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春野ユリ春野ユリ  - ,  06:00 PM

あなたも犯しているかもしれないメール乱用罪と贖罪の方法5つ

あなたも犯しているかもしれないメール乱用罪と贖罪の方法5つ

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MakeUseOf:ダンテは間違っていました。ダンテの小説『神曲』では地獄には9つの層があるとされていましたが、実は最下層にメール乱用の大罪を犯した人が堕ちる10番目の層があるのです。

今日は、他人の生活を脅かす許しがたいメール乱用の罪の中から、誰もがやってしまう可能性がある例を、いくつか見ていきたいと思います。とはいえ、仮にあなたが罪人であっても永遠の煉獄地獄に落ちるわけではありませんから、ご心配なく。1週間の贖罪を受け入れて、自分のやり方の間違いを正し、犯してしまったメール乱用罪を悔い改めれば、すべてが赦されるでしょう。

まずは、この先を読んで自分がメール活用の聖人か罪人かを確かめてください。


あまりに多くの人にメールを送信する


メールの送信は信じられないぐらい手軽です。5分もあれば1通のメールが書けて、それを何千人、何十万人にも送信できます。

一方、メールを受信する側には、いろいろな意味で大変なコストがかかります。読むのに2分かけて、返信せず捨ててしまうのに30秒かかるとしても、それが何通もとなれば、メールを受信した人たちがムダにする時間の合計は莫大なものになります。

その影響を最小限に留めるために、多重コミュニケーション・システムを設定するなどの対策をとっても、どこかの時点で何とかしなければなりません。

メールのCcに片っ端からアドレスを入れて、誰にでも彼にでも(何なら、その人たちの飼っている犬にまでもと言わんばかりに)メールを送信しなければならないという社則を設けている会社が多すぎます。いちいち全員があらゆるメールを受信する必要はありません。そういう社則を作る人間であったり、関係がありそうな人のアドレスを見境なくCcに入れているようなら、あなたはメール乱用罪を犯しています。

でも、ご心配なく。その贖罪は簡単です。1週間、どうしても受信してもらわなければならない人にだけメールを送ってください。どちらかよくわからない時は、メールは送らないように。意外にも物事の進捗にほとんど影響がないことがわかって驚くでしょう。

加えて言うならば、メールを送信すればするほど自分もたくさんメールを受信することになるので、あなた自身も日頃からメール処理に忙殺されているなら、これでずいぶん楽になるはずです。


「全員に返信」を使いすぎる


メールは手紙とまったく同じように使われるのがベストです。ある人から別の人にメッセージを1通送って、その返信を待つという具合にです。ところが、メールだと1人が1通のメッセージを大勢の人に送るのにも使えます(全員がそれを受信する必要がある限りはですが)。メッセージのスレッドのような素晴らしい特性があるにしても、メールは複数のメッセージを適切に扱うようには作られていません。

この問題はグループメールを使った時にはっきりとわかります。私はこれを20世紀最悪の技術の進歩として、大量破壊兵器より若干上に位置づけているぐらいです。15人か20人が参加しているメールのスレッドは、みんなが注意しないと、あっという間に手に負えないものになります。それに、送信されたメッセージは、常に参加者全員の新しい受信通知になることを忘れないでください。

最初のメッセージはその組織の全員が読むべき内容だったかもしれませんが、それに対する返信はそうでもないはずです。たとえば、上司があなたへの質問をスタッフ全員に送信した時、同僚の皆さんは本当にあなたの返信を見る必要があるのでしょうか? 「全員に返信」ボタンを使いすぎるのは、犯し得る最大のメール乱用罪の1つです。


この場合も、贖罪はとても簡単です。1週間、「返信」ボタンだけしか使わないようにしましょう。複数の人が返信を見る必要がある場合は、手打ちでその人たちをCcに入れてください。「全員に返信」ボタンは抗うべき悪魔の誘惑なのです。


必要でない時もメールをする


時として、メールは誰かとつながるのに最適な方法ですが、そうでない場合もあります。残念なことに、メールはコミュニケーションツールのデフォルトと見なされがちです。必要でない時にメールをするのは、メール地獄に向かって真っ逆さまに墜落することになります。

物事にはもっと良い選択をすべき場合があります。たとえば同僚のトニーが同じ部屋の向こう側に座っているなら、やり取りの記録を取らなければならない場合は別として、彼のところまで歩いて行って話しかけてはどうでしょうか?

