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春野ユリ  - ,,  08:00 PM

リモートワークで仕事をするときのエチケット

リモートワークで仕事をするときのエチケット

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在宅勤務をすれば、人間関係の煩わしさから解放されるわけではありません。同僚と物理的に離れていると、その分だけコミュニケーションが必要になります。チャットルームの気まずい沈黙や電話会議でつまらない冗談を聞かされる、あるいは、同僚の輪から孤立しているような気分を回避するために、知っておくべきことをご紹介します。

ウォーター・クーラーの周りでする井戸端会議や社内政治について心配する必要はないかもしれませんが、同僚とはコミュニケーションを取らなければなりません。幸いなことに、それは難しくはありません。ほんの少しの思いやりさえあれば、明日同僚と顔を合わせても、クリスマスパーティ以外では決して会わなくても、ハッピーでいられます。


時差と忙しい時間帯を尊重する


同僚のいる場所の時差と、仕事の時間帯に配慮しましょう。これは、ちょっとした思いやりさえあればおおむね解決できますが、そこから、どのようにコミュニケーションを取るべきかも考えましょう。自分がされたいように対応すると(あるいは、相手が望む通りに対応すると)、うまくいきます。いくつか覚えておいた方が良いこととしては、

  • コミュニケーションの手段を選択する
  • 連絡を取るために、メール、チャット、テキスト・メッセージの中から、その日・その時間に1番適した手段を選びましょう。言うまでも無いことですが、自分の仕事時間がチームメンバーと違っていて、相手の場所が午前3時だとしたら、緊急でない限り電話をかけるのは名案ではありません。また、そんな時間にチャットでメッセージを送っても、見て欲しい人が見てくれるとは限りません。こういう場合は、メールを使いましょう。

  • 相手の時間を考慮する
  • これは当たり前のことですが、誰かが終日不在にすると言ったら、その人のチャットに連絡するのはやめましょう。メールを送信したとして、早急な返信を期待するのもやめましょう。自分が勤務中だからと言って、電話会議に朝7時を選んだり、夜8時を選ぶことが許されるわけではありません。あなたがサンフランシスコにいるなら、ニューヨークにいる同僚が残業しなければならないような仕事を送ってはいけないのです。自分は休めても、相手からは嫌われます。相手の勤務時間を尊重しましょう。

  • 不確かなときは、質問する
  • メールやチャットについて、細かい部分を考えてみましょう。たとえば、チャットをする前に、いま連絡してもいいか尋ねるととても良いです。一方的に「やあ、 @BobSmith、戻ってきたら連絡ちょうだい」と宣言していいわけがありません。いずれにしろ、こちらが相手のペースを尊重していれば、ほとんどの人は柔軟に対応してくれます。

ここに挙げたすべてに共通する大事な点は、自分の勤務状況について共有しておく必要があるということです。大事な予定があるなら、きちんと伝えてください。でも、緊急性の無いときに緊急であるふりをするのはダメです。あなただって、ほかの人と同じように、真夜中にたたき起こされたくないはずですよね。


リモート・コミュニケーションが楽になるようにテクノロジーを使う


ほんの少しエチケットをわきまえているだけで、とても役に立ちますが、古き良きスタイルのテクノロジーにも大いに役立つものがあります。オフィスのメールや仕事で使うスマートフォンは細部まで精通しましょう。

いくつかできることを挙げてみます。

  • メールは相手の勤務時間中に送信する
  • 世界中の人たちと仕事をしているなら、その人たちの勤務時間にメール送信をスケジュールしましょう。ほとんどのメールアプリは、この機能を備えています。Outlookはもともとその機能がありますし、ThunderbirdとPostboxは両方とも機能を追加すればできるようになります。Gmailならば『Boomerang』を使えば可能です。そして、あらかじめこちらの仕掛けを知らせておくようにしてください。そうすれば、メールを受け取った人が、あなたは今勤務中だと勘違いせずにすみます。

