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印南敦史  - ,,,  07:30 AM

確実に納期を守るために必要な5つのポイント

確実に納期を守るために必要な5つのポイント

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プロジェクトの成果は業種、業態によって様々です。しかし、その成果を得るための予算と時間を守るプロセスには、業種、業態を超えた共通の流儀があります。そんなチームをつくる方法を、私はプロジェクト・マネージャーの流儀と名付けました。(「はじめに」より)


そう語るのは、『その仕事のやり方だと、予算と時間がいくらあっても足りませんよ。』(降籏達生、クロスメディア・パブリッシング)の著者。長く建設業に身を置き、予算と時間に追われて仕事をしてきたという人物です。つまり本書ではその実績に基づき、「予算と時間を守る秘伝」を明かしているわけです。

きょうは「時間」の部分に関わる、CHAPTER4「スケジュール」に焦点を当ててみたいと思います。


スケジュールを守れない人の6つの理由


期限内に完璧な仕事をする人が、真のプロフェッショナル。しかし現実的に、期限を守れない人はいるものです。そして著者は、期限を守れない人には、次の6つの理由があると説明しています。


1.その仕事をやるだけの能力が足りないタイプ


普通の人の2倍の時間がかかるため、結局は期限を守れないというような人。


2.まだ不充分ではないかと心配するタイプ


仕事がほとんどできていても、「よりよくしたい」といって時間を延ばしてしまうのがこのタイプ。


3.計画を立てるけれど、「やるかやらないかどうしよう」と考え、結果的にやらないタイプ


計画を立てるだけで安心してしまったり、いざ実行するとなると、「自分にできるかなあ」「できなかったらどうしよう」と不安が先に立ってしまう。だから、できなくなるというケース。


4.目の前の「大至急」な仕事ばかりやって、難しい仕事は先延ばししてしまうタイプ


その結果としていつも時間に追われているものの、結局やるべきことをやれていない状態。そして「明日があるさ」と開きなおってしまうというわけです。


5.二言目には「忙しい」「時間がない」と、できない言い訳を先にいうタイプ


このタイプは、マイナスのことばを使う癖があるとか。「忙しいからできない」「難しいからできない」、挙げ句の果てには「僕はバカだからできない」となってしまうことも。


6.すぐに「めんどくさい」というタイプ


最も厄介なのがこのタイプ。なぜなら1から5は能力や心の持ち方が原因ですが、こういう人は性格が原因だから。性格はそう簡単に改善できないからこそ、難しいわけです。

このように時間にルーズな人が集まると、「プロジェクトの期限を守れるはずがない」と諦めたくなりがち。とはいえ、ひとりで行なっている仕事と違って、プロジェクトはチームで行なうもの。ひとりの原因でプロジェクト全体が遅れることがないように、自分や相手の仕事の仕方のタイプを知り、しっかりマネジメントしていくことが大切だというわけです。(84ページより)


プロジェクトスケジュールを守るための5つのポイント


スケジュールを守るのは苦手という人は少なくないはず。しかし、プロジェクト内にルーズな人がいたとしても、きちんとプロジェクトスケジュールを守れる仕事術があると著者はいいます。そしてここではスケジュール管理手法を山登りに例え、プロジェクトスケジュールを守るコツを、5つのポイントとしてまとめています。

まずはスタート地点に立ち、山頂というゴールを見つめる。しかしこの時点で、しばしば不安に襲われるものです。そこで1つ目のポイントとして意識したいのが、「旗を立てよ」。どんなに山頂が遠くても、山頂の旗が見えれば、やる気を持って登れるというわけです。プロジェクトで旗にあたるのは、目標。だからこそ、到達点である目標とそこに至るまでの実施計画を、プロジェクト開始前に立てるべき。

次に決めるのは道順。目の前には過去の先人が歩いてきた登山道があるものの、その道を歩いていくだけでは、これまでよりも早く山頂に着くことは不可能。そこで2つ目のポイントとして、「行き方を変えよ」が重要になってくるとか。

自ら木や雑草をかき分けながら、少しでも早く登れる新しい道を探りながら山頂の旗を目指す。プロジェクトにおいては、過去の前例にとらわれず、新たな方法を見つけてプロジェクトを進めるということ。過去に学ぶことも大切ではありますが、あえて異なる方法で行なうことで、思いもよらない早さでできる方法が見つかるかもしれないからです。

行き方が決まったら、脇目もふらずに山頂を目指すべき。そこで3つ目のポイントとして意味を持つのが、「ムダを省け」。旗に向かって自ら決めた道をムダなく歩くということですが、プロジェクトでは以下の「4つの手」が生じるとムダな時間を費やすことになるといいます。


手すき(作業と作業の隙間)
手待ち(作業にとりかかれない状態)
手戻り(もとの時点に戻って作業をやりなおす
手なおし(誤った成果が出たために成果をご破算にする)


つまり、いかにして「4つの手」をなくすかが大切。

さて、延々と道を歩いていると、遅れているのか早すぎるのかが不安になるものです。そこで重視したい4つ目のポイントが、「マイルストーンで改善せよ」。マイルストーンとは、「一里塚」の意。山登りなら一合目、二合目などと呼ばれる中間地点です。当初のスケジュールと中間地点でのタイムのズレをチェックし、その後の歩み方を見なおすということ。プロジェクトでは、最終到達スケジュールKGI(Key Goal Indicator)と、中間点での到達スケジュールKPI(Key Performance Indicator)を定めておき、毎日チェックすることが大切。

そしてゴールにたどり着いたとしても、それでプロジェクトが終わったわけではないそうです。スタート地点から歩いてきた道のりを振り返り、その成果をまとめて反省し、次に登る人のためにデータを残す必要があるわけです。

そこで5つ目のポイントが、「来た道を振り返れ」。結果をまとめておき、今後に生かすことが大切だという考え方。プロジェクトでは、うまくいった点、反省すべき点を書き出し、問題の再発を防止する方策を練っておく。そしてスケジュールをまとめておくべきだということです。


❇︎


これら5つのポイントを手順を追って実行することで、正しくスケジュール管理を実践することが可能に。そして大切なのは、自分とチームの時間の使い方が、5つのポイントのどの部分にあるかを知ることだといいます。


(印南敦史)

  • ,,,,, - By

    香川博人

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