また、頻繁にやり取りをしなければならない時は、直接会うか電話でミーティングをする方が恐らくずっと効率的です。30分間電話で話すのは1週間メールで議論するのと同じぐらいの効果があります。ただし、ミーティングに時間をムダに使いすぎないようにしてくださいね。

この場合の贖罪は、何としてでも1週間メールを送信しないことです。トニーの所まで歩いて行っても彼がデスクにいない時は、手書きのメモを残してください。ボブが何かを企画したいと言うなら、彼に電話をして電話で話をつけてください。

自分のデフォルトを「メールを送る」から「他に手段がない時だけメールを送る」に変えることで、仕事にどのような影響があるのか試してみましょう。みんなの受信箱があなたに感謝するはずです。


長すぎるメールを送る


短いメールを手当たり次第たくさんの人にバラ撒くのも罪ですが、1人に向けて長文メールを送るのも罪です。自分が何かを伝えようとしている時に2千語も必要だとすれば、それは間違ったコミュニケーションのツールを使っている証拠です。メールが長ければ長いほど、相手は読むのに時間がかかり、それに対して返信するのも大変になります。長いメールは本当に最悪です。

最近はどんなメールも5行以内に保つことにしようする人たちの動きが高まっているそうです。そういう人たちは、メッセージをそのぐらい簡潔に伝えられないなら、それは間違ったやり方をしているからだと考えています。

もしあなたが、トルストイのような長編作家クラスの長文メールを書くような罪を犯しているなら、贖罪の方法は1週間「メールは5行主義」の人たちの仲間入りをすることです。それがどんなに必要と思えても、6行以上のメールを送ってはいけません。また、1行は短いほど良いでしょう。これは身に着けると良い習慣で、そうすることで生産性が高まります。


受信したメッセージすべてに返信する


これは私が犯していた罪で、克服するのに時間がかかりました。私もかつては、メールを受け取ると自然な衝動に従うまま、すぐに返信していました。

問題は、このせいで不必要で反動的なやり取りに引き込まれ、あなたはいつでもメールにすぐに返信できる人なのだと思われてしまうことです。全部のメールに即返信することは、メールの罪としては小さいのですが、その逆に、自分と同じように即返信してもらうことを誰にでも期待するのは大きな罪です。

それに何にでも素早く応えることで、土曜日の朝4時にメールの返信を求める上司という名の獣に餌をやることになります。そんな上司の歓心を引くという過ちを犯すべきではありません。

この罪に対する贖罪として、1週間の間、メールに返信する前に最低1時間は待つようにしてください。そして、返信するのは執務時間中だけにするように。急ぎの返信を求める人がいる時は、別のコミュニケーションの手段を使うべきです。


心安らかに進みたまえ


好むと好まざると、この先もメールは存在し続けます。しかし、自分のメールを受信する人みんなに対してもっと親切なやり方がいくつもあります。あなたがメール乱用の大罪人なら、自分のメールの使い方を悔い改めて、ここで紹介した簡単な解決策をいくつか実践してみてください。みんなに感謝されますよ。

もし、あなたがどれにも該当しないメールの聖人であるなら、この記事を知り合いの罪人に転送して、良い行いを布教してください。


5 Email Sins You May Be Committing... & How to Redeem Yourself | makeuseof.com

Harry Guinness(原文/訳:春野ユリ)
Photo by Shutterstock.

  • ,, - By ライフハッカー編集部LIKE

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