  • 受信通知を解除する

  • チャットやメールのバイブレーションやビープ音を心地よいと思う人はいません。特に、仕事がオフのときはそうです。メールに「緊急」という単語が入っている場合か、本当に必要なときに連絡してくる人からメールが来たときだけ受信を通知するように、メールにフィルターを設定しましょう。Gmailの秀逸な「優先トレイ」のような特性を使えば、あまり重要でないメールの受信通知をなくせます。チャットとSMSメッセージに関しても同じようにしてください。1日の終わりに通知を解除するか、執務時間が過ぎたら自動解除されるようにカスタマイズしましょう。

  • 海外とのミーティングを楽にスケジュールできるサービスを使う

  • World Meeting Time」のようなサービスや、「Assistant.to」、その他の関連アプリは世界中の人とのミーティングのスケジューリングに役に立ちます。たとえば、サンフランシスコの夕方5時のミーティングは、ニューヨークの同僚には夜8時です。勤務時間としては普通でも、かなり遅い時間です。ロンドンにいる人にはさらに酷で、午前1時ですから、電話会議に出てはくれないでしょう。セットしたミーティングや電話会議に出席できず、相手や自分が取り残されるのは避けましょう。また、ミーティングのための準備をして、きちんとセットアップしておくようにしましょう。コンピューターのトラブルに時間を取られてミーティングの時間を無駄にしないようにしてください。

    テクノロジーは、コミュニケーションを簡単にするためのものです。なのに、私たちはその扱いにいまだに手こずっています。その一因は、どんなテクノロジーも人間の配慮にはかなわないからです。そのギャップを埋めるのは自分たちであり、そうするなかでツールの素晴らしさに気づくでしょう(自分好みのツールも見つかります)。


    チャットを仕事のプロとして使いこなす


    チャットルームを採用している会社に勤務していると、友達と会話をするようにそれを使いたい誘惑に駆られるかもしれませんが、やめてください。オフィスであっても、チャットの雰囲気は軽くて楽しいのですが、だからと言って画像や感情的な言葉を載せていいわけではありません(あなたのチームでは、それが普通ならば別ですが)。オフィスのチャットは仕事場であって、「仕事と関係の無い話題」はただの雑談だと考えましょう。どちらにしても、ここで1番大切なことは、チャットであれ、ブログのコメント欄であれ、まずは様子を伺い、自分が発言する前に読めるものはすべて読む、ということです。

    メッセージを打ち込むよりもまずは読みましょう。そうすれば、やり取りの感じが自然につかめます。自分でやるのはそれからです。初めは失敗することもあるかもしれませんが、それは当たり前ですから、気にしないでください。しゃべり過ぎたり、無理に冗談を言ったり、個人的な話をしないよう次回からは気をつければいいことです。


    わかりやすくコミュニケーションする:言葉を普段以上に大切にする


    リモート・ワークを行うときは、同僚とはわかりやすいコミュニケーションをするようにしましょう。マネージャーのような立場なら、オフィスを離れるとき、仕事に集中したいとき、帰宅するときにはチームに知らせます。そうすれば、タイミングを見計らって声をかけてきてくれます。また、カレンダーをきちんとアップデートして、いつならスケジュールが空いているかわかるようにしましょう。

    メールやチャットでは、必要としていることはなにか、いつそれが必要なのかを明瞭簡潔に知らせましょう。難しいことがあれば、いつでも説明するようにしてください。しかし、あまりに微妙なことは文字では表せません。文章のニュアンスを伝えるのは難しいものです。メールやチャットの相手は、句読点の欠如や短く不愛想な文章を見て、相手の態度や精神状態を推測します。自分の意図しない方向に物事が進まないように努めましょう。

    最後に、メッセージを伝えるときは明瞭簡潔であるべきですが、それと同時に親しみやすさや温かみも必要なことを忘れないでください。メールもチャットも、あらゆるログが残り、モニターされ、会社に保存されます。自分が言うことはすべて自分に返ってきますし、下手すると、どこかで公開されるかもしれません。誰にも見られたくないことや、他人に転送されたくないことは、一切、伝えないようにしましょう。

    在宅勤務には多くの利点がありますが、そこに同僚とのコミュケーションは含まれません。その点は、少し努力する必要があります。


    Alan Henry(原文/訳:春野ユリ)
    Title illustration by Tara Jacoby.

  • ,,,, - By

    友清哲

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