよりは、案内通りにやれば誰にでもできる安心で優しい機能でした。

そして、その利便性と同時に感じたのは、これまで行ってきたカラー複合機に関するムダの数々です。


時間のムダを解決

『OKIデータによる複合機に関する調査(*)』によると、自分で解決できない場合は社内担当者や保守員にまかせる人が85%。さらに、保守員を呼んでから修理が終わるまで1時間以上待たされた人がなんと77%にも達していたそうです。

確かに、難しいトラブルに遭遇してしまうと、どのくらいの時間で解決できるのかがわからないことが多く、大事なオフィスワークが非効率になります。その点、『COREFIDO3』対応の複合機は、保守員を呼ばなくても多くのメンテナンスを効率的に自分で対処できるので、時間のムダを解決してくれます。


ストレスのムダを削減

時間の管理と同じようにセルフマネジメントが必要なのがストレスの管理です。特に、予想できないカラー複合機のトラブルは、想像以上のストレスになります。『OKIデータによる複合機に関する調査(*)』でも、複合機利用中にトラブルに遭遇しストレスを感じたことがあると答えた人が83%にも上ります。『COREFIDO3』対応の複合機なら、余計な手間をかけずに解決することができるので、ストレスを削減して、オフィスワークにも余裕ができます。


コストのムダを抑制

カラー複合機のランニングコストは、トナーなど消耗品代だけでなく、保守費用やメンテナンス費用が必要なのが一般的です。しかし、『COREFIDO3』対応の複合機ならセルフメンテナンスなので保守サービスにかかる費用のムダを省くことができ、さらに、万一の修理・訪問保守が無料の「5年無償保証」と定期交換部品が無料の「メンテナンス品5年無償提供」が付いているので、維持経費のムダを抑えることができます。


『COREFIDO3』対応の複合機を試用して感じたことがあります。これまで「セルフメンテナンス」は、自分自身の状態を把握して、異常があれば健全な状態に自己修復することを意味していました。しかし、人を取り巻くさまざまなモノやサービスにも「セルフメンテナンス」の機能を付加すれば、さまざまな問題が効率的に解決でき、より充実した時間を過ごせるのではないかということです。『OKIデータによる複合機に関する調査(※)』によると、「セルフメンテナンス」が特長の『COREFIDO3』を利用してみたいと答えた方が約8割。その意味で『COREFIDO3』は、これまでの常識を覆す、時代のニーズを先取りしたサービスと言えそうです。


COREFIDO3対応の複合機 MC883dnwv|OKIデータ
*OKIデータによる複合機に関する調査は、ビジネスパーソン1200名に対して2014年12月、2015年3月に実施したものです。

(文/香川博人、写真/金本太郎)
Photo by Shutterstock.

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