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印南敦史印南敦史  - ,,,,  06:30 AM

マイナンバー制度でどう変わる? おぼえておきたい基礎知識

マイナンバー制度でどう変わる? おぼえておきたい基礎知識

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2016年(平成28年)1月から、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成25年5月31日法律第27号、通称「番号法」)に基づいた「社会保障・税番号制度」、すなわち「マイナンバー制度」がスタートします。

この番号法が個人情報保護法と大きく異なるのは、罰則が強化されていること。違反行為があった場合に"間接罰"が採用されている個人情報保護法に対し、番号法では故意に不正行為を行った場合はただちに刑事罰を科す"直接罰"が採用されているのです。たとえば社員が正当な理由なく、業務で取り扱う個人の情報が記録された特定個人情報ファイルを提供した場合には、4年以下の懲役または200万円以下の罰金が課せられるのだとか。

つまり従来の構造が大きく変わるわけですが、全国の小さな会社ではなかなか準備が進んでいないのが実情。しかしそれでも2015年10月から個人情報を通知する通知カードが郵送され、すべての中小企業で従業員およびその扶養親族、取引先、株主・出資者ならびに顧客から個人情報の提供を受け、保管する事務作業がはじまるのだそうです。

だとすれば、最低限の知識をつけておくことは必要。そこでぜひとも読んでおきたいのが、『これ1冊でできるわかる 小さな会社のマイナンバー制度 やるべきこと、気をつけること』(村阪浩司著、あさ出版)です。

マイナンバー制度への対応やプライバシーマークの認証取得など、中小企業の経営革新の支援をしているという著者が、実務で「本当にやるべきことだけ」をまとめた書籍。きょうはベーシックなことを確認しておくため、Part 1「マイナンバー制度の基本を押さえる」に焦点を当ててみます。


これだけは知っておきたいキーワード4つ


本書ではまず最初に、必ず押さえておきたい4つの用語が紹介されています。順番に見ていきましょう。

キーワード1「個人番号」
マイナンバー制度では、住民票を持つすべての人に12桁の個人番号が指定されます。原則として、一度指定された個人番号は生涯変わらないのだとか。2015年10月以降に通知カードが配布され、さらに希望者には2016年1月以降、個人番号カードが交付されることに。これは写真つきなので、申請者の個人番号の確認だけでなく、身元確認にも有効です。

キーワード2「法人番号
個人番号だけでなく、番号法では法人番号についても規定しているそうです。これは、「国の機関、地方公共団体、会社法その他の法令の規定により設立の登記をした法人」のほか、たとえば労働組合やマンションの管理組合などの「上記以外の法人又は人格のない社団等であって、法人税・消費税の申告納税義務または給与等に係る所得税の源泉徴収義務を有することとなる団体」に指定されるもの。難しい文章ですね。

キーワード3「特定個人情報」
特定個人情報とは、個人番号や、個人番号に対応する符号をその内容に含む個人情報。「個人番号に対応する符号」というのは、個人番号に対応し、個人番号に代わって用いられる番号や記号などで、住民票コード以外のものを指すそうです。

キーワード4「特定個人情報ファイル」
これは、個人番号や個人番号に対応する符号をその内容に含む個人情報ファイル。民間の企業の場合、個人情報保護法に定める「個人情報データベース等」と同じ意味を持つといいます。
(20ページより)


制度のポイントはココ


マイナンバー制度が設立されたのは、複数の機関に存在する個人情報を、同一の人の情報であると確認できるようにする必要があったから。そこで国民ひとりひとりに「個人番号」と呼ばれる番号を付番し、各分野、各機関で横断的に利用することができるようにしたわけです。

この番号制度が導入されると、各機関が保有する税の申告書の情報を、個人番号によって同一の人として紐づけできるようになるわけです。その結果、各個人の所得を正確に把握することが可能になり、公平な税負担、社会保障の的確な提供などの効果が期待されているといいます。

また、これまでは行政機関・自治体等が本人確認を行う際、住所や氏名等によって確認していましたが、番号制度導入後は個人番号による確認が可能になり、行政機関・自治体等の確認作業にかかる負担が軽減されるというメリットもあるとか。

ちなみに2017年からは、国民ひとりひとりの専用サイト「マイナポータル」の運用がはじまる予定だといいます。行政機関がマイナンバー(個人番号)のついた自分の情報をいつ、どことやりとりしたのかを確認可能にするもの。また、行政機関が保有する自分に関わる情報、行政から自分に対してもお知らせなどを、自宅のパソコンなどから確認できるわけです。さらに2018年からは、本人の同意があれば個人番号を預貯金口座と結びつけることができるように法改正が進んでいるそうです。

ただし、このように個人番号の使い勝手がよくなるほど、個人番号という情報が持つ重みが増していくことになると著者は指摘してもいます。だからこそ、個人番号等を含む特定個人情報の厳重な取り扱いが求められているのです。(25ページより)


小さな会社に与える影響は?


では、マイナンバー制度は中小企業にどのような影響を与えるのでしょうか。先述のとおり2015年10月から個人番号、法人番号の通知がはじまり、2016年1月から個人番号が記載されたICカードの交付がスタートします。するとこの段階から、確定申告時の提出書類には社員のマイナンバーが必要となるそうです。つまり、それまでに社内システムにマイナンバーのデータを組み込んでおく必要があるということ。

また番号法ではマイナンバーの利用範囲を限定し、利用目的を超えた目的での利用を新規するなどの保護措置が規定されています。そこで、社内の安全管理措置を講じることが必要になってくるわけです。

なお、このような個人情報保護についてシステム化していない企業も、番号情報を社内でどう管理するか議論し、適正な対応策をとる必要があると著者はいいます。また今後、人事、給与、会計システムの更改、更新を考えている場合、マイナンバー制度への対応を念頭に置いたシステム選定や構築を行うことが重要。

これらのことは、企業の情報セキュリティポリシーにも関わる問題。そのため、情報システム担当部門、人事・総務・経理担当部門など現場の担当者のみならず、経営層もまた制度を理解し、対応を決定しなければいけないといいます。(29ページより)



以後の章では、会社の仕事がどう変わるか、安全管理体制のつくり方、安全管理システムのつくり方、Q&Aなど、わかりやすい解説がなされています。時間も限られているだけに、ぜひ確認しておきたい内容だといえるでしょう。

(印南敦史)

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