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印南敦史印南敦史  - ,,,  06:30 AM

「知らなかった」じゃ恥をかく! 知っておくべき言葉遣い

「知らなかった」じゃ恥をかく! 知っておくべき言葉遣い

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会話の際にどんなことばを選ぶかによって、相手に与える印象はガラッと変わってしまうもの。特にビジネスの現場において、それはとても重要な意味を持つといえます。そこできょうは、『「一行フレーズ」で気持ちが通じる 大人の言葉遣い400』(むらかみかずこ著、KADOKAWA)をご紹介したいと思います。

著者は、一般社団法人手紙文化振興協会理事として、心が通じる手紙の書き方や、成果につながる文章の書き方などを発信しているという人物。つまり本書では、そこから得たノウハウを明かしているわけです。


文章は、ほんの少しの工夫と気配りで差がつきます。(中略)ソツなく無難にまとめるだけでは、こちらが思う以上に、相手に冷たい印象を与えることがあります。また、まわりくどい書き方をして、わかりにくいと思われてしまえば、損をするのはあなた。そこで、読む人を思いやるフレーズやわかりやすい言葉遣いを身に付け、気持ちが伝わる書き方を心がける必要があります。(「はじめに」より)


とはいえ、難しく考える必要はないとも著者は書き添えています。最低限の「使ってはいけないことば」を覚え、読む人のことを想像しながら、感謝やねぎらいのフレーズをプラスすればいいということ。それだけで喜ばれ、仕事と人間関係がみるみる発展していくそうです。

具体的には、


  • 取引先にメールを書くとき
  • 資料や商品のやりとりの際に、手書きでひと言添えるとき
  • 上司や部下に、電話メモなどを残すとき
  • ビジネス文書を作成するとき
  • 日常の何気ないコミュニケーション


などに活用できるとか。まずはプロローグで紹介されている「書き伝え」の心構えを見てみましょう。


「書き伝え」の心構え


1. 文章は短くまとめましょう

文章は短くシンプルにまとめるのが鉄則。その際のポイントは、3つあるそうです。

1.ひとつの文に意味はひとつ
2.ひと呼吸で読めるくらいの長さでおさめる
3.できれば一文を1行でまとめる。2行でもいいけれど、3行にまたがるのはNG。
(8ページより)


2.難しいことばはカンタンに

シンプルなことばだけを使って優しい文章を書くのは、幼稚なことではなく、冨手に対する「親切」。なお、漢字3割・ひらがな7割で書くのが理想だそうです。(10ページより)


3.文字を上手に見せる3つのコツ

文字を書く際、大事なのは「美しさ」より「読みやすさ」。次の3つのポイントを意識すべき。

1.大きく書く
2.太字のペンで書く
3.黒ではなく、青で書く
(12ページより)


さて、次に序章「できる大人ならおさえておきたい 間違いやすい言葉遣いと漢字」のなかから、いくつかを引き出してみたいと思います。多くの人が気になっているであろうポイントを、鋭く突いたページです。


注文を確認するときによく聞くことば


× よろしかったでしょうか
◯ よろしいでしょうか


注文を確認する際などに聞くことが多い「よろしかったでしょうか」は、直前の行為を過去形で確認しているところに問題あり。(16ページより)


注意を促す際には?


× ご注意してください
◯ ご注意ください
  注意してください


相手の動作である「注意する」に対して「ご」をつけるのは間違い。「ご」は「注意」という名詞に対してつけるべきなので、正しいのは「ご注意ください」。つけない場合は、「注意してください」となるわけです。なお、同じように間違いやすいのが「ご安心(して)ください」。(17ページより)


相手が目上の人だったら


× 了解です
◯ 承知しました
  かしこまりました


「了解です」は、本来は目上の人に使ってはいけないことば。目上の人から頼まれたことを了承するときには、「承知しました」「かしこまりました」を使うべきです。(19ページより)


資料を相手にわたすとき


× こちらが資料になります
◯ こちらが資料です(でございます)


「~になる」はものごとの変化・経過を表すもの。でも資料は変化しないので、表現としておかしいわけです。正しくは、「こちらが資料です(でございます)」(20ページより)


不要なへりくだり


× 発売させていただきました
◯ 発売しました(いたしました)


「◯◯させていただく」は本来、相手からの許可や恩恵を得て行うときに使うもの。しかし多くの場合、発売は許可や恩恵を受けてするものではありません。よって、正しくは「発売しました(いたしました)」となるわけです。(27ページより)



本書に掲載されているフレーズは、全400種以上。最初から読み進めるだけでなく、気になった箇所から読むこともでき、とても実用的です。手に届く場所に置いておけば、メールを書く際などに役立ってくれそうです。


(印南敦史)

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