• GIZMODO
  • DIGIDAY
  • gene
  • cafeglobe
  • MYLOHAS
  • Glitty
  • machi-ya
  • roomie
  • GIZMODO
  • DIGIDAY
  • gene
  • cafeglobe
  • MYLOHAS
  • Glitty
  • machi-ya
  • roomie

ライフハッカー編集部ライフハッカー編集部  - ,  06:00 PM

オフィス マネージャーに捧げる生産性改善のためのヒント

オフィス マネージャーに捧げる生産性改善のためのヒント

150528_productivity_tips4m.jpg


IQTELL:あなたの職務がオフィス マネージャーであろうと、秘書であろうと、生産性と秩序を妨げている課題は非常に似ています。そのような問題は、比較的社員数の少ない、規模の小さい企業にとって、大いに影響する傾向があります。驚いたことに、これらの課題は、一歩距離を置くだけで簡単に克服できます。

生産性を改善できそうなことを長々と挙げるのではなく、最大のメリットをもたらす短いリストに集中します。得てして、長いリストは手付かずになりがちです。あまりにも改善事項が多すぎると、それらへの集中度が広く浅いものになってしまい、手をつけることなく次へと進んでしまうのです。


パレートの80:20の法則では、メリットの80%は作業の20%から生じるとされています。ここで難しいのは、「最終的な生産性」に寄与する20%を見極めることです。我々の経験と、何千人という人々に提供してきたコーチングを基に考えると、非効率性の主な原因には以下のようなものが挙げられます:

・メールであふれかえっている受信箱
・タスクの優先順位付け
・権限の委譲とフォローアップ


メールの処理

メールの受信箱の管理はシンプルですが、手を付けるのが非常に難しいものです。第一に自分で決めた経過日数より古いメールを全てアーカイブします。個人的な意見では、14日をお勧めします。これらのメールは削除するのではなく、アーカイブ用フォルダ、または、「すべてのメール」 (Gmail をお使いの方) に移動するだけだということをお忘れなく。これで、残りのメールの処理に対応する足がかりをつかめます。

次に、メールを一通ずつ読み、「削除する」「タスクに追加」または「時間ができたときに対応」のいずれかを行います。ここで重要なのは、既読となったメールはアーカイブしてしまうこと。作成した事項 (タスク、プロジェクトなど) にはそのメールへのリンクをつければ、作業にはなにも問題ないでしょう。このチェックを、毎日全てのメールに対して行います。受信箱がすっきりと片付くと、精神的にも余裕ができ、物事を成し遂げられます。


タスクの優先順位

タスクの優先順位付けのように、何をするのかを決める際にもっともやっかいなのは、選択元となるリストが1つではないことです。人々はタスクをメール、タスク管理アプリ、Evernote や付せん紙などに記録しています。日常的にタスクを1つの場所で管理し、集約することで、大して結果に結びつかないような作業をするのではなく、タスクをより分け、本当にする必要のあることを決めることができます。


他人へ頼んだタスク

大抵の場合、私たちは何らかのタスクを他の人に任せています。これは、無意識にやっていることさえあります。例えば、誰かに何かをするよう依頼するメールを送ったものの、数週間後まで忘れていたことはありませんか? その時点になると手遅れになり、皆さん自身の締め切りにも影響を及ぼすのです。

ここで重要なのは、人に作業を任せるとき、催促メールを送る締め切りを設定し、他の人のタスクを管理するということです。忘れないよう努力する一方で、受信側には嬉しくない催促メールを送りつけすぎないように、その間でうまくバランスを取るということです。

生産性の向上とは、習慣を身につけるようなものです。一貫性をもって完遂することに尽きるのです。また、着手する前に、今使用しているツールとアプリが本当に皆さんの役に立っているのか、または、目標達成を妨害してないかどうかを検討してみてください。


Productivity Tips for Office Managers|IQTELL

Changing Habits(訳:コニャック)
Photo by Shutterstock.

MORE FROM LIFEHACKER

powered by
    
    
    
  

Kotaku

Recommended

© mediagene Inc.