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ライフハッカー編集部ライフハッカー編集部  - ,,,  09:00 PM

Googleのメールサービス『Inbox』で、メール活用術はこう変わった

Googleのメールサービス『Inbox』で、メール活用術はこう変わった

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Googleが『Inbox』をリリースすると、『Gmail』ユーザーは二分されました。わかりづらくて役に立たないという人がいる一方、私のように、新風を吹き込んでくれるものだと感じた人もいます。

『Inbox』が私のワークフローをどんなふうに変えたのか、そして、「Inboxは試してみる価値がある」と考える理由について、説明しましょう。


『Inbox』が登場するまで、私は『Gmail』を熱心に使っていました。フィルタとラベルとスターを駆使して、その時々のニーズに応じてメールをせっせと整理していました。そうなればもちろん、ニーズの変化に合わせてあれこれ手を加えなければなりません。やがてラベルの数は大量になり、ほとんどの「メール管理」を『Gmail』以外のツールで行うようになりました。ニュースレターなどの購読を一括解除できる『Unroll. me』を使ってジャンクメールを一掃するようになると、フィルタでさえ、その半分は不要になったのです。

だからといって、『Gmail』がまったくの役立たずだと言いたいわけではありません。私が必要としていたのは、メールに優先順位をつけてくれて、なおかつ、重要だけれど緊急ではないメールを分類してすばやく処理できるものだったのです。

ではさっそく、『Inbox』の使いごこちを見てみましょう。


タブとフィルタとラベルがひとつになったバンドル機能


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『Gmail』と『Inbox』の最大の違いの1つは、メールが「Bundles(バンドル)」という形でグループ分けされる点です。バンドルとは、Gmailのフィルタがパワフルになったものと考えてください。

ルールを細かく設定すれば、あるバンドルにどのようなメールが分類されるかや、バンドルを受信トレイに表示するタイミングさえ調整できます。さらに、1回のクリックで1つのバンドルを丸ごと片付けることも可能です。これこそ、『Inbox』が持つ最強パワーだと言えるでしょう。

私がこの機能をワークフローでいかに活用しているのかをご紹介しましょう。私には、米Lifehackerの編集長であるWhitson Gordon氏と、副編集長のAlan Henry氏から定期的にメールが届きます。2人は、私が書いた記事を批評したり、編集に関する注意事項を連絡したり、時にはおススメのコミックを教えてくれたりします。そこで私は、2人からのメールを1つのバンドルに入れて、一緒に表示されるようにしているのです(上の画像)。そうすることで、以下のようなメリットが得られます。

  • 1つのタスクに集中できる:1つのバンドルを開くと、Inboxはほかのメールをすべて非表示にします。「Lifehacker Management」というバンドルに表示されるのは、編集者たちからのメールだけです。Gmailのタブと同じ機能ではありますが、バンドルのほうが直接的なコントロールやカスタマイズがずっと楽です。
  • 大量のメールを一気に片付けられる:Inboxには最初からいくつかのバンドルが作成されており、Gmailのタブと似ているものもあります。「プロモーション」や「トラベル」といったバンドルが、関係するメールをすべてまとめてくれるので、処理がとても容易です。旅行の際は、航空券からホテル、レンタカーに関するメールまで、すべてが一カ所に集まります。
  • 重要度の低いタスクを後回しにできる:NewEggやAmazonといったサイトからは、不要なプロモーションメールが送られてきますが、そういうメールを1日に何度も確認する必要はありません。プロモーションというバンドルを、1日1回午前7時に表示されるよう設定すれば、その時にさっと目を通して、閉じてしまうだけ。翌日までそのバンドルが表示されることはありません。

バンドルは、ラベルやフィルタ、Gmailのタブ機能とは異なる方法でメールを処理します。それぞれの長所を集めて、驚くほどスマートな1つのメール管理システムを作り上げているのです。バンドルがあれば、編集長と副編集長からのメールはすべて1つのバンドルに、プロモーションメールも別のバンドルにひとまとめになり、ネットショッピングの履歴もひと目でわかります。そして、Inboxでは、ずらりと並んだメッセージではなく、タスクのリストを目にすることになります。編集長へ返信、宅配便を追跡、時間があったらAmazonの新製品情報を確認、といった感じです。ずいぶん簡単になりますよね。


InboxをToDoリストと考えれば、リマインダーとスヌーズがぴったりなじむ


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バンドルをタスクとして考えるようになったおかげで、メールに対する筆者の考えかたに変化が生じました。メールを、処理しなければならない一連のメッセージとしてではなく、片づけるべき用事として捉えるようになったのです。『Inbox』では、リマインダーも一種のメッセージとして扱うので、こういう捉え方がしやすいのです。

『Google Now』にはすでに素晴らしいリマインダー機能があり、「毎朝Lifehackerを確認するようリマインドして」と言っておけば、携帯が知らせてくれます。でも、通知を聞き流してしまう可能性もありそうですよね。『Inbox』なら、あなたが「完了」にするまで、同じリマインダーを表示したままにしてくれます。

これは、『Inbox』が持つ、メールをタスク志向で考えるというアプローチにぴったりとなじみます。編集部からのメールは、それ自体が「返信せよ」というリマインダーでもあるのです。ですから、わざわざToDoリストに書き込む必要がありません。

