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itou  - ,,,,  11:30 AM

デッドラインとの闘いに打ち勝ち、生産性を向上させる4つの秘訣

デッドラインとの闘いに打ち勝ち、生産性を向上させる4つの秘訣

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私たちは一生懸命に計画を立てます。しかし、計画を実行するとなると、ダラダラと先延ばしを繰り返し、ギリギリまで手を付けようとしません。最悪、決められたデッドライン(締め切り)を過ぎてしまいます。

この状況は誰にでも起こりえることです。デッドラインとの闘いが本当に苦しいのだという人たちもいるでしょう。しかし、そのすべてが私たち自身の責任ではないのです:私たちの脳内に隠された偏見があり、それが足を引っ張っているのです。


私たちはなぜデッドラインを守れないのか


シドニー・オペラハウスは1963年に総工費700万ドルで完成する予定でした。その結末は誰もがご存知でしょう:10年後の1973年に規模を縮小したバージョンがようやくオープンし、最終的な建築費は1億200万ドルにも達しました。

開発デベロッパーは「計画の錯誤」(達成までの期間を過小に見積もってしまう、人間に自然に備わった傾向)に陥ったのです。私たちは、自分の計画能力の低さを認めるかわりに、デッドラインに間に合わなかったことを外部要因のせいにします

最初に作業量を見積もるとき、デッドラインははるか遠くに思え、まだ抽象的なものに感じられます。そこに、計画の錯誤が忍び寄ってきます。デッドラインが迫り、現実味が増してきてはじめて、私たちはようやく本当のスタートを切るのです。

私たちが何度も何度も計画の錯誤に陥る理由のひとつは、不測の事態を考慮に入れていないことです。タスクやプロジェクトにかかる期間を見積もるとき、それぞれの段階ですべてがうまくケースしか想定しません。そのため、当然の結果として、想定外の障害にぶち当たり、作業量ははるかに膨らみ、デッドラインを守れなくなるのです。


それでもデッドラインが必要な理由


デッドラインとの格闘はストレスフルなものです。しかし、Science of Usのメリッサ・ダール氏は、デッドラインが「何かをやり遂げる唯一の理由になることが多い」と言っています。

もともと、「デッドライン」という言葉は、文字どおり「死のライン」を意味していました。デッドラインとは、監獄の周囲に引かれたラインのことで、「囚人がそれを超えると銃殺されることになっていた」そうです。

現在では、デッドラインという言葉が職場まで進出しています。罰則こそは甘くなっていますが、核となるコンセプトは変わっていません:デッドラインは文字通り、生産性やプロジェクトの生と死を分かつラインなのです。

パーキンソンの法則とは「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」という格言です。言い換えれば、あなたが設定した時間まで、タスクは増える、ということ。私たちはときどき、短い時間でこんなに多くのことができたのかと驚くことがありますが、その理由もこの法則で説明がつきます。また、時間に余裕があったのに、ギリギリになって右往左往する理由もこれです。

パーキンソンの法則を考えると、デッドラインがないとタスクの達成が困難になることがわかるでしょう。つまり、タスクに期限を決めないと、完成するのに一生かかるということです。


デッドライン偏見を克服する方法


では、どうすれば計画の錯誤を克服し、デッドラインを意味あるものにできるでしょうか? 生まれつき持っている認知バイアスに打ち勝つのは非常に難しいことです。しかし、デッドラインが行動に与える影響を理解することで、その欠点を補い、生産性の向上に役立てることができます。


 

1. タスクを前倒しする

週や月(たとえ一日でも)の作業計画を立てるときは、前倒しでやるようにすると、デッドラインを守りやすくなります。最も困難で、重要で、期日が差し迫っているタスクから優先して取り組むように計画し、スケジュールの後半は空けておくようにします。おそらくどんなケースでも、予想以上に時間がかかるタスクが出てきたり、緊急に対応しなければならない用事が発生してくるものです。

週や月の後半に余裕を持たせておけば、思わぬ問題が起きたときも、柔軟に対応できます。後半の開けておいたスケジュールを、新しいタスクに割り当てず、問題の対応に使えばいいのです。


2. 余裕のある、スケジュール設定をする

Zapier社のマーケッター、マシュー・ゲイ氏に教えてもらったやり方です:締め切りを「実際の」締め切りの2〜3日前に設定する。さっそく私も試してみました。やってみると面白い効果があることがわかりました。締め切りを実際の締め切りより早めに設定したのはわかっていますが、実際の締め切りが何日であったかまでは覚えていません。ですので、自分がタスクマネージャーに登録したデッドラインを守るという選択肢しかありません。実際の期限から何日間余裕を持たせるか、特にルールはありません。つまり、実際のデッドラインがいつなのか正確にはわからなくなります。その結果、自分で設定した(余裕をもたせた)デッドラインを守らざるをえなくなります。

自分で決めたデッドラインを守れた試しはないという人でも、この、背水の陣のやり方で、自分をうまくだませるでしょう。


3. デッドラインを周りに宣言する

「私はこの記事を5時までに仕上げると厳粛に誓います」

頭の中だけで誓うと、それが破られても誰にもわかりません。公言すれば、責任が生じます。

目標を公式に宣言するとは、あなたのプライドを賭けることを意味します。そこでは、先のばししたい欲望と、みんなの前で恥をかきたくないという願望が戦うことになります。

イーヴリン・ウォーは『ブライズヘッド再訪』を書き始めるとき、3カ月で完成する計画を立てていました。ウォーはその目標を公にさらし、「今、新しい小説を書こうとしている。3ヶ月後には完成するだろう」と宣言しました。しかし、ウォーはデッドラインを守れませんでした。

彼は何度かデッドラインを延長しました。とはいえ、デッドラインを守ろうと必死に書いたのは事実です;ウォーは、期限内に本が仕上がるのを人びとが期待していることを知っていたのですから。


4. 自動でリマインダーをつくる


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上記の方法でもデッドラインを守れないときは、『Zapier』のような自動化ツールを使って自動リマインダーを設定しましょう。

Googleカレンダーにデッドラインを登録し、『Zapier』を使って、SMSアラートやEメールなど、好きな通信媒体でリマインダーを送るようにセットします。デッドラインの24時間、12時間、あるいは8時間前にメッセージをチェックできるものを選んでください。どれくらい前に知らせるか、また、どんなメッセージを送るかはあなた次第です。モチベーションが高まるように引用文を載せたり、ウォーのように公に宣言するようなリマインダーにしてもいいでしょう。

最後にもう一度言っておきます。デッドラインが守られないことはしょっちゅうあります。とはいえ、なぜデッドラインが必要なのか、どのように人はデッドラインと相互作用しているのかをよく理解すれば、デッドラインをうまく機能させることができます。この次に仕事に取り組むときには、デッドラインを守る能力に自信がついていることでしょう。ただし、ホフスタッターの法則を忘れないようにしてください。「いつでも予測以上の時間がかかるものである。たとえ、ホフスタッターの法則を計算に入れたとしても」


Why We Miss Deadlines, and How to Stop | Zapier

原文/訳:伊藤貴之)
Image by Polygraphus (Shutterstock).

  • ,,,, - By

    友清哲

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