とはいえ、昨日の夜中に思いついたアイデアについてリサーチするのを忘れないためには、やはりリマインダーが必要です。『Inbox』は、外部からのメッセージを受け取るだけの場所ではありません。その日にやるべき仕事を確認する場所でもあります。何といっても、ToDoリストを念入りに作成して時間を無駄にすることがありません。携帯に音声入力し、あとできちんと知らせてくれるのを待つだけなのですから。

「でも、やるべきことが全部一カ所にまとまっていたら、たくさんありすぎて、わけがわからなくなってしまうのでは?」という声が聞こえてきそうです。それはごもっとも! やるべきタスクがすべて、恐ろしく長くリストアップされていたら、読むことさえできません。でもありがたいことに、便利なスヌーズがあるので大丈夫です。特定の時間にリマインダーをセットできるのと同じで、メールを受け取ったら、特定の時間までそれを「スヌーズ」にできます。

また例を使って説明しましょう。仮に、水曜日の夜7時に地元のバーに予約をしたとします。それについてひっきりなしにリマインダーを受け取る必要はありませんが、忘れたくはないもの。そんな場合は、予約した当日まで、受信した予約確認のメールをスヌーズしておきましょう。リマインダーが必要な時間になるまで受信トレイには表示されませんが、一度表示されたら、その日の夜のToDoリストに加わります。

こうしたやりかたに慣れるまでは、しばらく時間がかかるでしょう。けれども、一度慣れたら、まるで当然のことのように思えるはずです。荷物の発送通知が届いたら、配送日までスヌーズにしましょう。来月のためのリマインダーが必要なら、携帯に音声入力しましょう。上司からのメールを忘れたくないなら、ピン留めしておきましょう。


Inboxを使い慣れると、仕事用メールの処理が面倒に思えてきた


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Googleは、『Google Apps』を使っている企業であればどこでも、『Inbox』が使えるようにしてくれました。とはいえ残念ながら、どうしようもない技術的な事情のせいで、私の場合は仕事用に『Inbox』を使うことができません。そこで、個人的なメールは『Inbox』を、仕事用メールは以前と同様に『Gmail』を使っています。そして、この違いから、従来通りのメール処理がどれほど大変なのかを痛感しています。

仕事用メールに関して今抱えている問題で、Inboxがあれば解決できるものをリストアップしてみます。順序には特に意味はありません。

  • 送られてくるメールを分類するのは面倒:バンドルを一括で片付けられるボタンは、タッチスクリーンを搭載したスマートフォンのようなものです。一度手にするまではその素晴らしさに気がつきませんが、使い始めたら最後、それなしでは生きていけません。『Inbox』に大量の迷惑メールが届いたら、件名にさっと目を通してボタンをクリックするだけで、一気に片付けられます。『Gmail』の場合は、苦心してフィルタを作成するか、同僚からの大事なメールを間違って削除してしまわないか注意しなければなりません。
  • 重要なメールにラベルをつけても、下に追いやられてしまう:バンドルが役に立つ最大の理由は、たくさんのメールを1つのラインにまとめてくれる点です。『Gmail』では、会社の大事な人物からのメッセージがハイライト表示されるようラベルを使っていますが、朝になってどうでもいい人たちからのメールが20件くらい届いていると、上司からの重要なメッセージは次のページに行かないと見られません。でも、バンドルが適切に設定されていれば、どうでもいいメッセージは1つのラインにまとまり、上司からのメッセージがハイライト表示されます。
  • 大事なメールを忘れてしまう:『Gmail』には、メールについて後で通知してくれる機能が備わっていません。こうした弱点には、リマインダー機能が付いた『Boomerang』などのメールクライアントが対処してくれますが、それでも、来週に返信すべきメールについてリマインドするのに、別のアプリを使わなければならないのは面倒です。

もちろん、ここまでご紹介したのはすべて、私の個人的な体験です。メールが意味するところは人によってまったく違います。数年前までは、手に負えないほどたくさんのメールを受け取ることなどありませんでしたから、当時であれば『Inbox』の機能は行き過ぎだと思えたでしょう。筆者にとっては便利でも、みなさんにはそうではないかもしれません。

現在の自分にとっては、『Inbox』はきわめて価値の高いサービスを提供してくれますが、以前のようなメールの使い方であれば、あまりよいインターフェースとはいえません。『Gmail』でずっとやってきたようなやりかたで使おうとすれば、『Inbox』は好きになれないでしょう。『Inbox』は『Gmail』ではないのですから。

『Inbox』は、まったく違う方法で物事を処理します。自分に届いたメッセージ(とリマインダー)を、その日に片づけるべき一連のタスクだととらえてスケジュールを組んだり、すぐには必要ではないものをスヌーズしたりする方法を身につければ、『Inbox』が、処理すべき絶妙のタイミングでメッセージを表示し、それ以外はさっと閉じてくれる抜群のツールであることがわかるはずです。


Eric Ravenscraft(原文/訳:遠藤康子、吉武稔夫/ガリレオ)
Photo by Shutterstock.

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